Как повысить эффективность команды, глядя на 1 график

Визуализация рабочих задач в Kaiten — первый шаг к эффективной работе в команде. Однако нужно постоянно совершенствовать ваши рабочие процессы. Для этого необходимо отслеживать:

• как быстро выполняется каждая задача;
• с какими проблемами сталкиваются члены команды;
• успевают ли сотрудники выполнять запланированную работу.

Начать анализировать все процессы в команде можно с накопительной диаграммы потока.

Что такое накопительная диаграмма потока

Накопительная диаграмма потока, или Cumulative Flow Diagram (CFD) —  это график, где отражен процесс выполнения задач. На диаграмме показано распределение задач по этапам процесса.

На вертикальной оси расположено количество задач, а по горизонтальной оси — время. Для удобства график состоит из цветных полос, каждая из которых указывает, сколько заданий находится на каждом этапе процесса в конкретный момент времени. «Накопительной» диаграмма называется, потому что значения накапливаются с течением времени.

У каждой команды свои этапы выполнения работ, но можно выделить 3 основные группы:

• нужно сделать,
• в работе,
• выполненные.

Когда ваша команда начинает выполнять новую задачу, кривая «В работе» расширяется. Кривая «Выполненные» увеличивается после того, как задача считается сделанной.

Когда работа выполняется в срок и заказчики довольны результатом, весь график выглядит плавным. Карточки одна за одной проходит весь путь на доске до колонки «Готово». Если есть проблема, на некоторых этапах могут быть резкие скачки. Эти скачки видно мгновенно, а значит, вы можете успеть среагировать и наладить работу.

Как читать CFD

Если вы хотите глубоко погрузиться в тему изучения CFD, в нашем блоге есть подробная статья, где мы разобрали 13 проблем, которые можно увидеть на графике. Однако, если вы только начинаете свой канбан-путь, рекомендуем обратить внимание на 3 показателя:

1. Область незавершенной работы;
2. Средняя пропускная способность;
3. Среднее время цикла.

Разберем каждый показатель по порядку.

1. Область незавершенной работы

В область незавершенной работы входят задачи, которые уже взяты в работу, но еще не выполнены. Например, на графике ниже в область незавершенной работы входит серая (разработка) и зеленая (тестирование) полоса.

При грамотно настроенной коммуникации область с незавершенными задачами не будет сильно увеличиваться или даже может уменьшиться. Такое поведение графика говорит о том, что вы удовлетворяете спрос и стабильно поставляете свои продукты заказчику.

Если область незавершенной работы растет, значит, в команде есть проблема.

Например, когда в IT-команде один из сотрудников — узкое горлышко. Один тестировщик просто не успевает проверять программы от множества разработчиков. В этом случае нужно задуматься о еще одном сотруднике.

При изучении графика CFD важно смотреть не только на перепады в графике, но и учитывать изменения в условиях работы:

• увольнение сотрудников;
• болезни и отпуска членов команды;
• появление новых сотрудников.

Подобные ситуации обязательно отразятся на рабочем процессе. Но неудобства могут быть временными. В этом случае менять процесс коммуникации в команде не нужно. Достаточно просто подождать, когда работа вернется в прежнее русло.

Чтобы члены команды не перерабатывали и не копили недоделанные задачи, можно установить ограничения на количество карточек в работе (WIP-лимиты). Так, ваши сотрудники не будут брать новые задачи, пока не доделают начатые.

2. Средняя пропускная способность

Чтобы команда успевала выполнять всю запланированную работу, нужно знать, сколько задач она в среднем может сделать за определенный период. На графике CFD это тоже видно.

Выберите необходимый промежуток времени на диаграмме и посмотрите, сколько задач за это время попало в колонку «Готово». Затем проверьте количество работы, выполненное за аналогичные промежутки, и рассчитайте средний показатель. Так, вы сможете спрогнозировать, за какое время ваша команда может выполнить проект.

Рассмотрим на примере конкретного графика. Представим, что проект заказчика состоит из 15 примерно одинаковых задач. Нам нужно спрогнозировать, за какое время команда успеет выполнить проект. Посмотрим, сколько задач было выполнено за период с 16 по 29 марта (14 дней). На графике область с готовыми задачами отмечена розовым цветом. Ставим 2 точки: напротив 16 и 29 марта. Смотрим, сколько задач было выполнено в каждый из этих дней. Отнимаем количество карточек, сделанных 29 марта от количества карточек, выполненных 16 марта. У нас получается 18 - 8 = 10 задач. Столько заданий сотрудники успели выполнить за 14 дней. Значит, для выполнения 15 задач при тех же условиях понадобится 2,5 недели.

Обратите внимание! Чтобы точно рассчитать пропускную способность команды, нужно проанализировать несколько временных промежутков и вычислить среднее количество выполненных задач.

В Kaiten есть отдельный график для изучения пропускной способности. Как им пользоваться, вы можете узнать в нашей базе знаний.

3. Среднее время цикла

Время цикла (Lead Time) — время, за которое рабочая задача проходит жизненный цикл: от начала работы до ее поставки.

При использовании канбан-метода цель команды — сократить время цикла без ущерба для качества продукции. Чем быстрее разрабатывается продукт, тем довольнее клиент.

На накопительной диаграмме потока вы можете увидеть только приблизительное среднее время цикла. Для более точных данных нужно анализировать несколько промежутков времени и выявлять среднее значение.

Чтобы измерить среднее время цикла:

1. На кривой первого этапа работы над задачей возьмите любую точку.
2. Проведите горизонтальную линию, пока она не пересечется с графой «Готово».
3. Теперь вы можете увидеть, сколько дней задача была в работе.

Если область «Готово» плоская, значит, задачи не выполняются, то есть команда не справляется с работой.

В Kaiten есть специальный график для отслеживания времени цикла. Он даст вам более подробную информацию о выполнении каждой задачи.

Постоянно совершенствуйте ваши рабочие процессы

Задача метода Kanban — оптимизировать время выполнения проекта и не дать незавершенным задачам застрять. Чтобы достичь идеального результата, нужно постоянно совершенствовать рабочий процесс.  

Внедряя неосознанные нововведения, вы рискуете, наоборот, усложнить жизнь сотрудникам. Поэтому при изменении рабочих процессов обязательно опирайтесь на статистические данные в Kaiten.  

Мы рассказали вам о самых простых показателях, за которыми можно следить с помощью накопительной диаграммы потока. А если вы хотите серьезнее углубиться в аналитику рабочих процессов, читайте нашу подробную статью: Что такое накопительная диаграмма потока (Cumulative Flow Diagram – CFD). Изучайте свою команду и улучшайте результаты!