9 min read

Как в REG.ru избавились от хаоса во входящих задачах с помощью Канбан-метода в Kaiten

Как в крупной IT-компании сократить срок выполнения входящих задач в разработке, наладить прогнозируемые процессы и давать бизнесу желаемый результат с помощью канбан-метода и инструментов Kaiten. Рассказывает Андрей Сидоренко, главный специалист по процессному управлению REG.ru

входящий поток задач, канбан, kanban, reg.ru, kaiten, кайтен, кейс
Содержание
  • Проблема
    Ежемесячно в разработку поступает около 250 задач от от внутренних и внешних заказчиков. Все они свалены в кучу — нет понятных приоритетов, профильные команды разработки заняты разбором инцидентов и нет общих прозрачных подходов к их разбору.
  • Задача
    Освободить профильные команды разработки от нагрузки, выработать общие стандарты обработки инцидентов и в первую очередь решать наиболее важные для бизнеса задачи. А также сократить время ожидания решения инцидентов конечными клиентами.
  • Решение
    Наладили процесс фильтрации и приоритизации входящих задач, применили практики канбан-метода, ввели классы обслуживания, ввели WIP-лимиты, значительно сократили блокировки задач на входе, провели анализ дальнейших блокировок.
  • Результат
    Сократили срок решения большинства инцидентов с 12 до 7 дней. Разгрузили команду разработки и стали выполнять действительно значимые для бизнеса задачи.
  • Автор кейса
    Андрей Сидоренко, главный специалист по процессному управлению REG.ru, канбан-тренер и консультант в компании Neogenda
REG.ru — лидер на рынке доменных имен в России. Предоставляет более 3 300 000 доменов. Каждый второй домен в России регистрируется в REG.RU, общее количество клиентов насчитывает более 2.2 млн. В штате — более 700 человек.

REG.ru — одна из крупнейшиз IT-компаний на рынке доменных имен в России

REG.ru регистрирует доменные имена, предоставляет услуги хостинга и другие цифровые услуги. Каждый второй домен в России регистрируется в REG.RU.

В штате — более 700 человек. Это команды разработки, поддержки, HR-ов, бухгалтерии и т.д.

Есть кросс-функциональные команды, которые сами являются центром всех компетенций и могут реализовывать свой продукт самостоятельно, периодически нуждаясь в каких то сервисных функциях back-а.

Есть и команды, которые последовательно взаимодействуют друг за другом в плане задач. Условно, бэкэнд что то разработал, передает во фронтенд, дальше — тестирование.

В общем присутствует весь набор взаимодействий: и последовательный, и параллельный, и самостоятельный, и поддерживающий.

Сейчас практически 100% сотрудников работает в Кайтен. Не только разработка, но и бухгалтерия, и HR, и остальные.

Типичная проблема: задачи от заказчиков поступают хаотично, не понятно кто, каким образом и когда будет их выполнять

У нас в компании была проблема, типичная для большинства крупных IT-компаний: в разработку поступало большое количество запросов и они неконтролируемо распределялись по всей компании, с нечеткими правилам и непонятными сроками. От этого возникал хаос — было непонятно кто, как и когда должен реализовывать эти задачи.

В итоге команды разработки были перегружены и заняты разбором инцидентов. Из-за не налаженной системы приоритетов часто решались мелкие и незначительные задачи вместо важных и стоящих для бизнеса.

Нам было важно организовать входящий поток задач и сделать его более предсказуемым.

Расскажу, как мы пошагово реализовали эту задачу с помощью канбан-метода в Кайтен.

Шаг 1. С нуля создали процесс обработки входящих задач, состоящий из двух разных флоу

Мы создали сервис, который принимает в себя все входящие инциденты, поступающие от клиентов через службу техподдержки. Этот сервис сортирует все инциденты, и распределяет их по ответственным.

А дальше команда разработки, которая находится внутри этого сервиса, исправляет или осуществляет доработки и решает каким-то образом боли клиента по большей части этого потока.

процесс обработки входящих задач

Мы создавали такой процесс с нуля, раньше его вообще не существовало.

В Кайтене мы реализовали два флоу:

  • Первый флоу отсортировывал задачи и доводил до конкретной разработки с нужным функционалом;
  • Второй флоу — непосредственно команда разработки, которая должна стабильно и прогнозируемо эти задачи реализовывать.

То есть заходит задача — пока еще неизвестно что это такое, для кого, какого приоритета, какой у нее срок и надо ли вообще ее делать или не надо. На первом потоке менеджер по специальной матрице в ручном режиме сортирует задачи и дает ответы на все эти вопросы. Присваивает задаче определенные метки в Кайтене.

