Кейс авиационной инжиниринговой компании: от сводных таблиц к прозрачным процессам в Kaiten за 1,5 месяца

Многие считают, что Канбан эффективен только в цифровой сфере, однако наш опыт опровергает этот стереотип. Методика отлично подходит для промышленных предприятий. Мы взяли интервью у технического директора компании тяжелого машиностроения, использующего Kaiten. Он подробно рассказал, почему система стала незаменимой в их работе и как она помогает в управлении проектами.

Здравствуйте! Меня зовут Василий Пыжьянов, я технический директор в компании «Авиационный Консалтинг-ТЕХНО». Мы производим сложное машиностроительное оборудование, включая специальные станки с числовым программным управлением для монтажа авиационных агрегатов. Каждый наш проект — это многолетняя работа, требующая точного учета затрат и времени. Раньше использование таблиц не обеспечивало нам полного контроля и понимания внутренних процессов. Поэтому мы приняли решение внедрить современные управленческие инструменты. Поделюсь, почему выбор пал на Kaiten и как Канбан-методика оказывает поддержку в нашей работе.

Преобразование процессов учета в нашей компании

В нашем коллективе трудятся около 80 человек, разделенных по различным направлениям: от конструкции и технологий до IT и административных служб, включая бухгалтерию и экономический отдел.

Прошлые методы работы

Ранее каждый из наших специалистов вручную заполнял таблицы трудозатрат, указывая отработанные часы, запланированные задачи, командировки и сверхурочные работы. Мы собирали эти данные по отдельным подразделениям, а затем я компилировал их в обширный сводный отчет в базе данных Access. Такая подготовка отчетности занимала почти весь рабочий день, а проводили мы её каждые две недели.

Когда в компании одновременно велись несколько масштабных и длительных проектов, система справлялась, хотя и не без недостатков:

• в отчетах часто возникали ошибки, которые мы неоднократно исправляли, что отнимало дополнительное время;
• отсутствовала эффективная визуализация данных, данные быстро устаревали;
• часто информацию приходилось уточнять устно, так как актуальные данные требовалось выяснять из специфических отчетов.

Изменения в августе–сентябре 2023 года

Количество проектов неожиданно увеличилось: с одного–двух крупных заказов мы перешли к семи значимым проектам на различных стадиях. Для каждого из них был выделен отдельный бюджет. Если проекты краткосрочные, учет расходов минимален. Но в долгосрочных требуется постоянно отслеживать трудозатраты, закупки и изменения в стоимости материалов.

Внедрение новой системы

Мы осознали, что необходимо использовать новую систему, которая бы помогла адекватно оценивать работу над проектами в целом и в рамках отдельных задач. Вдобавок к трудозатратам мы начали учитывать прямые затраты, например стоимость оборудования. Покупка комплектующих, изготовление по чертежам и продажа готовой продукции требуют точного контроля затрат. Это сложно организовать, если закупки осуществляются не единовременно.

Поиск подходящего инструмента занял около двух недель, и идеальное решение мы нашли в системе Kaiten, которая полностью закрыла наши потребности в учете и помогла оптимизировать бизнес-процессы.

Успешное внедрение системы Kaiten

В процессе интеграции Kaiten в нашу работу значительных трудностей не возникло благодаря четкой предварительной ориентации на ключевые аспекты.

Система должна быть интуитивно понятной и простой. Именно так Kaiten и функционирует: создание задачи сводится к перетаскиванию карточек из одного столбика в другой. Я лично, вооружившись ноутбуком, обходил всех сотрудников, помогая освоить полезные функции. Я также подготовил несколько иллюстрированных инструкций, в которых детально описал каждый шаг работы в системе, чтобы упростить ориентацию по интерфейсу.

Нашлись единомышленники среди экономистов и бухгалтерии, которые отметили удобство Kaiten в своей работе, ведь доступ к информации стал быстрее и проще без лишних таблиц. Я старался сделать процесс максимально удобным в рамках системы.

Интеграция, по моему мнению, прошла успешно: персонал быстро адаптировался и не испытывает затруднений при работе в системе.

Замеченные нами преимущества Kaiten:

• Быстрое включение в рабочий процесс. Полный переход на Kaiten занял примерно четыре недели — от изучения системы до ее полноценного использования. Изначально я предполагал, что для перехода на новый продукт потребуется собрать проектную группу, и даже сформировал её из четырех человек. Однако вскоре выяснилось, что каждый специалист может справиться самостоятельно.
• Двухнедельный перенос данных. Спустя две недели тестирования мы полностью отказались от старой системы, перейдя к работе в Kaiten.
• Постепенное добавление функционала. Например, интеграция модуля закупок произошла спустя месяц после начала использования основного функционала системы.
• Отсутствие необходимости привлечения сторонних специалистов. Если желаешь качественно реализовать проект, делай это сам. Мы бы не справились так быстро, если бы отдали внедрение системы на аутсорс. Основные преимущества Kaiten — это простота и легкость внедрения. Нам не приходится тратить время на обсуждение мелочей, и мы экономим на взаимодействии между разработчиком и заказчиком.
• Гибкость системы. Kaiten позволяет настроить рабочее пространство согласно нашим нуждам. Начиная с расписания проектов и стоимости, мы постепенно расширили учет до трудоемкости, командировок, заказов и технических документаций, получив больше, чем ожидали, благодаря гибкости системы. Для командировок, например, была создана отдельная доска с индивидуальными настройками.

