Иксора: как федеральный проект визуализировал бизнес-процессы в системе Kaiten

Продукт «Иксора TestReader» ежегодно используется для обработки данных итоговой государственной аттестации (ГИА). Аналитическая платформа «ИКСОРА» используется для проведения других мероприятий по оценке качества образования на федеральном и региональном уровнях

Также компания помогает автоматизировать процесс проведения Олимпиад, ВПР, ОГЭ и ЕГЭ уже больше 20 лет. Она владеет рядом патентов на аналитические системы, которые разработали инженеры фирмы. 

Иксора стала развивать отдельный от IT-гиганта бренд в 2020 году. При этом процесс перестройки организации пришелся на время изоляции из-за COVID-19. Привести сотрудников в офис и распределить между ними задачи было физически невозможно. Иксора начала искать таск-менеджер для построения бизнес-процессов. Без него команда не смогла бы продолжать разрабатывать продукты для аналитики и выстраивать взаимодействие между отделами. 

О том, как это было, рассказала директор по продуктам Иксоры Наталья Шутова.

Выбор системы управления проектами

В компании работает более 35 человек. Иксора полностью сама разрабатывает свои продукты без сторонних команд. В штате работают программисты, менеджеры по продажам, маркетологи, DevOps и другие специалисты для обеспечения беспрерывной работы ПО. Без таск-трекера столько различных подразделений не могут работать слаженно вместе. 

До того как Иксора вошла в структуру Ростелекома в качестве дочерней, в компании работали сразу в нескольких программах:

• постановка задач была в Microsoft TFS;
• коммуникация с клиентами проходила в Salesforce;
• документы и база знаний хранились в Confluence от Jira.

После того как команда отправилась в свободное плаванье, ей пришлось собрать все процессы в один таск-трекер. При этом было важно, чтобы он был прост в использовании. Выбирали в основном между  Microsoft TFS и Trello. Также рассматривали бесплатные сервисы, но всё же выбрали Kaiten. 

Иксора выбрала Kaiten по двум основным причинам:

• это отечественный продукт;
• для старта работы в таск-трекере не нужно было проходить дополнительное обучение.

Внедрение Kaiten в работу

Зарегистрировавшись, команда сразу создала простые Канбан-доски, распределила права доступа и поставила первые задачи. 

Компания работает с крупными проектами федерального и регионального уровня. Это ответственные проекты, в которых минимальная ошибка может привести к краху. Чтобы избежать этого, Иксора отразила все процессы работы в Kaiten. 

Два ключевых фактора в работе с таск-трекером, которых придерживается команда:

• минимум микроменеджмента. Каждый сотрудник знает, что ему нужно делать, и может самостоятельно находить все необходимые для работы материалы;
• поддержка ритма и фокуса в работе. Все сотрудники должны знать глобальные цели и фокус компании. 

Работа происходит по трем основным направлениям:

• продуктовая разработка,
• ГИА,
• проекты в регионах.

Каждое из них обладает своими особенностями работы. Чтобы корректно их отразить, команда создала три разных пространства под каждый бизнес-юнит. 

У каждого подразделения есть своя доска, по которой сотрудники передвигают карточки с заданиями. Также есть своя доска верхнего уровня с бизнес-целями (эпиками) по определенной итерации работы. 

К каждой карточке эпика прикрепляются текущие задачи из основной доски. 

Сами карточки бизнес-целей располагаются под основной доской. 

К следующему эпику команда может приступить только после того, как закончит текущий. Иксора стремится привести все процессы к единым двухнедельным спринтам, но пока у всех подразделений свой ритм и структура работы.

Типы задач и автоматизация

При переходе в Kaiten Иксора ввела правило, что без карточки задачи не существует. В первые недели работы было сложно привыкнуть к новой системе, но помогли типы карточек. Под каждый вид задачи они создали шаблоны карточек, чек-листы, обозначение в виде яркой картинки и автоматизацию рутинных передвижений. Это мотивирует команду использовать пространства для работы и переносить все процессы в единую систему. 

Также избегать рутины команде помогает связь родительских и дочерних карточек. Kaiten автоматизирует массовые действия с ними. 

Сокращение числа задач вне очереди 

В любой отлаженный процесс могут ворваться задачи без очереди. Чтобы не нарушался процесс работы над основными поручениями, в каждой доске есть дорожка «Срочно», куда помещаются внеочередные карточки.

С помощью отображения подобных задач в Kaiten их тоже можно анализировать и оценивать. Также Kaiten позволяет их автоматизировать — превращать в рутинные процессы. В этом помогают командные ретроспективы и подробная отчетность в Kaiten.

Kaiten — CRM для работы с заказчиками

Отдел продаж Иксоры использует Kaiten в качестве CRM. На отдельной доске, разбитой на колонки по Канбан-методу, менеджеры распределяют заказ по разным стадиям сделки: от входящей заявки до поставки продукта клиенту. 

Каждая заявка превращается в родительскую карточку, к которой присоединятся дочерние поручения для других отделов. Например, технический писатель должен подготовить документ для предложения, а архитекторы системы начать разрабатывать архитектуру решения. 

С помощью такого подхода менеджеры видят, на каком этапе находится каждая сделка: что команда уже сделала, а что только предстоит сделать для ее завершения. 

Вся информация в базе знаний Kaiten 

Помимо постановки задач, Иксора использует Kaiten для хранения всей документации о работе. Это можно сделать с помощью раздела «Документы», встроенного в таск-трекер. В базе знаний хранятся инструкции по работе, технические документы, материалы для обучения сотрудников и файлы, необходимые для текущей работы.

 В таком хранилище действующие работники и стажеры могут сами найти всю необходимую информацию для работы, а не ждать ответа руководителя.

Kaiten и проверка временем

Искора перенесла свои задачи в Kaiten 4 года назад и продолжает пользоваться этим таск-менеджером — он заменяет все остальные сервисы. 

В процессе производства продукта много неосязаемых понятий, которые сложно оцифровать, но можно отобразить на Канбан-досках в системе управления задачами. Это позволяет оценивать работу команды и разработку и прогнозировать нагрузку.

Ключевая причина использования Kaiten — он помогает перераспределять ресурсы Иксоры на стратегическое развитие. С помощью него команда может работать над улучшением технологии оценивания качества образования, а не тонуть в рутине.