Как Канбан-метод помог химической лаборатории победить бардак с закупками

Химическая Research & Development лаборатория в государственном учреждении. Лаборатория занимается разработкой аналитических методик по заказу химических и фармацевтических компаний, работает как химико-аналитический центр для внутренних заказчиков. В команде лаборатории 11 человек.

Лаборатория ежегодно закупает сотни позиций:

• реактивы и стандартные образцы (> 100 наименований),
• растворители для хроматографии (~ 10 наименований),
• расходные материалы и запчасти для хроматографов, спектрометров, титраторов и другого научного оборудования,
• криожидкости (жидкий азот, жидкий гелий).

Чтобы инициировать закупку внутри организации, нужно подготовить пакет документов, включающий служебную записку с обоснованием и привязкой к конкретным работам, коммерческие предложения от разных поставщиков и другие документы. Это требование законодательства по закупкам для госучреждений.

Проблема

Формирование закупок на стороне лаборатории растягивалось на 3-4 месяца — это недопустимо долго. Иногда закупки терялись, то есть закупку не доводили до конца, что приводило к критической ситуации с реактивами. Не было прозрачности и предсказуемости в процессе закупок.

Сотрудники лаборатории использовали систему цифровых досок, чтобы контролировать рабочие процессы и закупки. Для каждой закупки создавалась карточка на цифровой доске, но это не помогало понять, что сейчас происходит с закупкой.

Анализ причин

В первую очередь проанализировали почему не работает текущая система:

1. Непрозрачность работы. Доска с информацией по закупкам ведется для галочки, на нее редко заходят. Глядя на доску, нельзя понять, на какой стадии закупка, ведется ли по ней работа. Карточки не поддерживаются в актуальном состоянии.
2. Неограниченный объем одновременной выполняемой работы. В работе могло одновременно находится до 25 закупок на разных стадиях. Как следствие — размывание ответственности, нет фокуса на решении возникающих проблем и завершении работы; брошенные задачи, над которыми никто не работает.

3. Устаревший инструмент для визуализации (сервис цифровых досок) не позволял показывать доски проектов и закупок на одном пространстве. В результате вся основная работа шла на доске проектов, а на доску с закупками заходили редко.

Также инструмент не позволял явно обозначить блокировку карточки. Сотрудники не могли оперативно понять, что при работе над какой-то закупкой возникла проблема и оперативно ее решить.

Решение

Вместо неработающей доски закупок была создана полноценная Канбан-система. Учитывая смену специалиста по закупкам и критическую ситуацию по некоторым позициям, технические и организационные изменения проводились одновременно и в довольно сжатые сроки.

Создать правила ведения закупок

Агент изменений спросил у ведущих специалистов, что должен делать специалист по закупкам и в каком виде специалист, инициирующий закупку, передает ее «закупщику». На основании их ответов, было составлено описание процесса закупок с распределением ролей и ответственности, согласованное с ведущими специалистами, которое попало в базу знаний лаборатории.

Перенести работу над задачами в Kaiten

Одной из причин беспорядка с закупками стали ограниченные возможности системы цифровых досок. Поэтому для построения новой системы было решено найти новый инструмент для визуализации и управления потоком работы.

Из всех решений на рынке выбрали Kaiten, потому что он позволяет размещать на одном пространстве несколько досок и имеет весь необходимый функционал для использования Канбан-метода.

Перенесли всю работу в Kaiten. Доску закупок создали в едином пространстве с рабочей проектной доской. Теперь на доску закупок не надо куда-то специально заходить, она всегда перед глазами в рабочем пространстве команды.

Дизайн Канбан-системы

После переноса всех задач, приступили к настройке системы.

Во-первых, создали шаблон чек-листа для доски закупок. Этот чек-лист добавляется в каждую карточку на доске закупок и наглядно показывает состояние закупки.

Во-вторых, ввели WIP-лимит на этапе запуска закупок. Ограничение количества незавершенной работы (WIP) фокусирует на завершении текущих задач, решении возникающих проблем, делает работу предсказуемой. За несколько итераций пришли к оптимальному значению WIP-лимита.

В отличие от старого инструмента, Kaiten позволяет явно задавать WIP-лимиты на доске:

В-третьих, команда начала явно работать с блокировками. Kaiten позволяет явно обозначать на карточке блокировки — проблемы, мешающие завершению задач.

На еженедельных встречах сотрудники в первую очередь обсуждают текущие блокировки и принимают решение о способе их устранения. Такой подход позволяет минимизировать задержки при подготовке закупки.  

Результаты

• Процесс закупок стал предсказуемым: 85% сформированных закупок запускаются за 14 дней, вместо 2-3 месяцев.
• Закупки перестали теряться и зависать.
• Проблемы с закупками быстро выявляются и решаются.

Достичь предсказуемости удалось за счет визуализации в Kaiten, ограничения объема незавершенной работы, работы с блокировками и явных правил работы.

Об авторе

Дмитрий Новиков — аккредитованный Кабан-коуч (KCP Kanban University). Помогает лабораториям и R&D центрам повышать эффективность. Имеет 15-летний опыт в химическом R&D, 6-летний опыт руководства лабораторией.

Подробнее о работе Дмитрия Новикова читайте в его блоге.

Интересные статьи