Иксора: как федеральный проект визуализировал бизнес-процессы в системе Kaiten
Как «подхватить» все задачи во время перестройки компании с помощью таск-менеджера и перераспределить ресурсы на развитие
Показать, как работает Kaiten?
Продукт «Иксора TestReader» ежегодно используется для обработки данных итоговой государственной аттестации (ГИА). Аналитическая платформа «ИКСОРА» используется для проведения других мероприятий по оценке качества образования на федеральном и региональном уровнях
Также компания помогает автоматизировать процесс проведения Олимпиад, ВПР, ОГЭ и ЕГЭ уже больше 20 лет. Она владеет рядом патентов на аналитические системы, которые разработали инженеры фирмы.
Иксора стала развивать отдельный от IT-гиганта бренд в 2020 году. При этом процесс перестройки организации пришелся на время изоляции из-за COVID-19. Привести сотрудников в офис и распределить между ними задачи было физически невозможно. Иксора начала искать таск-менеджер для построения бизнес-процессов. Без него команда не смогла бы продолжать разрабатывать продукты для аналитики и выстраивать взаимодействие между отделами.
О том, как это было, рассказала директор по продуктам Иксоры Наталья Шутова.
Выбор системы управления проектами
В компании работает более 35 человек. Иксора полностью сама разрабатывает свои продукты без сторонних команд. В штате работают программисты, менеджеры по продажам, маркетологи, DevOps и другие специалисты для обеспечения беспрерывной работы ПО. Без таск-трекера столько различных подразделений не могут работать слаженно вместе.
До того как Иксора вошла в структуру Ростелекома в качестве дочерней, в компании работали сразу в нескольких программах:
- постановка задач была в Microsoft TFS;
- коммуникация с клиентами проходила в Salesforce;
- документы и база знаний хранились в Confluence от Jira.
После того как команда отправилась в свободное плаванье, ей пришлось собрать все процессы в один таск-трекер. При этом было важно, чтобы он был прост в использовании. Выбирали в основном между Microsoft TFS и Trello. Также рассматривали бесплатные сервисы, но всё же выбрали Kaiten.
Иксора выбрала Kaiten по двум основным причинам:
- это отечественный продукт;
- для старта работы в таск-трекере не нужно было проходить дополнительное обучение.
Внедрение Kaiten в работу
Зарегистрировавшись, команда сразу создала простые Канбан-доски, распределила права доступа и поставила первые задачи.
Компания работает с крупными проектами федерального и регионального уровня. Это ответственные проекты, в которых минимальная ошибка может привести к краху. Чтобы избежать этого, Иксора отразила все процессы работы в Kaiten.
Два ключевых фактора в работе с таск-трекером, которых придерживается команда:
- минимум микроменеджмента. Каждый сотрудник знает, что ему нужно делать, и может самостоятельно находить все необходимые для работы материалы;
- поддержка ритма и фокуса в работе. Все сотрудники должны знать глобальные цели и фокус компании.
Работа происходит по трем основным направлениям:
- продуктовая разработка,
- ГИА,
- проекты в регионах.
Каждое из них обладает своими особенностями работы. Чтобы корректно их отразить, команда создала три разных пространства под каждый бизнес-юнит.
У каждого подразделения есть своя доска, по которой сотрудники передвигают карточки с заданиями. Также есть своя доска верхнего уровня с бизнес-целями (эпиками) по определенной итерации работы.
К каждой карточке эпика прикрепляются текущие задачи из основной доски.
Сами карточки бизнес-целей располагаются под основной доской.
К следующему эпику команда может приступить только после того, как закончит текущий. Иксора стремится привести все процессы к единым двухнедельным спринтам, но пока у всех подразделений свой ритм и структура работы.
Типы задач и автоматизация
При переходе в Kaiten Иксора ввела правило, что без карточки задачи не существует. В первые недели работы было сложно привыкнуть к новой системе, но помогли типы карточек. Под каждый вид задачи они создали шаблоны карточек, чек-листы, обозначение в виде яркой картинки и автоматизацию рутинных передвижений. Это мотивирует команду использовать пространства для работы и переносить все процессы в единую систему.
Также избегать рутины команде помогает связь родительских и дочерних карточек. Kaiten автоматизирует массовые действия с ними.
Сокращение числа задач вне очереди
В любой отлаженный процесс могут ворваться задачи без очереди. Чтобы не нарушался процесс работы над основными поручениями, в каждой доске есть дорожка «Срочно», куда помещаются внеочередные карточки.
С помощью отображения подобных задач в Kaiten их тоже можно анализировать и оценивать. Также Kaiten позволяет их автоматизировать — превращать в рутинные процессы. В этом помогают командные ретроспективы и подробная отчетность в Kaiten.
Kaiten — CRM для работы с заказчиками
Отдел продаж Иксоры использует Kaiten в качестве CRM. На отдельной доске, разбитой на колонки по Канбан-методу, менеджеры распределяют заказ по разным стадиям сделки: от входящей заявки до поставки продукта клиенту.
Каждая заявка превращается в родительскую карточку, к которой присоединятся дочерние поручения для других отделов. Например, технический писатель должен подготовить документ для предложения, а архитекторы системы начать разрабатывать архитектуру решения.
С помощью такого подхода менеджеры видят, на каком этапе находится каждая сделка: что команда уже сделала, а что только предстоит сделать для ее завершения.
Вся информация в базе знаний Kaiten
Помимо постановки задач, Иксора использует Kaiten для хранения всей документации о работе. Это можно сделать с помощью раздела «Документы», встроенного в таск-трекер. В базе знаний хранятся инструкции по работе, технические документы, материалы для обучения сотрудников и файлы, необходимые для текущей работы.
В таком хранилище действующие работники и стажеры могут сами найти всю необходимую информацию для работы, а не ждать ответа руководителя.
Kaiten и проверка временем
Искора перенесла свои задачи в Kaiten 4 года назад и продолжает пользоваться этим таск-менеджером — он заменяет все остальные сервисы.
В процессе производства продукта много неосязаемых понятий, которые сложно оцифровать, но можно отобразить на Канбан-досках в системе управления задачами. Это позволяет оценивать работу команды и разработку и прогнозировать нагрузку.
Ключевая причина использования Kaiten — он помогает перераспределять ресурсы Иксоры на стратегическое развитие. С помощью него команда может работать над улучшением технологии оценивания качества образования, а не тонуть в рутине.
