Как наладить рабочий процесс: Kaiten и интеграции с внешними сервисами

Представьте себе, что ваш рабочий день — это бесконечное переключение между разными приложениями, потерянные данные и постоянное чувство, что вы что-то упустили. Вы открываете десятки вкладок, пытаетесь синхронизировать информацию между ними и в итоге чувствуете себя администратором, а не специалистом. Знакомо?

Мы тоже знакомы с этой проблемой, поэтому разработали решение — интеграции Kaiten с внешними сервисами. В статье рассказали, какие сервисы можно подключить и как они помогут сфокусироваться на главном. Также привели несколько примеров использования интеграций.

Важная ремарка. Это не статья-инструкция, в которой мы расскажем о подключении и настройке сервисов. Если вам интересно, как подключить конкретный сервис, приглашаем в нашу Базу знаний, куда мы поместили все инструкции об интеграциях.

Зачем нужны интеграции в таск-трекере

В современных рабочих процессах команды используют сразу много разных инструментов: от систем для управления задачами и календарей до мессенджеров и инструментов для аналитики. И, как правило, эти инструменты никак не связаны друг с другом, что приводит к потере времени на переключение между ними и сложностям в отслеживании прогресса.

Интеграции позволяют:

• автоматизировать процессы. Благодаря интеграциям можно настроить автоматическое создание задач, обновление статусов и отправку уведомлений. Например, комментарии к задачам можно оставлять прямо в Телеграм;
• повысить прозрачность и контроль. Руководители могут в реальном времени отслеживать выполнение задач и статус проектов, получая полную картину о ходе работы команды;
• сократить количество времени на рутинные задачи. Автоматизация рутинных процессов освобождает время сотрудников: позволяет им сосредоточиться на приоритетных и творческих задачах;
• повысить эффективность управления проектами. Сбор данных из различных систем в одном интерфейсе позволяет руководителям принимать обоснованные решения и оперативно реагировать на изменения.

Какие инструменты можно подключить

Kaiten поддерживает множество интеграций, которые делают его удобным инструментом для управления задачами:

• связывать коммиты и pull requests с GitHub и GitLab,
• получать уведомления и создавать карточки через Slack и Telegram,
• синхронизировать сроки задач с календарями Google, Outlook и Яндекс,
• связать сервис с Jira, Trello и Asana — для автоматического импорта задач.

С помощью Webhooks, Tilda, Google Forms, Albato и Zapier возможности интеграции становятся еще шире, включают в себя более 50 различных приложений и открытый API для создания собственных решений.

GitHub и GitLab

Интеграция Kaiten с GitHub позволяет автоматически связывать коммиты — сообщения об изменениях версии — с конкретными задачами. Это помогает разработчикам и менеджерам проектов оперативно отслеживать, какие изменения были внесены и кем. Вот как это работает:

1. Связывание коммита. В описании коммита в GitHub добавляется идентификатор карточки из Kaiten. Например, если у вас есть карточка с идентификатором TASK-123, вы можете добавить в сообщение коммита строку #TASK-123. Это автоматически привяжет коммит к этой карточке.
2. Отслеживание прогресса. Все коммиты, связанные с конкретной задачей, будут отображаться в истории этой карточки в Kaiten. Это дает полное представление о том, как продвигается работа над задачей.

Еще одна полезная функция интеграции — автоматическое перемещение карточек в зависимости от состояния коммитов и веток в GitHub. Это позволяет автоматизировать процессы и сократить рутинные действия.
Примеры использования:

Перемещение по состоянию коммита. Когда коммит ссылается на карточку в Kaiten, карточка может автоматически перемещаться на следующую стадию. Например, после коммита в ветку develop карточка может переместиться из стадии «В работе» в этап «Тестирование».

Перемещение по pull request. Когда создается pull request (слияние кода) для определенной ветки, связанная карточка может автоматически переместиться в стадию «На рассмотрении». А после слияния pull request карточка может перемещаться в стадию «Готово».

