Как дизайнеры Panna превратили творческий беспорядок в понятные ТЗ
В дизайнерской команде, где много мелких и больших ТЗ, очень легко потерять одно из них, пропустить сообщения с правками, забыть про фидбек от заказчика или упустить концепцию проекта. И дизайн-бюро Panna также «плавало» среди моря технических задач, пока не начало использовать Кайтен для управления проектами. Теперь команда быстро настраивает процессы по всем проектам, избегает хаоса в задачах и создает крутой результат, который радует заказчиков.
Руководитель и ведущий дизайнер Panna поделились, как команда применяет Кайтен для повышения производительности.
Дизайн-бюро Panna входит в огромный холдинг «Гамма», которому также принадлежит известная сеть магазинов «Леонардо». Компания производит и продает товары для рукоделия и творчества. Panna отвечает за креативную разработку продуктов холдинга: рисует иллюстрации, разрабатывает товары для творчества и создает привлекательную упаковку для них. Еще бюро делает баннеры, каталоги и стенды для творческих выставок.
«Каждый день мы получаем вагон разнообразных задач. В огромном потоке крупных и мелких заданий невозможно выстроить работу эффективно без современных инструментов. И в один день мы поняли, что едет не только вагон, но и крыша бюро»
Даша Семенченко, руководитель Panna
Хаос, письма на почте и тысячи чатов
До того как бюро перешло на Kaiten, команда общалась через почту. Все правки, идеи, задания и другие материалы хранились в бесконечных переписках. Из-за такой организации работы (а вернее, ее отсутствия) компания регулярно сталкивалась с проблемами:
- нет четких ролей. Один сотрудник мог делать баннер, заниматься упаковкой, разрабатывать другие материалы. Эти зоны ответственности нигде не фиксировались, из-за чего было не ясно, кто за что отвечает и как найти ответственного за задачу;
- невозможно понять нагрузку сотрудников. Один дизайнер постоянно был в запаре, а другой — простаивал без дела из-за того, что руководитель не видел, у кого сколько задач в работе.
- нет дедлайнов. Из-за хаоса в процессах невозможно выставлять сроки работы и следить за ним;
- нет аналитики. Без четкой системы работы нельзя увидеть реальное положение дел в компании: сколько задач команда закрыла, какой сотрудник справляется с задачей, а какой — нет. При этом отчеты быстро теряли актуальность из-за царившей неразберихи.
В конце лета 2023-го года на должность ведущего дизайнера в команду пришел Роман Червинин, который поставил цель — структурировать все задачи и сделать прозрачными процессы работы. Он и предложил ввести в работу Кайтен, так как до этого он сам отслеживал в нем свои задачи. В Кайтене ему нравились:
- универсальность и гибкость платформы: Kaiten можно адаптировать под любые бизнес-процессы;
- диаграммы Ганта и таймлайны;
- простой неперегруженный интерфейс.
«Без планировщика задач я не видел эффективной работы бюро, поэтому предложил руководителю подключить Kaiten»
Роман Червинин, ведущий дизайнер Panna
Как доказать руководству, что таск-трекер необходим
Работа в крупной компании всегда замедляет процесс принятия решений и одобрения. Чтобы внедрить Кайтен в работу, команда дизайна должна была пропустить идею подключения планировщика через юридический и финансовый отдел. А в конце согласования получить разрешение главного учредителя холдинга.
«Мы разработали план-презентацию того, как собираемся внедрять систему Кайтен и что принесет его интеграция в рабочие процессы компании. Больше всего внимания мы уделили визуальной демонстрации, чтобы наглядно показать плюсы автоматизации и управления задачами через планировщик»
Даша Семенченко, руководитель Panna
Этапы презентации:
- Проблемы, с которыми вынуждена сталкиваться команда дизайнеров без таск-трекера:
- много чатов по разным задачам, где дизайнеры проводят кучу времени в поиске нужной информации о заказе;
- дизайнеры частично работают через неудобную товарно-информационную систему планирования, которая больше подходит для управления логистикой и производством;
- один сотрудник долго передает задачи другому, чтобы собрать все промежуточные правки и материалы в одном месте — на диске или в чате;
- нет никакого контроля над поставленными задачами из-за их большого объема и отсутствия структуры планирования.
2. Тест на фокус-группе сотрудников
Перед презентацией команда провела небольшой тест с помощью желающих сотрудников, которые ставили друг другу разные задачи: от распечатки баннеров и маленьких правок до полномасштабных проектов. Все бизнес-процессы дизайнеры фиксировали в Кайтене, там же вели переписки в чатах карточек.