метки в Kaiten
Каждой задаче присвоены свои метки, обозначенные разными цветами

Дальше есть четыре варианта того, что происходит с задачей:

  • Она либо решается прямо на этом этапе, не доходя до разработки;
  • либо отправляется в утиль, потому что не нужна;
  • либо отправляется на второй флоу к конкретным разработчикам;
  • либо отправляется к другому исполнителю внутри компании, уже отсортированная и подготовленная.

Шаг 2. Создали флоу, который предотвращает ожидания, задержки и блокировки, еще до этапа вхождения во второй деливери флоу

Совместно с менеджером, который будет работать на этом флоу, мы спроектировали процесс, который на первом этапе казался наиболее подходящим.

Мы выделили определенные этапы, приоритеты, Definitions of Done — критерии готовности к взятию. И собрали такой флоу, в который просто грузили все поступающие задачи.

Заявки начали скопом падать в одно место. Но оказалось, что к каким-то из них нужно особое отношение. Мы об этом не могли узнать, потому что заказчики просто складывали все в бэклог.

Поэтому мы дополнительно разделили этот флоу на 2 дорожки: «Срочно» и «Не срочно», чтобы было понятно, какие задачи из всего потока следует рассматривать в первую очередь. Мы сказали заказчикам: «Что считаете более срочным — кладите на определенную дорожку».

Казалось бы, простой инструмент и довольно субъективный, но путем эксперимента мы поняли, что он работает — сотрудники поддержки на уровне ощущений понимают, насколько задача срочная, и не засовывают туда все подряд.

Первый флоу для сортировки входящих задач

На этом этапе важно размечать задачи и смотреть аналитику

Кроме самой доски Кайтена, мы пользовались метками типизации и сбором статистики. Благодаря этому мы могли проанализировать, как нам можно предотвратить поступление ненужных, лишних задач в систему.

Смотрели показатель «Пропускная способность» — сколько задач пришло в бэклог и сколько реально дошло до «Готово к разработке».

График пропускной способности
График пропускной способности

Оказалось, что около 80% задач отсеивалось по пути к «Готово к разработке»: либо отправлялось в другие команды, либо отменялось как ненужное.

предотвращать ожидания, задержки и блокировки, еще до вхождения во деливери

Задача первого флоу была в том, чтобы предотвращать ожидания, задержки и блокировки, еще до этапа вхождения во второй деливери флоу. И у нас это получилось.

Простой инструмент для управления процессами и командами по канбан-методу

Попробуте бесплатно

Шаг 3. На втором флоу ввели канбан-систему из 4-х классов обслуживания

Второй флоу — это уже конкретный деливери.

  • Сначала мы просто визуализировали в Кайтене обычный рабочий флоу, который соответствовал этапам — в работе, ревью, выкатка и т.д.
  • Затем настроили входную колонку плана с лимитами и классы обслуживания — более высокий и более низкий. Классы зависели от характера проблемы. Если инцидент единичный, то у него более низкий приоритет, чем у проблемы, с которой сталкиваются 100% пользователей.

В итоге у нас получилась система из четырех классов обслуживания: где у нас сверху urgent – самый срочный, класс с высоким приоритетом, класс пониже, и класс нематериальное.

Доска второго флоу, разделенная на 4 строки по приоритетам задач
Доска второго флоу, разделенная на 4 строки по приоритетам задач

Шаг 4. Ограничили количество одновременно выполняемых задач по каждому классу обслуживания — ввели WIP-лимиты

На этом этапе мы мы настроили capacity allocation — распределение емкости при помощи WIP-лимитов. Причем не только в столбцах, но и по горизонтали.

Лимит доски по горизонтали позволил наладить вытягивающую систему, которая сама подсказывала разработчикам, на какую дорожку можно вытягивать задачи в случае освобождения.

WIP-лимиты, выставленные по колонкам и строкам
WIP-лимиты, выставленные по колонкам и строкам

В Кайтен можно снять данные по Control chart (контрольная диаграмма) и по Спектральной диаграмме и показать команде, где у тебя слабая предсказуемость. Если с субъективным мнением кто-то может поспорить, то, видя конкретные данные, команда легко соглашается на эксперименты.

Распределение емкости дало нам увеличение прогнозируемости, и мы на 5 дней сократили срок работы над задачами по 85% процентилю. Это произошло примерно за 2 месяца. При условии что у нас выпуск задач по 60-80 в месяц, это очень хороший результат.
Контрольная диаграмма
Каждый кружок на графике — это карточка. По оси Y — количество дней, которое потребовалось для закрытия задач.
Спектральная диаграмма
По оси X расположены дни, по оси Y — количество карт, которое было сделано за соответствующее количество дней.

Шаг 5. Ввели сбор информации о блокировках и их анализ

Нам важно было понимать, почему появляются блокировки тех или иных задач, кластеризовать эти блокировки и свести их к минимуму.

