Правильно поставленная задача время бережет: как ставить цели и достигать их

Если задуматься, то каждый из нас ставил немало краткосрочных и долгосрочных целей на день, месяц или год. Например, строительство дома можно отнести к долгосрочным целям, а сортировку задач на работе в понедельник — к краткосрочными.

Чтобы успешно достигать своих целей как в личных делах, так и в работе, важно правильно формулировать цели и намечать себе небольшие, но достижимые финишные прямые. В статье рассказали, в чем различия между целями разного типа, как каждый из них работает на бизнес и какие инструменты Kaiten помогают в их достижении.

Бизнес-цели: что это такое

Отличие бизнес-цели (business goal) от любой другой — это ее направленность на успех компании, то есть на улучшение итогов деятельности бизнеса.

Бизнес-цель подразумевает под собой конкретный результат и сроки его достижения. Как правило, такие цели ориентированы на определенный финансовый показатель, расширение компании и ее присутствия на рынке и т. д.

Бизнес-цели отличаются от бизнес-задач. Задача — это конкретное действие, которое нужно совершить команде, чтобы достичь цели, то есть намеченного результата.

Чем полезны бизнес-цели

Целеполагание помогает компаниям решать сразу несколько задач:

• планировать свою деятельность в ближайшем и отдаленном будущем;
• фокусироваться на самом важном;
• анализировать свои текущие позиции на рынке;
• делать процесс работы управляемым и распределять временные, трудовые, финансовые ресурсы;
• повышать мотивацию сотрудников и стимулировать их на эффективную работу;
• организовывать взаимодействие нескольких команд или подразделений;
• расставлять приоритеты при принятии решений.

Без поставленных целей команде может быть сложно увидеть смысл в своей деятельности, поддерживать качество результатов и оставаться продуктивной. Поэтому правильная постановка целей необходима для слаженной и полезной для компании работы ее сотрудников, а также стабильного развития бизнеса.

Типы целей

Цели могут ставиться для всей компании в целом или для ее филиала, отдела и даже конкретного сотрудника. Это могут быть планы на повышение эффективности всего бизнеса или улучшения показателей небольшого подразделения.

По сроку достижения выделяют краткосрочные и долгосрочные цели. Иногда ставят еще и среднесрочные цели.

Долгосрочные, или стратегические, цели направлены на глобальные результаты, формирование образа компании в будущем, ее стратегии и направления деятельности. Это цели, задающие общий вектор работы для сотрудника, отдела или организации. Срок их достижения может занимать годы. Иногда для таких целей не ставят точного срока из-за их объемности и влияния множества факторов на их выполнение.

Среднесрочные цели содержат в себе желаемые результаты, которых можно достичь за более короткий срок. Несколько среднесрочных целей могут входить в состав долгосрочной и быть обязательным условием для ее выполнения. Среднесрочные цели чаще всего ставятся на период в несколько месяцев или на квартал.

Краткосрочные цели — самые легкодостижимые. Их проще всего измерить и разложить на конкретные бизнес-задачи. Они могут представлять собой шаги для выполнения среднесрочных и долгосрочных целей. Их достижение может занимать как день, так и пару месяцев.

В качестве примера целей организации возьмем компанию по продаже бытовой техники.

Увеличить прибыль и открыть 3 новых магазина за 2 года — долгосрочные цели предприятия.

Для их достижения нужно выполнить следующие среднесрочные цели за 6 месяцев:

• арендовать и оборудовать 3 помещения под будущие магазины,
• нанять 15 новых сотрудников.

Тогда в рамках краткосрочных целей на ближайший месяц будет нужно:

• подобрать 3 помещения под будущие магазины,
• найти кандидатов для работы на новых точках и провести собеседования.

Чтобы разница стала понятнее, перечислим бизнес-задачи для реализации этих краткосрочных целей, то есть конкретные действия от команды:

• разместить объявления о поиске 3 помещений для аренды,
• опубликовать 7 вакансий на 3 интернет-площадках.

Какие еще бывают цели в бизнесе

Существуют и другие виды целей проекта, компании или команды, разделенные по тем или иным признакам.

Например, выделяют цели по производительности. Их особенностью выступает то, что они направлены на улучшение результатов бизнеса, отдела или конкретного работника. Повысить конверсию сайта на 50%, увеличить долю постоянных клиентов на 10%, написать на 5 информационных материалов в это месяце больше, чем в предыдущем, — все это цели по повышению производительности.

Еще цели разделяют по направленности на процесс и на результат. Первые подразумевают под собой движение к достижению вторых.

Цель с ориентацией на процесс — провести 3 собеседования в день, чтобы нанять новых сотрудников. Цель на результат — собрать команду для нового магазина.

Еще пример цели на процесс — контролировать ход работы копирайтеров дважды в неделю. Цель на результат — написать 10 новых материалов для блога.

