Регистрация
6 min read

Из IT в строительство: как сотрудники проектного института организовали работу по Канбан-методу в Kaiten

Применение Канбан-метода в компании по проектированию и строительству промышленных объектов

Кейс, личный опыт, строительная компания, как визуализировать процесс, таск-трекер, Kaite
Содержание
Показать, как работает Kaiten?
Запишитесь на короткую демо‑встречу. Покажем на примере вашей команды, ответим на вопросы.
  • Дано
    Компания, которая занимается проектированием и производством промышленных объектов. Опытный менеджер из IT-индустрии. Инструменты Канбан-метода и система управления проектами Kaiten.
  • Задача
    Наладить рабочие процессы в проектном институте и сделать работу инженеров прозрачной и управляемой.
  • Вопрос
    Получится ли использовать опыт проектного управления IT-командами и организовать работу инженеров по Канбан-методу?

Мы пообщались с Людмилой, заместителем руководителя отдела комплексного проектирования строительной компании. Она поделилась своим опытом внедрения Канбан-инструментов в промышленной сфере.

Компания занимается проектированием и строительством крупных промышленных объектов. Людмила присоединилась к компании, чтобы наладить рабочие процессы проектного института, в котором работает около 100 проектировщиков. Раньше она управляла проектами в IT-сфере, и решила перенести имеющийся опыт работы с канбан-инструментами на эти команды.

Впервые кейс был опубликован на VC

От классических методов управления к Канбану

Институт работает с большим количеством долгосрочных проектов, которые могут длиться месяцами и годами.

Компания очень динамично развивается, одновременно возникает много задач с высоким приоритетом, классический подход проектных институтов без использования современных методов управления проектами давал сбои.

  • Во-первых, он не давал прозрачности процессов и понимания прогресса по достижению целей проекта в любой момент времени, а это необходимо там, где есть сложные проекты с огромным количеством зависимостей.
  • Во-вторых, требовалось постоянное вовлечение высшего руководства — им приходилось регулярно отвечать на вопросы вроде «что важно делать сегодня?».
  • В-третьих, не формировалось твердой проектной команды, которая владеет всей нужной информацией и нацелена на достижение результата. Вместо этого каждый сотрудник просто выполнял свои точечные задачи.
Был запрос сделать процессы понятнее, предсказуемее, управляемее.

Первое, с чего решили начать, — визуализировать текущие процессы. Чтобы были видны все проекты, связи между целями и задачами и взаимозависимости.

Удобный способ для этого — канбан-доска. Поскольку до этого у Людмилы уже был опыт работы с канбан-сервисом Kaiten, в компании решили попробовать этот инструмент.

На данном этапе, в компании перенесли в Kaiten все проекты, которые находятся в активной фазе, и менеджерские задачи, а также создали пространство для стратегического планирования.

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.
Попробовать бесплатно

Единое пространство для управления портфелем проектов

Для управления большим и неповоротливым, казалось бы, портфелем проектов создали пространство в Kaiten. Каждый проект заведен в виде отдельной карточки на канбан-доске, которая отображает все стадии работы над ними: пресейл, подписание договора, в процессе и завершение проектов.

Это позволяет визуализировать, сколько проектов находится в активной фазе, видеть их продолжительность и прогресс по ним.

Доска для управления проектами
Доска для управления портфелем проектов. Колонки отображают стадии работы. А каждая карточка — это отдельный крупный проект

Для планирования ресурсов команды сильно помогло представление в формате Timeline, на котором все проекты отображены на временной шкале.

Проекты длятся по 6-9-24 месяца, и динамика передвижения из одной фазы в другую небольшая, но руководителю очень важно понимать, сколько проектов будет находиться в работе единовременно.

Такой формат обзора позволяет увидеть, что будет происходить с институтом в масштабе одного или нескольких месяцев, и распределять ресурсы команды.

Отображение пространства Таймлайн
Проекты отображаются на временной шкале, что позволяет быстро оценить, в какие периоды потребуются максимальные ресурсы команды

Канбан-доски для управления проектами

Для работы с каждым проектом внутри портфеля создали отдельные пространства по определенному шаблону. Они представляют собой подробную Канбан-доску, которая отражает в своих колонках жизненный цикл задач по проектам.

Пример шаблонной доски проекта. Без детализации

Когда определяется состав проекта, крупные задачи из него декомпозируются и переносятся в «Бэклог» в формате карточек. Таким образом команда видит наглядное отображение всего состава проекта.

Главный инженер проекта проводит приоритизацию и планирует задачи на ближайшую перспективу, отправляя их в колонку «Очередь».

Благодаря этому, проектировщики понимают, что нужно сделать в текущий момент. Они самостоятельно берут из «Очереди» задачи, соответствующие их специализации, и переносят карточки на этап «В работе».

На этом этапе в зависимости от типа задач, к ним автоматически прикрепляются шаблонные чек-листы. Например, к задачам по проектированию прилагается чек-лист с напоминанием о проверке со смежными отделами. А к задачам по проектированию БИМ-моделей или по доработкам прикрепляются другие чек-листы.