У нас было много задач, которые блокировались сразу на входе, потому что по ним не хватало какой-то информации.

Простой пример: заходит работа в план, освобождается разработчик, берет из плана  задачу в работу и тут же ее блокирует, потому что не хватает данных, что-то не дописали, непонятно в чем проблема.

Соответственно проблема была не в разработке, а в первом флоу. Мы обсудили это с менеджером первого флоу и нашли конкретные причины, почему так происходило.

Мы внедрили новые этапы в процесс — прежде чем брать задачи в работу, еще на этапе бэклога просматривать их. Если они вызывают подозрения, что сразу будут заблокированы — возвращаем обратно на доработку. Во-первых, это сокращает время на реальную обработку задач. Во-вторых, — не раздражает исполнителей.

сократили количество заблокированных задач

В кайтене очень круто реализован сбор данных по блокировкам. Сейчас расскажу пошагово.

сбор данных по блокировкам
Пример заблокированных карточек с указанием причин блокировок

Как проводить анализ блокировок задач в Кайтене

  1. Нужно явное правило при котором ставится блокировка в Кайтене.
  2. Блокировка в Кайтене ставится через кнопку «Заблокировать» и вписывается контекст блокировки. Контекст должен вписываться в понятном для всей команды виде. Не просто «ЖДЕМ», а конкретная причина. Это очень важно.
  3. Дальше есть период времени через который нужно собрать данные по блокировкам. Например, раз в месяц. Это делается в «Отчете по блокировкам» в Кайтене.
  4. Потом нужно посмотреть, какого типа были блокировки, в каком соотношении и на каком этапе возникали. Можно это сделать в экселе по тегам, например. После этого появляется понимание, почему задачи блокируются чаще всего. И уже можно придумать решение, что с этим делать.
  5. После внесения изменений, самое важное — в следующий месяц  снова собрать данные конкретно по этому кластеру блокировок, и понять — работают ли изменения или нет.
Отчет по блокировкам в Kaiten
Отчет по блокировкам в Kaiten

Я очень рекомендую проводить такую работу. В Кайтене удобно собирать отчеты по блокировкам, это очень крутой инструмент для сокращения лид-тайма.

Поделитесь своим опытом работы в Kaiten
Если хотите рассказать о своем кейсе, управленческом опыте или стать соавтором статьи, напишите нашему редактору d.lebedeva@kaiten.io

Результат: сократили срок решения входящих задач на 5 дней

Когда мы только создали команду и поработали первый квартал, мы посчитали, что у нас в среднем уходит 12 календарных дней на решения задач по 85% процентилю.

Что сделали:

  • Фильтрацию задач на входе;
  • WIP-лимиты по горизонталям доски;
  • Анализ блокировки карточек и устранение выявленных проблем.

В итоге мы сократили время решения входящих задач до 7 календарных дней. И сегодня стабильно продолжаем держаться на уровне 6-7 дней.

Сократили срок обработки входящих задач

Общие выводы: Время экономит не сам инструмент, а умение им пользоваться

С помощью внедрения канбан-метода и грамотного использования инструментов Kaiten нам удалось:

  • избавиться от 40% «мусорных» задач, попадающих в разработку;
  • на 100% сократить блокировки задач прямо на входе;
  • сократить срок обработки входящих задач с 12 до 7 дней.

Благодаря этому мы, с одной стороны, разгрузили команду разработки, а с другой — стали выполнять действительно значимые для бизнеса задачи.

Кроме того, благодаря Kaiten, мы значительно сократили время на коммуникации — теперь не нужно постоянно задавать друг другу вопросы и узнавать, что вообще происходит с проектом. Нам видна вся система целиком. А автоматическая отчетность и графики значительно экономят время менеджерского состава.

Например, если ты входишь в новую команду, обычно тебе требуется месяц, чтобы понять, как там все устроено. Если же в команде внедрен Кайтен, и все корректно настроено, то порог вхождения сильно ниже. В течение пары дней можно получить первые данные о том, что происходит, и составить предположения о проблемах.

Вот что еще очень важно отметить: Kaiten действительно экономит значительно много времени, но только если ты его настроишь, договоришься с командой и будешь использовать не только карточки и доски, а более расширенный функционал — WIP-лимиты, отчеты, метки, блокировки.

Успешные компании уже используют Kaiten. Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно.

qiwi сколково abbyy эксмо skyeng home credit додо пицца мегафон

Попробовать

Заказать звонок

Когда вам удобно будет ответить
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.

Скачайте презентацию

Расскажите о своей компании, и мы отправим вам подходящую презентацию возможностей Kaiten.
Сфера деятельности
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с условиями обработки персональных данных.