Как компания по тендерному сопровождению работает в Kaiten. Кейс Unitender

Unitender — организация по тендерному сопровождению. Компания помогает клиентам участвовать в государственных и коммерческих закупках, а также закрывает потребность в банковских гарантиях и получении кредитов.

Работа устроена таким образом, что за каждым менеджером в компании закреплено несколько клиентов, которых они курируют. Например, сотрудник Даша, и у нее — ИП Иванов, ООО Ромашка, ИП Петров.

Клиент приходит в Unitender с определенным запросом, менеджер ищет подходящие закупки, согласовывает их с клиентом и дальше занимается их оформлением. Цель такого сотрудничества — чтобы компания-клиент выиграла тендер.

В паре слов это звучит просто, но на деле — это трудоемкий процесс, требующий определенного алгоритма действий, соблюдения четких сроков и установленных законом регламентов. Поэтому в организации этой деятельности так важен порядок.

Почему стали использовать Kaiten

Когда компания только развивалась, и у нее было 2-4 клиента, для организации работы хватало гугл-таблиц, но когда клиентов стало больше, работать в таком формате стало неудобно.

Сначала компания попробовала использовать бесплатную версию Trello, но быстро уперлась в лимит по количеству рабочих пространств. Для каждого клиента заводили отдельную доску, но на бесплатном тарифе доступно только 10 досок, а количество клиентов продолжало расти. А после марта 2022 года уже было невозможно ни купить подписку ни добавить новых пользователей.

Тогда Даниил, владелец компании, обратил внимание на Kaiten, и начал переводить компании в новый сервис. Во-первых, потому что Kaiten — это российская компания. Во-вторых, потому что не было ограничения ни по количеству пользователей, ни по количеству пространств даже на бесплатном тарифе.

«Визуально и функционально Kaiten мне нравится намного больше чем Trello. Плюс, это российское ПО, что важно в период неопределенности».
Даниил Чувилин — предприниматель, владелец компании Unitender

Привели в порядок процессы внутри компании

Чтобы понимать, сколько клиентов сейчас есть у компании, в каком статусе они находятся и кто за них отвечает, Даниил создал единое пространство всей компании — Unitender. К нему имеют доступ только владелец и управляющий директор компании.

На доске «Сопровождаемые компании» фиксируются все клиенты:

• Каждая колонка содержит проекты определенного менеджера. Это позволяет быстро оценить их нагрузку и не путаться, кто за что отвечает.
• Дополнительно есть колонка с перспективными компаниями — там лежат карточки клиентов, с которыми компания скоро начнет работать, но пока еще нет конкретного привязанного менеджера.
• Также есть колонка «Архив» — в ней находятся карточки клиентов, с которыми Unitender работали раньше, но на данный момент не сотрудничают.

На этом же пространстве команда фиксирует задачи, которые касаются развития компании в целом, например, запуск рекламы, работа с сайтом или найм сотрудников. Чтобы разделись срочные и обычные задачи такого типа, здесь есть соответствующие доски «Задачи - срочные» и «Задачи - не срочные».

Строим работу с клиентами внутри Кайтен

Всех своих клиентов Unitender приглашают в Kaiten. Для каждой компании создается отдельное пространство. Для удобства они называются по определенному регламенту — наименование организации и ИНН. Это упрощает поиск.

Генеральный директор имеет админский доступ ко всем пространствам, управляющий директор и менеджеры, которые курируют клиента — доступ редактора, а клиентам открыт только доступ комментатора, чтобы они могли просматривать карточки и общаться по задачам внутри них.

«Раньше в Trello, добавляешь клиента, а он в дороге случайно что-то перенес или переименовал, а ты потом сидишь и голову ломаешь. В Kaiten можно ограничить его права, и он сможет только оставлять комментарии, ничего не изменяя на пространстве».
Даниил Чувилин — предприниматель, владелец компании Unitender

Каждый менеджер имеет доступ только к пространствам своих клиентов, что позволяет сохранить конфиденциальность данных, которая так важна в сфере госзакупок.