«После этого мы попросили сотрудников дать обратную связь о работе в Кайтене. Выделенные преимущества мы разместили в презентации для руководства»
Даша Семенченко, руководитель Panna
3. Конкретные цифры
Также руководитель и ведущий дизайнер собрали данные в цифрах о том, как планировщик поможет сократить часы на поиск информации и задач, как Кайтен повысит производительность дизайнеров.
4. Кейсы
Из блога планировщика достали кейсы, в которых Kaiten хорошо себя зарекомендовал, и тоже разместили их в презентации.
«Благодаря этим данным мы убедили руководство в необходимости внедрения Kaiten и в том, что система окупает затраты на подключение»
Даша Семенченко, руководитель Panna
Как наглядно изобразить бизнес-процессы дизайна в Кайтене
Перед вводом платформы в работу сотрудники подготовили краткую инструкцию для внутренних заказчиков, где прописали пошаговые процессы работы в Kaiten, сделали иллюстрации и скриншоты по эксплуатации и прикрепили ссылку на полную базу знаний от разработчиков.
Дополнительно руководитель провела встречу в Zoom, чтобы подробно объяснить, как использовать таск-трекер и зачем компания вообще его ввела, — это простимулировало заказчиков не игнорировать работу в сервисе.
В начале 2024-го года команда начала активно переносить все задачи в Кайтен, адаптируя пространства под свои нужды и бизнес-процессы.
Сейчас сотрудники используют 2 основных пространства и несколько дополнительных.
- Дизайн и верстка. Это главная страница работы дизайнеров и специалистов по верстке, где они получают задания от заказчиков, которые видят движение задач по этапам. В это пространство задачи попадают через модуль «Служба поддержки», который позволяет направлять задачи от сторонних клиентов прямо в Кайтен.
- Организационное пространство. Страница для других вопросов о работе команды: часы работы, уточнение запроса или решение проблемы, не связанной с дизайном.
- Пространства по направлениям. Это дополнительные пространства, каждое из которых — одно направление, где повторяются процессы работы. К примеру, в процессе «Бумажно-беловая продукция» по созданию дневников, тетрадей и альбомов всегда повторяются заказы и стадии их обработки. Такой подход позволяет сотрудникам сосредоточиться на задачах, не тратя время на организационные вопросы.
«Я настроил эту доску так, чтобы карточки автоматически распределялись и создавались по этапам. То есть, когда клиент ставит задачу, она автоматически разбивается на этапы, на каждый из которых система назначает исполнителя. Сейчас мы работаем над тем, чтобы автоматизировать остальные направления»
Роман Червинин, ведущий дизайнер Panna
Новый workflow команды
С внедрением Кайтена команда упростила рабочий поток задач для исполнителей и заказчиков. Теперь заказчик заходит в Service Desk — сервис для сбора заявок — заполняет там данные о заказе:
- название задачи,
- срок,
- желаемый дизайнер,
- торговая марка,
- описание задания,
- число макетов,
- нужные материалы и ссылки.
При заполнении Service Desk выдает подсказки для корректной постановки задачи и не дает отправить запрос без всех заполненных полей. С помощью этой настройки дизайнеры всегда получают четкое ТЗ, а не просто «хочу красивую упаковку тетрадочек».
Для того чтобы оставить заявку, заказчику не нужен доступ в Кайтен. При этом сотрудники получают задачи именно в планировщик, который автоматически распределяет их по карточкам и этапам, как это и настроил Роман.
После заполнения полей заказчик отправляет запрос на работу. Он переносится в рабочее пространство в Kaiten, в доску бэклога «Непросмотренные задачи». Оттуда ее достает ведущий специалист в команде дизайнеров или верстальщиков и просматривает ТЗ — насколько подробно то заполнено. Затем определяет тип работы и списывается с заказчиком насчет сроков.
Тип карточки, который определяет специалист, — это заранее собранный шаблон с нужным описанием и полями, которые меняются в зависимости от типа задачи. Например, для типа «Верстка» клиент должен заполнить одну информацию, а для карточки «Дизайн» — другую.
«По такому типированию легко сводить отчеты и аналитику — сколько заданий по каждому виду работ было выполнено командой. Также легко смотреть, задачи какого типа быстрее продвигаются»
Даша Семенченко, руководитель Panna
Поле «Желаемый срок» содержит гипотетическое значение, к которому заказчик хотел бы получить результат. Но перед тем, как отдать задачу в работу, руководитель просматривает, может ли команда справиться с заданием к выставленной дате. Если нет, то специалист идет к заказчику и они выбирают новый дедлайн, который затем устанавливается в значении «Срок» в карточке.
