Ставить задачи в Kaiten можно прямо из чата

Verbosity — российская программа для эффективного командного взаимодействия. Если просто — это корпоративный мессенджер с большим набором функций. Verbosity поддерживает обмен сообщениями текстом и голосом, в нем можно проводить видеовстречи и приглашать на них гостей, создавать команды и настраивать роли, отправлять рассылки для пользователей.

У Verbosity есть возможность интегрироваться в IT-инфраструктуру бизнеса через API с помощью чат-ботов. Один из таких ботов работает внутри мессенджера и соединен с системой управления рабочими процессами Kaiten. Чат-бот умеет создавать новые карточки, перемещать и архивировать их, и для этого не нужно выходить из мессенджера.

Директор Verbosity Роман Хлиманенко рассказал, как они настроили рабочие процессы в Kaiten, запустили и используют Kaitenbot.

Пользуемся двумя основными программами: мессенджером и таск-трекером

Наша команда работает полностью удаленно. Чтобы взаимодействие было комфортным и эффективным, мы пользуемся 2 основными программами: мессенджером для коммуникаций и таск-менеджером для визуализации и управления рабочими процессами.

Все взаимодействия внутри команды мы ведем в Verbosity: общаемся в чатах, созваниваемся между собой и проводим встречи с партнерами и подрядчиками. 

До 2022 года мы использовали таск-трекер Trello, но из-за проблем с оплатой были вынуждены искать ему замену — российский аналог. Мы посмотрели все доступные системы управления проектами, командами и задачами и в итоге остановились на Kaiten. Он оказался наиболее подходящим, чтобы организовать процесс работы, как в Trello. Несмотря на это, нам всё равно пришлось перестроить некоторые этапы, чтобы удобно их отразить в новом таск-трекере.

Упрощаем работу, применяя внутренние скрипты

Мы постоянно работаем над улучшением Verbosity: фиксируем и исправляем баги, разрабатываем и добавляем больше функциональности. Все идеи и задачи мы собираем в Kaiten. Для этого у нас есть отдельное пространство, где расположено 2 доски: одна с задачами по работе мессенджера, вторая — с  релизами. 

Задачи по работе над мессенджером мы размещаем на доске «All Tasks». Она разделена на много разных столбцов, но мы пользуемся основными:

• «Issues» — в нем собираются все запросы на доработку. Дальше приоритизируются и распределяются для дальнейшей работы. Чтобы было удобнее понимать к какому направлению относится доработка, мы проставляем метки и ответственного сотрудника в карточке задачи;
• «Doing» — в него попадают карточки, когда ответственный сотрудник приступает к выполнению задачи;
•  «Done» — в этот столбец попадают готовые задачи, а новый код, над которым работал разработчик, автоматически выгружается в GitLab.

У нас настроена интеграция GitLab и Kaiten. Она упрощает работу, выполняя автоматические действия. Например, если меняется код в GitLab, то на каждое такое изменение, появляются ссылки в карточке Kaiten.

Когда в GitLab накапливается много изменений кода, мы подготавливаем веб-релиз, то есть выпускаем новую версию Verbosity.

Мы автоматизировали этот этап: написали скрипт, который собирает карточки в GitLab и создает их в Кайтене на доске «Web-релиз» в столбце «Release on testing». Дальше эти карточки двигаются на доске по процессу до выхода в рабочую среду.

На первом этапе мы тестируем все задачи из релиза. Если не находим ошибок, карточки переходят в столбец «Release done», а если нужна доработка — в «Release bugs».

Когда мы завершаем работу над релизом из карточек, в столбце «Release done» создается пресс-релиз для клиентов, в котором анонсируются все текущие изменения.

Для выгрузки изменений в рабочую среду мы используем общую карточку релиза. Она формируется автоматически в отдельном столбце на доске «Web-релиз». Для этого этапа мы написали скрипт на открытом API Кайтена.

Общая карточка содержит описание, подсказки, ссылки на задачи, где были задания на доработку, чтобы можно было оперативно найти, какие именно изменения были внесены. Также в карточке есть обязательные чек-листы для команд тестеров и разработки, где они отмечают важные этапы, например, выгрузку в рабочую среду.

Сделали Kaitenbot, который управляет задачами не выходя из мессенджера

Большая часть коммуникации с командой, включая обсуждение задач, происходит в нашем мессенджере.

Нередко в ходе встречи команды возникает гипотеза, которую нужно сразу же взять в проработку. Но чтобы поставить задачу в таск-трекере, нужно на него переключиться, а такая возможность бывает не всегда. Поэтому мы разработали и подключили бота, который создает, перемещает и архивирует карточки в Kaiten, но для этого не надо выходить из мессенджера. Этого удалось достичь благодаря открытому API Кайтена.

Kaitenbot доступен для всех пользователей Verbosity, его можно найти по названию в поиске.

В чате с ботом достаточно написать определенные команды, чтобы он начал работать и помогать.

Основные команды для работы с чат-ботом:

• help — инструкция по командам;
• search + слово — бот найдет задачи по ключевым словам;
• info — подробности о содержимом карточки;
• task — создание новой карточки из сообщения;
• get cards — просмотр задач сотрудников за последние 10 дней;
• move — перемещение задачи в другой столбец, доску или архив.

По слову «help» бот выведет инструкцию и расскажет, что умеет.

Боту можно поручить поиск задач по ключевым словам. Для этого достаточно написать слово «search + нужное слово», и он выведет все задачи, где найдет совпадения.

Чтобы вывести данные о содержимом карточки, введите слово «info», и бот предоставит всю информацию, в том числе и чек-листы.

Среди полезных функций стоит выделить возможность создания карточки прямо в чате. Чтобы это сделать, выделите сообщение и введите слово «task». Бот спросит, на каком пространстве нужно разместить задачу, создаст карточку и пришлет ссылку на нее. Вы сможете перейти по ней и добавить всю необходимую информацию.

Также мы добавили новую функцию, полезную для руководителей: по фразе «get cards» бот выведет задачи, которыми персонал занимался последние десять дней.

Бот может передвигать задачи в другой столбец/доску или архивировать их по слову «move». Бот попросит указать место, куда следует переместить карточку, и затем выполнит ваше поручение.

Мы не пожалели, что выбрали Kaiten

Кайтен — удобный инструмент для визуализации и управления задачами. Мы оценили гибкость настройки таск-трекера: каждый сотрудник настраивает рабочее пространство под свои нужды. Например, кому-то удобнее табличный вид задач, а кому-то удобнее в виде карточек на доске.

При переезде из Trello мы полностью пересмотрели и переделали свой рабочий процесс, и теперь он стал удобнее. Несмотря на то, что сначала было непривычно, сейчас мы видим только плюсы. 

Открытый API Kaiten позволил нам создать бота и добавить скрипты, которые автоматизируют и упрощают работу. 

Так в любом таск-трекер: чтобы он был полезным, нужно его интегрировать в свою работу и четко выполнять действия — заполнять карточки данными, проставлять метки, отмечать чек-листы, передвигать задачи по колонкам, — тогда это будет отличный помощник для эффективной работы.