• SaaS. Мы избежали затрат на развертывание и масштабирование: не пришлось покупать оборудование или нанимать специалистов для настройки — всё предоставила система Kaiten. Это освободило наши ресурсы для более важных задач.

Оптимизация процессов предприятия с использованием Kaiten

Закупки

Теперь в Kaiten можно вносить как планируемые, так и реальные затраты, благодаря чему мы централизованно управляем всеми закупочными операциями через эту систему. В качестве проект-менеджера мне удобно просматривать все закупки на уровне отдельного проекта. В расписании проекта, состоящем из 20–30 пунктов, я вижу актуальное положение дел: этапы закупок, запросы на счета и детали приобретений. Вся эта информация доступна на диаграмме Ганта.

На начальном этапе проекта мы устанавливаем параметры, которые Kaiten автоматически интегрирует в общий отчет. Особенно удобно, что система дает возможность оценить общий статус проекта: она подсчитывает прогресс по закрытым задачам, и у нас отпадает необходимость просматривать каждую из них

Визуализация

У нас разработаны два типа рабочих пространств: одно для управления проектами, другое для отдельных подразделений. В пространствах подразделений четко видно, кто и чем занят: кто находится в отпуске, кто в командировке или на больничном.

Работа в пространстве подразделения всегда связана с конкретной задачей проекта. Даже мелкие внутренние задачи, такие как покупка оборудования для офиса или оформление корпоративных документов, организованы в рамках специфических проектов.

Очень практично, когда можно наблюдать деятельность подразделений непосредственно из общего проектного пространства. Мы открываем проект — и видим всю структуру задач. Мы ограничили возможность создания новых задач пользователями: теперь достаточно выбрать основную задачу и система автоматически сгенерирует связанные подзадачи.

Для задач верхнего уровня прописываются все ключевые параметры проекта: оценка времени в часах, стоимость в рублях, сроки выполнения. Эти данные мы координируем с условиями договоров.

Доступ к проектному пространству имеют только руководители проектов, причем каждый из них видит исключительно те работы, к которым он привлечен. Так как речь идет о финансовой информации, доступ к ней строго регламентирован.

У обычных сотрудников также имеются собственные доски, стандартизированные по всем подразделениям: спринт и бэклог. Эти элементы интерфейса интуитивно понятны: задачи можно перетаскивать мышью из одного статуса в другой. В системе предусмотрена автоматизация: при перемещении задачи из бэклога в спринт автоматически создается подзадача, копируя все атрибуты. Система позволяет создавать несколько подзадач одновременно, сохраняя иерархию.

Для каждого руководителя подразделения доступен обзор текущей деятельности сотрудников через доски Канбан. В левой части доски (МЭС.Backlog) отображаются задачи, направленные в подразделение от руководителей проектов, а в правой части (МЭС.Sprint) — задачи, которые находятся в процессе выполнения или уже завершены.

Управление временем через Kaiten

Мы строго контролируем трудоемкость: каждый сотрудник обязан учесть рабочее время (166 часов) в специальной карточке. Это особенно важно, поскольку в нашей системе учет идет по проектам. Недозаполнение даже на полчаса приведет к тому, что вам позвонят и попросят корректировки.

Kaiten автоматизирует процесс ввода трудоемкости, облегчая правильное распределение времени по проектам и задачам. Отпуска, больничные и командировки также должны быть аккуратно распределены по соответствующим карточкам для точного учета времени.

В результате в нашей системе накапливается вся необходимая статистика: по каждому проекту доступна информация о затраченных ресурсах и финансах. Все данные сосредоточены в одном месте, что избавляет нас от необходимости собирать многочисленные таблицы и отвлекать бухгалтерию для расчетов.

Основные выгоды от внедрения Kaiten

Главное достижение после внедрения Kaiten — значительная экономия времени. Теперь система освобождает для меня как минимум два рабочих дня каждый месяц, так как мне больше не требуется вручную объединять все отчеты. Ранее без моего участия процесс стагнировал, теперь же множество операций система выполняет автоматически.

Кроме того, переход на Kaiten улучшил визуализацию рабочих процессов. Теперь и я, и руководители подразделений можем мгновенно оценить текущий этап развития проекта и занятость сотрудников. Это исключает необходимость ожидания отчетов или привлечения специалистов для получения информации о ходе выполнения задач.