Шаблонные чек-листы в карточках Кайтен
Шаблонные чек-листы создаются для каждого типа задач. Списки подзадач автоматически появляются в карточках при перемещении на соответствующий этап

Когда проектирование завершено, задача отправляется на проверку к главному специалисту. Он проверяет чертеж, проект, оформление сертификации. Его колонка разбита на 4 подэтапа: «в очереди на проверку», «проверяется», «требуются правки» и «принято».

Доска с этапами проекта
Колонка «Проверка главного специалиста» делится на 4 подэтапа, что позволяет более детально визуализировать процесс работы

Когда главный специалист согласовал задачу, она переходит в колонку «Нормоконтроль» — это отдельный процесс, который отвечает за нормы оформления чертежей, чтобы они соответствовали всем ГОСТам.

И только когда все проверки пройдены, главный инженер проекта отправляет готовую задачу заказчику. Если заказчик хочет дать замечания, сотрудник блокирует карточку и создает карточку-блокер «В работе», чтобы устранить замечания. Либо перемещает в «Готово».

Блокировки задач в Кайтен
В Kaiten можно отметить визуальным сигналом заблокированные задачи и связать их с карточками-блокерами, которые необходимо выполнить для снятия блокировки
Обычно перед проверкой заказчика скапливается очередь задач. В отличие от IT, где отдельная функция сразу передается пользователю, в проектировании мы, как правило, предоставляем клиенту более крупный и репрезентативный объем проекта. Поэтому главный инженер проекта дожидается выполнения нескольких задач и только потом отгружает их заказчику единым блоком.

Классы обслуживания

Часто объекты, которые проектирует институт, строятся в труднодоступных районах. На закупку материалов, доставку ресурсов и оборудования сильно влияет сезонность. Поэтому очень важно грамотное планирование ресурсов и распределение приоритетов.

Например, если мы не успеем спроектировать какую-то часть объекта до окончания судоходного периода, это может спровоцировать срыв сроков или сильное удорожание доставки материалов и оборудования.

Чтобы все участники проекта видели наиболее значимые задачи и брались за их выполнение в первую очередь, канбан-доску делят на дорожки по приоритетам:

  • в «Обычный приоритет» попадают все задачи, которые не влияют на закупки или ход строительства.
  • а задачи, которые касаются оперативного решения проблем на строительных площадках, находятся в дорожке «Срочно» и помечаются специальными сигналами — сроками, метками и т.д.
Разделение досок на дорожки
Две дорожки на доске проектов для отображения разных приоритетов задач
Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно
вкусвилл СБЕР
додо пицца Альфа-Банк
МегаФон самолет
Эксмо Сколково
Попробовать

Адаптация команды к новому подходу

Несмотря на то, что для проектного института такая организация работы нетипична, участники команды в основном хорошо приняли изменения.

Топ-менеджмент дает положительные или хотя бы нейтральный комментарии. А сами проектировщики, за которых я больше всего переживала, на удивление быстро разобрались в новом инструменте. Надо отдать должное, Kaiten хорошо поработал над пользовательским опытом — почти все интуитивно понятно. Особенно, если хотя бы немного ознакомишься с канбан-методом и поймешь, какая цель у такой визуализации.

Конечно, как и в любой большой команде, не обошлось без сопротивления. Дело даже не в Kaiten, а в сложности внедрения новых инструментов и методов в те области, в которых сложились надежные классические подходы в целом. Вопросы были, но они постепенно снимаются.

Сейчас команда учится:

  • проводить быстрые статусные встречи, глядя на доску;
  • вовремя передвигать карточки;
  • регулярно актуализировать графики и планировать ресурсы при помощи модуля Ресурсного планирования: это крайне полезная для нас функция для составления наглядного графика занятости проектировщиков на проектах.

Промежуточные итоги спустя 2 месяца

Мы только встали на путь регулирования и формализации. Но уже сейчас от отсутствия прозрачности мы пришли нормальному представлению ситуации по проектам в любой момент времени.

В совокупности с канбан-методом, ресурсным планированием и регулярными статусными встречами это дает хороший результат. Мы с командой находимся в одном контексте. Это критически важно, когда в проектах очень много взаимосвязей и зависимостей.

Думаю, что опыт применения канбан-практик вне IT можно считать успешным и продолжать развиваться в эту сторону. В перспективе хотим уделять больше внимания проектным метрикам, чтобы наш процесс был ровным и предсказуемым.

Kaiten упрощает управление компанией — вся работа видна на одном экране
Попробуйте сами или приходите на демо — покажем на примере вашей команды и ответим на вопросы.
Попробовать Kaiten

Заявка на демонстрацию Kaiten

В формате видео‑звонка покажем возможности системы, ответим на вопросы и расскажем, как настроить под ваши бизнес-процессы.
Когда вам удобно будет ответить
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.

Заказать звонок

Когда вам удобно будет ответить
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.

Скачайте презентацию

Расскажите о своей компании, и мы отправим вам подходящую презентацию возможностей Kaiten.
Сфера деятельности
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.