Иксора: как федеральный проект визуализировал бизнес-процессы в системе Kaiten
Как «подхватить» все задачи во время перестройки компании с помощью таск-менеджера и перераспределить ресурсы на развитие
Продукт «Иксора TestReader» ежегодно используется для обработки данных итоговой государственной аттестации (ГИА). Аналитическая платформа «ИКСОРА» используется для проведения других мероприятий по оценке качества образования на федеральном и региональном уровнях
Также компания помогает автоматизировать процесс проведения Олимпиад, ВПР, ОГЭ и ЕГЭ уже больше 20 лет. Она владеет рядом патентов на аналитические системы, которые разработали инженеры фирмы.
Иксора стала развивать отдельный от IT-гиганта бренд в 2020 году. При этом процесс перестройки организации пришелся на время изоляции из-за COVID-19. Привести сотрудников в офис и распределить между ними задачи было физически невозможно. Иксора начала искать таск-менеджер для построения бизнес-процессов. Без него команда не смогла бы продолжать разрабатывать продукты для аналитики и выстраивать взаимодействие между отделами.
О том, как это было, рассказала директор по продуктам Иксоры Наталья Шутова.
Выбор системы управления проектами
В компании работает более 35 человек. Иксора полностью сама разрабатывает свои продукты без сторонних команд. В штате работают программисты, менеджеры по продажам, маркетологи, DevOps и другие специалисты для обеспечения беспрерывной работы ПО. Без таск-трекера столько различных подразделений не могут работать слаженно вместе.
До того как Иксора вошла в структуру Ростелекома в качестве дочерней, в компании работали сразу в нескольких программах:
- постановка задач была в Microsoft TFS;
- коммуникация с клиентами проходила в Salesforce;
- документы и база знаний хранились в Confluence от Jira.
После того как команда отправилась в свободное плаванье, ей пришлось собрать все процессы в один таск-трекер. При этом было важно, чтобы он был прост в использовании. Выбирали в основном между Microsoft TFS и Trello. Также рассматривали бесплатные сервисы, но всё же выбрали Kaiten.
Иксора выбрала Kaiten по двум основным причинам:
- это отечественный продукт;
- для старта работы в таск-трекере не нужно было проходить дополнительное обучение.
Внедрение Kaiten в работу
Зарегистрировавшись, команда сразу создала простые Канбан-доски, распределила права доступа и поставила первые задачи.
Компания работает с крупными проектами федерального и регионального уровня. Это ответственные проекты, в которых минимальная ошибка может привести к краху. Чтобы избежать этого, Иксора отразила все процессы работы в Kaiten.
Два ключевых фактора в работе с таск-трекером, которых придерживается команда:
- минимум микроменеджмента. Каждый сотрудник знает, что ему нужно делать, и может самостоятельно находить все необходимые для работы материалы;
- поддержка ритма и фокуса в работе. Все сотрудники должны знать глобальные цели и фокус компании.
Работа происходит по трем основным направлениям:
- продуктовая разработка,
- ГИА,
- проекты в регионах.
Каждое из них обладает своими особенностями работы. Чтобы корректно их отразить, команда создала три разных пространства под каждый бизнес-юнит.
У каждого подразделения есть своя доска, по которой сотрудники передвигают карточки с заданиями. Также есть своя доска верхнего уровня с бизнес-целями (эпиками) по определенной итерации работы.
К каждой карточке эпика прикрепляются текущие задачи из основной доски.
Сами карточки бизнес-целей располагаются под основной доской.
К следующему эпику команда может приступить только после того, как закончит текущий. Иксора стремится привести все процессы к единым двухнедельным спринтам, но пока у всех подразделений свой ритм и структура работы.
Типы задач и автоматизация
При переходе в Kaiten Иксора ввела правило, что без карточки задачи не существует. В первые недели работы было сложно привыкнуть к новой системе, но помогли типы карточек. Под каждый вид задачи они создали шаблоны карточек, чек-листы, обозначение в виде яркой картинки и автоматизацию рутинных передвижений. Это мотивирует команду использовать пространства для работы и переносить все процессы в единую систему.
Также избегать рутины команде помогает связь родительских и дочерних карточек. Kaiten автоматизирует массовые действия с ними.
Сокращение числа задач вне очереди
В любой отлаженный процесс могут ворваться задачи без очереди. Чтобы не нарушался процесс работы над основными поручениями, в каждой доске есть дорожка «Срочно», куда помещаются внеочередные карточки.
С помощью отображения подобных задач в Kaiten их тоже можно анализировать и оценивать. Также Kaiten позволяет их автоматизировать — превращать в рутинные процессы. В этом помогают командные ретроспективы и подробная отчетность в Kaiten.
Kaiten — CRM для работы с заказчиками
Отдел продаж Иксоры использует Kaiten в качестве CRM. На отдельной доске, разбитой на колонки по Канбан-методу, менеджеры распределяют заказ по разным стадиям сделки: от входящей заявки до поставки продукта клиенту.
Каждая заявка превращается в родительскую карточку, к которой присоединятся дочерние поручения для других отделов. Например, технический писатель должен подготовить документ для предложения, а архитекторы системы начать разрабатывать архитектуру решения.
С помощью такого подхода менеджеры видят, на каком этапе находится каждая сделка: что команда уже сделала, а что только предстоит сделать для ее завершения.
Вся информация в базе знаний Kaiten
Помимо постановки задач, Иксора использует Kaiten для хранения всей документации о работе. Это можно сделать с помощью раздела «Документы», встроенного в таск-трекер. В базе знаний хранятся инструкции по работе, технические документы, материалы для обучения сотрудников и файлы, необходимые для текущей работы.
В таком хранилище действующие работники и стажеры могут сами найти всю необходимую информацию для работы, а не ждать ответа руководителя.
Kaiten и проверка временем
Искора перенесла свои задачи в Kaiten 4 года назад и продолжает пользоваться этим таск-менеджером — он заменяет все остальные сервисы.
В процессе производства продукта много неосязаемых понятий, которые сложно оцифровать, но можно отобразить на Канбан-досках в системе управления задачами. Это позволяет оценивать работу команды и разработку и прогнозировать нагрузку.
Ключевая причина использования Kaiten — он помогает перераспределять ресурсы Иксоры на стратегическое развитие. С помощью него команда может работать над улучшением технологии оценивания качества образования, а не тонуть в рутине.