Представим, что команда разработчиков работает над новым функционалом. Каждый разработчик создает коммиты с идентификаторами задач из Kaiten, и карточки автоматически обновляются и перемещаются по стадиям, отражая текущий прогресс. Это позволяет менеджерам проектов видеть реальное состояние задач без необходимости постоянного общения с разработчиками или «копания» в Git.

Еще один пример реализации такой интеграции — исправление багов. При работе над багфиксом разработчики создают ветки и pull requests, указывая идентификаторы карточек Kaiten. Как только баг исправлен и pull request принят, карточка автоматически перемещается в стадию «Готово», сигнализируя всем о завершении работы над багом.

Telegram и Slack

Интеграция Kaiten с популярными сервисами для общения: Telegram и Slack.
С помощью интеграций можно получать мгновенные уведомления о любых изменениях в задачах. Это включает в себя уведомления о назначении задач, изменении их статуса, комментариях и сроках.

Представьте, что вы менеджер проекта и хотите быть в курсе всех новых задач, которые появляются в вашем проекте. С помощью интеграции вы можете настроить уведомления в Slack или Telegram, чтобы получать сообщения каждый раз, когда создается новая задача. Это позволяет вам оперативно реагировать и распределять ресурсы.

Интеграция также позволяет оставлять комментарии к задачам прямо из чата. Это особенно удобно, когда нужно быстро дать обратную связь.

Пример использования — обсуждение деталей задачи. Допустим, у вас возникли вопросы по задаче и вы хотите обсудить их с командой. Вы можете оставить комментарий к задаче прямо из Slack или Telegram, и все участники проекта сразу увидят его в Kaiten. Это ускоряет процесс коммуникации и помогает избежать недопонимания.

С помощью интеграции вы можете создавать новые карточки задач, не выходя из чата. Это удобно для ситуаций, когда идеи и задачи возникают в процессе обсуждения и их нужно сразу зафиксировать.

Например, во время обсуждения проекта в чате возникает новая идея или задача. Вместо того чтобы переключаться в Kaiten, вы просто создаете новую карточку прямо из Slack или Telegram, указывая все необходимые детали. Это сэкономит время и позволит не упустить важные моменты.

Outlook, Google Календарь и Яндекс

Интеграция с календарями упрощает управление временем, автоматически подгружая сроки задач в ваш календарь. Это делает планирование более простым и эффективным, позволяя вам сосредоточиться на выполнении задач, а не беспокоиться о пропущенных дедлайнах. Автоматическая синхронизация обеспечивает прозрачность и контроль над временем, что особенно важно в условиях многозадачности и динамичного рабочего процесса.

Приведем пару примеров использования. Представьте, что вы руководите несколькими проектами и хотите видеть сроки всех задач в одном месте. Интеграция Kaiten с Google Calendar автоматически добавляет сроки задач в ваш календарь. Теперь каждый раз, когда вы открываете свой календарь, вы видите все предстоящие дедлайны и можете легко спланировать свою работу на неделю и даже на месяц.

Также вы можете настроить личные напоминания и использовать интеграцию с Outlook, чтобы все задачи из Kaiten автоматически синхронизировались с вашим рабочим календарем. Это особенно полезно, если вы привыкли работать с Outlook и хотите, чтобы все задачи и дедлайны отображались там. Например, если у вас есть задача завершить отчет к определенной дате, эта дата автоматически появится в вашем календаре Outlook, напоминая вам о предстоящем дедлайне.