Большинство клиентских пространств имеет стандартный вид. Колонки доски отражают регламентированные этапы работы над закупкой:

• Рассмотрение сделки;
• Подготовка;
• Заявка подана, ожидание торгов;
• Заключение договора;
• И две колонки для готовых задач — «Выиграно» или «Проиграно».

Когда менеджер находит потенциально интересную для клиента заявку, он создает карточку в колонке «Рассмотрение» и заполняет необходимые данные. Затем представитель компании-клиента решает, готова ли компания участвовать в этих торгах. Если да, то карточка двигается дальше — происходит подготовка к торгам.

На этом этапе менеджер добавляет в карточку всю необходимую информацию по закупке. Для этого используются специальные пользовательские поля: заказчик, ФЗ, ЭТП, ссылка, реквизиты договора, начальная максимальная цена, дата проведения торгов (если они есть), и срок закупки.

С помощью пользовательских полей важная информация подается в удобном и регламентированном формате, не приходится заново открывать контракт и другую документацию, чтобы быстро найти нужные данные.

Здесь же в карточках закупок менеджеры могут общаться с клиентами — запрашивать необходимую информацию или документы. Это гораздо удобнее, чем переписка в чате. Во-первых, потому что у одного клиента может быть одновременно несколько открытых сделок, и в чате легко запутаться, по какой именно сделке был вопрос. Во-вторых, так удобнее хранить информацию — все данные из чата автоматически привязываются к нужной карточке.

Для некоторых клиентов Unitender меняет шаблонный вид доски, и добавляет дополнительные колонки. Например, для одного клиента было важно разделить заявки по строительно-монтажным работам и по окнам. Поэтому на его доске создали две отдельные колонки-очереди. Таким образом представители клиента, отвечающие за конкретную структуру, видят только актуальные для них заявки.

«У всех клиентов есть свои нюансы, и мы достаточно гибкие, чтобы под них подстроиться. А в Kaiten легко адаптировать пространства под запросы клиентов».
Даниил Чувилин — предприниматель, владелец компании Unitender

Дополнительный контроль соблюдения регламентов

На пространствах некоторых клиентов для более четкого контроля сделок используются шаблонные чек-листы. При передвижении карточки закупки на новый этап в ней автоматически появляются контрольные списки для проверки регламентированных действий.

Таким образом шанс, что кто-то забудет оплатить пошлину, подготовить договор или прислать закрывающие документы, практически равен нулю.

Разовые проекты и задачи не лежат в голове

Кроме постоянных клиентов, компания также работает с разовыми проектами по торгам, реализации государственного и коммерческого имущества, покупке имущества банкротов или формированию документов. Для каждого такого заказа нет смысла создавать отдельные пространства, но все же нужно фиксировать эти задачи, а не держать их в голове.

Для этого есть пространство «Разовые проекты» с двумя досками — «Торги» и «Не торги», где ведется работа задачами таких клиентов.

Как сотрудники и клиенты отнеслись к переходу на Kaiten

Давним клиентам, с которыми изначально работа велась в гугл-таблицах, переход дался довольно тяжело. Они не понимали, зачем осваивать новый сервис, если можно работать по старинке. Но когда освоились и получили прозрачный процесс коммуникации, то возражения пропали сами собой. Главное — преодолеть первый барьер, связанный с неприятием нового.

«Приходится приезжать, объяснять, и даже самому настраивать Kaiten. Так как на многих предприятиях нет подобных систем менеджмента. Но практика показывает, что потом все говорят, что это круто. Неделя-две и даже самые тяжелые клиенты начинают понимать удобство Kaiten».
Даниил Чувилин — предприниматель, владелец компании Unitender

Что касается сотрудников Unitender, для них Даниил разработал подробную инструкцию по работе в kaiten — это правила, по которым создаются карточки, передвигаются по этапам, как их правильно заполнять и т.д.

«Сотрудники удивлены тем, какие у нас прозрачные взаимоотношения друг с другом и с клиентами».
Даниил Чувилин — предприниматель, владелец компании Unitender

«Чтобы закрыть мою базовую потребность для управления бизнесом, даже в бесплатной версии Kaiten есть все и даже больше».
Даниил Чувилин — предприниматель, владелец компании Unitender