Единое пространство для контроля всех проектов: как Нефтехимическая транспортная компания работает в Kaiten

Нефтехимическая транспортная компания — экспедитор, осуществляющий грузовые железнодорожные перевозки сжиженных газов и продуктов нефтехимии. Компания обслуживает крупные производственные холдинги и занимается управлением ж/д транспорта на магистралях и площадках предприятий.

Впервые кейс был опубликован на РБК

В конце 2022 года компания начала программу цифровизации. В рамках ее реализации одной из важнейших задач является координация различных участников нескольких проектов.

Критериями для выбора инструмента реализации задачи мы определили:

• интуитивно понятный и не перегруженный интерфейс. Потому что планировали использовать сервис не только для IT-подразделений, но и для бизнес-заказчиков;
• легкое подключение всех участников и удобное управление пользователями;
• возможность переноса данных из Jira;
• модели и инструкции для адаптации пользователей в новом сервисе.

Таск-трекер Kaiten как базово соответствовал нашим критериям, так и отзывы по рынку были положительные. Важную роль сыграла возможность бесплатно протестировать продукт без ограничения по функциям и приглашенным пользователям. Мы смогли попробовать сервис и в последствии перешли на платную версию.

Как организовали работу в Kaiten

Нужно было организовать прозрачное управление проектами, над которыми работают разные команды — внутренние, внешние и смешанные. Поскольку каждый проект имеет свою специфику, то и подходы для управления различаются. Поэтому важным преимуществом сервиса стала гибкость и возможность настройки разных пространств под каждый проект.

Улучшение готового продукта по Kanban-методу

Один из проектов — это доработка системы МЦ-Слежение. В нем есть бизнес-заказчик, внешние подрядчики и внутренняя команда архитекторов. Мы создали отдельное пространство для проекта и добавили в него всех участников.

Этот проект предполагает постепенное развитие текущего продукта с определенным бэклогом задач. Работа команд выстроена по Канбан-методу, и вся визуализирована в Kaiten:

• есть очередь задач на продолжительный период;
• задачи разделены по приоритетам на дорожки;
• колонки отражают этапы работы: бэклог, очередь, проектирование, передали в разработку, передали в тестирование и приемка из тестирования.

На еженедельных встречах мы проходим по этим доскам, синхронизируемся со всеми участниками и пользователями. Перемещаем задачи по этапам или добавляем новые в бэклог.

Бизнес-планирование по Waterfall

Есть крупный проект по созданию новой системы с нуля. По нему есть договор с заказчиком с фиксированной стоимостью услуги и определенная этапность работы. Команда в целом работает по Agile, но в то же время есть четкие этапы и сроки.

Визуализировать сроки, эпики и задачи помогают не только доски, но и диаграмма Ганта.

Проект, работа по которому велась в Jira

Еще одна команда работает над проектом по созданию единой системы отчетности. Раньше все они работали в Jira — делили пул работ на классические эпики, user stories и задачи.

Чтобы выстроить привязку объектов Kaiten к этой идеологии, мы создали на пространстве три отдельные доски:

• для эпиков,
• для user stories,
• для задач.

Затем связали «сверху вниз» эти карточки друг с другом, построив иерархию с помощью системы родительских и дочерних задач. Таким образом, можно открыть карточку эпика, посмотреть, какие user stories с ним связаны и какие задачи нужно выполнить для реализации каждой истории.

Удобные мелочи

Помимо визуализации работы над проектами, есть дополнительные функции, которые делают работу в Kaiten комфортной:

• в своем дашборде я вижу все карточки с разных пространств, в которых я принимаю участие;
• внутри карточек можно оставлять комментарии с тэгом определенного сотрудника для оперативного решения вопроса. Уведомление придет ему на почту;
• еще я настроил себе ежедневные уведомления о дедлайнах — мне приходит подборка задач, по которым близится срок выполнения;
• командные встречи по проектам проходят быстрее и продуктивнее, так как можно посмотреть на доску и понять статус по задачам. Внутри каждой карточки видно ответственных и всю переписку.

Итоги за полгода работы в Kaiten

Мы переходили в новый сервис, чтобы наладить координацию разных участников рабочего процесса — штатных сотрудников, проектных команд на стороне холдинга, внешних специалистов и бизнес-заказчиков. В итоге у нас получилось создать единое пространство для обсуждения и контроля всех проектов, какими бы разными они ни были. Благодаря гибкости системы и оперативности реагирования службы поддержки, для каждого проекта мы подобрали уникальный набор шаблонов и видов рабочих пространств.