Промышленная ГК «РЭМЭКС» упорядочила процессы работы: переехала из Excel в Kaiten

Таск-трекеры помогают упорядочить и организовать работу не только в IT-сфере, но и в промышленности. Делимся опытом группы компаний «РЭМЭКС», которая занимается выпуском оборудования для теплоэнергетики. Она настроила и визуализировала рабочий процесс в Kaiten, сделала его более понятным и прозрачным, а еще снизила репутационные риски. Вместе c директором Борисом Серовым и руководителем проекта Вячеславом Ситниковым рассказываем, как в РЭМЭКС упорядочили проектирование, закупку и производство.

ГК «РЭМЭКС» специализируется на промышленной теплоэнергетике, выполняя полный цикл работ: от разработки до монтажа блочно-модульных котельных и тепловых оборудований.

Клиентами компании являются крупные корпорации, такие как «Газпром» и «Транснефть», а также застройщики и частные инвесторы. Поэтому важно безукоризненно организовывать все процессы, ведь даже незначительная ошибка может разрушить репутацию.

Как работали до Kaiten и почему внедрили таск-трекер

До внедрения таск-трекера группа компаний вела работу в Excel. Это вызывало ряд неудобств:

• над одним файлом нельзя работать сразу нескольким сотрудникам;
• файл нужно было скачивать на компьютер для внесения изменений;
• после внесения изменений рассылать коллегам по email;
• если в файле меняли данные несколько человек, на почте скапливалось много однотипных документов и получалась путаница.

Еще в РЭМЭКС есть процесс обмена служебными письмами, но из-за того, что не было системности, письма забывались, терялись и оставались без статуса.

Поэтому в 2020 году группа компаний решила внедрить сервис для упорядочивания и повышения прозрачности производственных процессов.

У РЭМЭКС продолжительный производственный цикл, включающий несколько этапов:

• подписание договора;
• проектирование;
• закупку;
• производство.

Если затянуть с одним из этапов, есть риск сорвать сроки по проекту. Это может повлиять на репутацию компании, и появится риск потерять клиента. Поэтому группа компаний решила первыми внедрить такс-трекер в производственный отдел.

В РЭМЭКС изучали, какие программы есть на рынке, и сделали выбор в пользу Kaiten по следующим причинам:

• отечественное ПО, которое будет стабильно работать на рынке и обеспечит безопасность данных;
• большой спектр функциональностей для гибкой настройки рабочих пространств, планирования нагрузки команды и анализа процессов;
• поддержка встраивания в ERP-систему  для эффективного управления наймом и кадрами;
• возможность установки ПО на собственные серверы позволяет полностью интегрировать систему в корпоративную инфраструктуру, обеспечив автономность и независимость от разработчиков.

Несмотря на простоту работы в Kaiten и интуитивно понятный интерфейс, компаниям часто сложно отвлечь ресурсы на самостоятельное проектирование и настройку визуальных систем управления. Также часто изнутри не видны какие-то неоптимальные решения в процессах и бывает полезно получить взгляд со стороны от профессионала, обладающего хорошей насмотренностью. Внедрение нового почти всегда вызывает страх ошибки и сопротивление в коллективе и компаниям важно иметь поддержку и помощь при внедрении и социализации новых подходов, программ и инструментов. РЭМЭКС искали, кто может обеспечить оптимальную настройку «под ключ». Было важно:

• Полноценное сопровождение на всех этапах внедрения от описания процесса “как есть сейчас” до запуска на предприятии;
• Технический бэкграунд, чтобы специалист мог говорить на одном языке с сотрудниками;
• Опыт в управленческой деятельности в релевантной сфере;
• Понимание как классических, так и современных подходов к управлению бизнесом и производством;
• Прозрачный контрактинг;
• Партнерская работа и возможность задавать вопросы по ходу работы без лишней бюрократии;
• Обучение сотрудников и выращивание в компании своего внутреннего эксперта по Kaiten, который сможет в дальнейшем поддерживать систему без привлечения внешних специалистов.

Под данные критерии подошел эксперт по современным методом менеджмента и Kaiten из компании Neogenda - Мария Савельева.

Как организовали работу в Kaiten

Для директора РЭМЭКС было создано в Kaiten отдельное пространство для проектной работы и мониторинга задач, включающее несколько досок.

Главная доска проектов

Основная доска компании отображает все текущие проекты и их этапы. Она разделена на колонки, каждая из которых соответствует стадии проекта.

На доске каждая карточка представляет отдельный проект, содержащий следующие данные:

• договор и проектные документы;
• чек-листы с производственными этапами;
• метка с названием заказчика.

Чтобы было удобно следить за сроками по проектам, доску можно отобразить в виде таймлайна. На ней наглядно отражено, на каком из этапов находится задача, где затык и по какой причине. Не нужно ждать никого из сотрудников, чтобы узнать статус задачи.

Отдельные доски по объектам

Общая доска позволяет отслеживать все проекты на верхнем уровне, но для детальной работы созданы отдельные доски по каждому объекту. Они разделены на колонки: «Очередь», «В работе» и «Готово». Для каждой новой задачи создают отдельную карточку, указывают срок и добавляют в колонку «Очередь». Исполнители перемещают карточки по этапам до «Готово», что позволяет отслеживать задачи без гиперконтроля. Руководитель сразу видит на карточке дедлайн, текущий этап и ответственного.

В РЭМЭКС на каждом этапе работают разные сотрудники, поэтому задачи помечаются метками, которые помогают видеть только свои задания. Эти цветные плашки видны на карточках и помогают ориентироваться. В группе компаний ими обозначают этапы работы: «Переговоры», «Проектирование», «Изготовление» и т. д. Каждый сотрудник понимает, на каком этапе сейчас задача и когда нужно подключиться.

Доска для писем

В Kaiten компания организовала не только клиентские проекты, но и внутренние задачи, включая процесс обработки электронных писем. Создали отдельную доску для корреспонденции, где администратор сортирует входящие письма, создает карточки задач и распределяет их по колонкам, указывая сроки ответов и отслеживая их выполнение. Это помогает следить за статусом корреспонденции и вовремя отвечать на запросы партнеров.

Результат работы в Kaiten

ГК «РЭМЭКС» совсем недавно стала использовать Kaiten, но уже может оценить, что работать над проектами стало проще. Не нужно беспокоить сотрудников для уточнения статуса или сроков задач — всё отображено на досках в системе.

«При переходе на Kaiten не было трудностей. Программа оказалась простой в настройке и использовании».

Руководитель проектов Вячеслав Ситников