«Сборка кастомных полей — это настоящее сокровище Кайтена. С помощью него мы можем учитывать детали каждого типа задачи и особенности проекта, отслеживать, как она продвигается по этапам работы»
Роман Червинин, ведущий дизайнер Panna
После заполнения всех нужных полей ведущий специалист назначает исполнителя, который принимает задачу в порядке очереди. После выполнения она проходит еще 2 этапа:
- внутренняя проверка,
- согласование с заказчиком.
Внутренний контроль — это проверка напарником. Он есть у всех сотрудников дизайн-бюро. Так коллеги могут просматривать работу свежим взглядом и давать качественные правки по ее исправлению, отслеживать ошибки друг друга. Только после этой проверки заказчик может посмотреть работу.
Если клиент ее принимает, то карточка улетает в колонку «Готово». Если нет — оставляет комментарии к работе, после чего она возвращается в колонку «В работе» с новым установленным дедлайном. Если исполнитель занят другим проектом, то карточка отправляется в очередь, откуда ее заберет другой сотрудник.
После внесения правок карточка получает метку «Проверена» и переходит снова на этап согласования.
Какие настройки попадают «в сердечко» дизайнеров и творческих людей
Какие еще настройки помогают дизайнерам и верстальщикам избежать хаоса?
- Ограниченное количество правок. Это поле сотрудники ввели, чтобы дизайнер не тонул в огромном числе правок, а заказчик старательно прописывал обратную связь, а не просто писал: «мне некрасиво». Также это помогает избежать кучи писем от заказчиков, в каждом из которых по одной правке.
Для отслеживания этого процесса команда ввела поле с итерациями — оно помогает отслеживать число правок. Если их больше трех, то процесс работы настроен некорректно.
«Эта система помогает также фиксировать правки, чтобы избегать их в дальнейшем с конкретными заказчиками и направлениями. Это помогает снижать количество правок и повышать эффективность работы в целом»
Даша Семенченко, руководитель Panna
- Уведомление заказчиков о внесенных правках. Это автоматический процесс, который напоминает клиентам о проверке работы. Иначе многие из них любят поторопить дизайнеров с внесением корректировок, а потом забыть про проверку.
Если заказчик не отвечает, то карточка автоматически продлевает срок на один день и в случае просрочки ставит метку «Вина заказчика». Если сам дизайнер просрочил дедлайн, то появляется метка «Вина специалиста».
Подобные метки помогают оперативно оценить, в каких направлениях и по чьей вине чаще всего случаются просрочки. Это позволяет быстрее решить проблему срыва дедлайнов.
К чему приводит Кайтен: довольные заказчики и дизайнеры, быстрая коммуникация между командами
После подключения планировщика рабочие процессы стали понятным и прозрачными. Команда быстрее обрабатывает задачи, подключает к ним исполнителей и контролирует сроки выполнения.
«Задачи бюро ушли из разряда эфемерных и стали осязаемыми — мы словно передаем их из рук в руки, перемещая карточки по этапам. Без Kaiten это было бы невозможно»
Роман Червинин, ведущий дизайнер Panna
Раньше, как отмечает сама команда, сотрудники «проводили целое расследование», чтобы найти нужные материалы и правки по задачам. Сейчас время на их поиск кратно сократилось, а сбор отчетов автоматизировался. С помощью Кайтена сотрудникам наглядно видно, где какая задача находится. Они могут оперативно передавать подзадачи друг другу в автономном режиме, а не ждать приказа от заказчика. Скорость workflow увеличилась в разы.
«С помощью Кайтен теперь мы можем легко собирать аналитику и корректировать процессы работы. Мы постоянно собираем информацию: сколько заказов выполнили за месяц и в какой срок, сколько собрали макетов, какие торговые марки к нам обращались. Каждую неделю собираем данные по артикулам для выгрузки продукции на маркетплейсы»
Даша Семенченко, руководитель Panna
Инструменты Кайтен, которые увеличили производительность бюро:
- визуализация процессов,
- оперативная аналитика,
- диаграмма Ганта,
- кастомные поля,
- Канбан-доски,
- метки,
- подключение Service desk для связи с заказчиками,
- автоматическая раздача задачи исходя из запроса.
Результаты производительности в цифрах
До Kaiten команда выполняла около 110 заказов в месяц, с внедрением сервиса — 210. В начале года, когда команда только внедрила систему в работу, 33% задач они выполняли в срок, за май 2024-го года они закрыли вовремя 58% заказов.
«Это говорит о том, что теперь сотрудники больше тратят время на выполнение заданий, а не на их администрирование и организацию. Мы на 100% достигли того, в чем убеждали начальство во время презентации сервиса. Сейчас мы готовим новые данные для руководства об эффективности внедрения Kaiten, чтобы запустить планировщик в остальных департаментах холдинга»
Даша Семенченко, руководитель Panna