Также выделяют качественные и количественные цели. Количественные цели можно измерить в конкретных числовых показателях. Качественные же более обширны и подразумевают скорее оценку результата.

Например, достичь 1 000 просмотров видеоролика о новинке в ассортименте — это количественная цель компании. Добиться, чтобы посетители лайкали видео и положительно его комментировали — качественная цель.

Как ставить бизнес-цели

SMART

Цели можно ставить несколькими распространенными методами. Одним из них является SMART-метод. В него входят такие критерии целей:

• Specific (Специфичность). Цель должна толковаться однозначно и быть конкретной. «Масштабирование компании» — это неопределенная цель, а «открытие новых магазинов» — вполне конкретная.
• Measurable (Измеримость). Цель должна быть измеримой для контроля ее достижения. «Наполнить раздел контентом» лучше переформулировать в «написать 10 новых статей».
• Achievable (Достижимость). Цель должна быть реалистичной. Стать лидером на рынке за месяц со дня существования компании амбициозно, но трудновыполнимо. Но если поставить цель «приблизиться к прибыли ближайшего по показателям конкурента на 50%», ее будет намного проще достичь.
• Relevant (Связь). Цель должна соответствовать стратегии и миссии организации. Заключить договор с магазином мясных изделий для вегетарианского ресторана может быть не только бессмысленно, но и опасно для общей репутации.
• Time-bound (Сроки). Цель должна иметь срок выполнения. Бессрочные цели имеют тенденцию растягиваться и не двигаться с места.

Пример среднесрочной цели, поставленной по SMART: открыть 3 новых торговых точки за 2 месяца путем подбора помещений, найма необходимых сотрудников и закупки дополнительного оборудования.

OKR

Другой метод называется OKR, или цели и ключевые результаты. В рамках этой методики можно не только ставить цели, но и измерять прогресс их достижения. OKR включает следующие этапы:

1. Определение целей (Objectives). Выделяется несколько масштабных амбициозных целей.
2. Определение ключевых результатов (Key Results). Для каждой выделенной цели определяется несколько конкретных показателей результата, которые можно измерить. Эти показатели — вехи на пути к цели.
3. Определение сроков. Достижение целей и ключевых результатов должно быть привязано к определенному промежутку времени.
4. Назначение по уровням. Цели и конкретные результаты задаются для всей компании или ее отдельных подразделений. Все OKR должны учитывать специфику своего уровня, то есть работы той команды, для которой они установлены.
5. Контроль и оценка. Прогресс достижения конкретных результатов и целей должен регулярно отслеживаться, а OKR актуализироваться при необходимости.

OKR для магазина бытовой техники:

Цель (Objective): увеличить прибыль на 50%.

Ключевые результаты (Key Results):

• увеличить клиентскую базу на 20%,
• увеличить средний чек на 15%,
• повысить стоимость товаров на 25%.

Ключевые результаты в данном случае помогают приблизиться к главной цели и контролировать прогресс ее достижения.

Как управлять целями с помощью Kaiten

Целями любого типа можно и нужно управлять, чтобы команда всегда видела, к чему она стремится и что для этого нужно сделать. Таск-менеджер Kaiten помогает ставить цели любого срока и масштаба и контролировать их достижение на любом уровне — от краткосрочных для одного сотрудника до глобальных для всей фирмы.

Вернемся к примеру с предприятием, торгующим бытовой техникой. Для организации его целей удобно воспользоваться инструментом Kaiten Story map. Функции модуля доступны через «+» в боковом меню. Также можно создавать Story map внутри уже существующих пространств.

В Story map долгосрочные и среднесрочные цели можно отобразить наверху, в части верхнеуровневого планирования. Краткосрочные цели указываются в нижней части, под соответствующими более крупными целями.

Такая организация целей позволяет сразу увидеть, что необходимо для достижения глобальных планов и сфокусироваться на более понятных и конкретных действиях.

Для целей из Story map можно сразу создавать и привязывать карточки задач на досках в любых доступных пространствах через соответствующую кнопку.

Кроме Story map и пространств с досками, Kaiten помогает контролировать цели с помощью инструмента «Документы». Здесь можно создать систему папок и хранить в одном месте всю электронную документацию: от личных заметок до договоров и счетов фирмы.

Можно отдельно настроить доступ к каждой папке и документу.

По такому принципу можно организовать не только бизнес-цели, но и личные. Понимание, какие цели могут быть, как их сформулировать,  как разделить по срокам достижения и что нужно сделать для их реализации, повышает личную эффективность и удовлетворенность работой и жизнью. Как в этом помогают инструменты Kaiten, рассказали в статье.

Вывод

Выбор метода для формулировки целей, их разделение по срокам выполнения и декомпозиция на небольшие подзадачи помогут бизнесу развиваться в нужном направлении, а команде всегда быть мотивированной на результат.

С инструментами Kaiten можно наглядно организовать цели и связанные с ними задачи, сделать их видимыми для нужных сотрудников и удобно контролировать их достижение.