Webhooks

Webhooks — это способ, с помощью которого одна система может отправлять автоматические сообщения или данные в другую систему, когда происходят установленные события. В контексте Kaiten это означает, что вы можете настроить Webhooks для автоматического создания карточек или обновления задач, когда происходят определенные действия в других системах. Пример таких событий:

• прием заявок через формы. С помощью Webhooks вы можете настроить Кайтен так, чтобы каждый раз, когда посетитель заполняет форму на сайте компании, система автоматически создавала карточку с информацией из этой заявки. Это позволяет мгновенно регистрировать новые запросы и сразу начинать их обработку;
• интеграция с CRM. Если вы используете CRM-систему для работы с клиентами, вы можете настроить Webhooks для автоматического создания карточек в Kaiten при добавлении новых клиентов или изменении их статуса. Например, когда новый клиент добавляется в CRM, система сама создает задачу для команды продаж в Kaiten.

Tilda

Tilda предоставляет возможность создавать формы для сбора данных от пользователей, например, заявки, запросы, регистрационные формы и многое другое. С помощью Webhooks данные, отправленные через эти формы, могут автоматически передаваться в Kaiten для создания новых карточек задач.

Примеры использования:

• прием заявок на обратный звонок. Представьте, что на вашем сайте есть форма для заявки на обратный звонок. С помощью интеграции с Kaiten каждая новая заявка автоматически создает новую карточку в вашем проекте, назначая задачу менеджеру по продажам;
• регистрация на вебинар. Допустим, вы проводите вебинар и хотите, чтобы участники могли зарегистрироваться через форму на вашем сайте. Интеграция с Kaiten позволяет автоматически создавать карточки для каждой новой регистрации, упрощая управление списком участников.

Google Forms

Google Forms позволяет собирать данные от пользователей, а интеграция автоматически передает эти данные в Kaiten для создания новых карточек задач. Это делается с помощью Webhooks или интеграционных сервисов, таких как Zapier.

Например, с помощью этой интеграции вы можете обрабатывать заявки в службе поддержки. Каждый раз, когда пользователь заполняет форму, в Kaiten автоматически создается новая карточка задачи для команды поддержки.

Или, если вы проводите мероприятие и хотите, чтобы участники регистрировались через Google Forms, Kaiten может автоматически создавать карточки для каждой новой регистрации, что упрощает сбор и контроль списка участников.

Zapier и Albato

Zapier — онлайн-сервис, который связывает различные приложения и автоматизирует рабочие процессы без написания кода. Albato — российский аналог Zapier. Интеграция с ними дает возможность автоматически передавать данные между Kaiten и другими сервисами, такими как Gmail, Slack и пр.

Представьте, что вы получаете много запросов по электронной почте и хотите автоматически создавать задачи в Kaiten на основе этих писем. С помощью Zapier и Albato вы можете за 5 минут настроить процесс, который будет создавать карточки в Kaiten каждый раз, когда вы получаете новое письмо с задачей, например, в Gmail.

Как команда может использовать интеграцию с Zapier и Albato:

• вы можете также настроить интеграцию для автоматического отправления сообщений в Slack при изменении статуса задач в Kaiten. Это позволяет всем членам команды быть в курсе текущего состояния задач;
• получайте информацию о рекламных кампаниях из amoCRM — данные будут подгружаться через Albato сразу в карточку в Кайтене. Для них же можно создавать кастомные поля. На практике мы уже помогали объединить Кайтен и amoCRM нашему клиенту — IT-компании Ингруппа. Подробнее о том, как мы «подружили» отдел продаж и производство, читайте по ссылке;
• выводите данные из заполненной формы в VК ADS в карточку в Kaiten через Albato, чтобы собирать все данные о потенциальных клиентах и задачи по ним в одной системе;
• если вы используете Typeform для сбора данных и заявок, вы можете настроить Zapier для автоматического создания задач в Kaiten на основе ответов пользователей. Это особенно полезно для управления запросами клиентов или внутренними заявками.

Заключение

Интеграции Kaiten со внешними сервисами открывают новые возможности для команд, стремящихся к понятному управлению проектами и высоким результатам. Такие внедрения не только упрощают процессы и улучшают коммуникацию, но и помогают создавать прозрачную и управляемую рабочую среду, где не потеряется ни одна задача.