Когда таблиц уже не хватает: кейс FitStars о переходе на Kaiten
Как случайно узнать о Kaiten, переехать отделом за 2 месяца и вдохновить другие отделы
Показать, как работает Kaiten?
В небольших командах иногда используют только Google Таблицы. Но из-за их ограниченности команды могут затягивать задачи, срывать сроки и забывать о порядке в процессах. Олеся Кнутова, главред издания FitStars Медиа, рассказала, как мигрировать в Kaiten всей командой и стать намного эффективнее. Даже если не все готовы отказаться от привычных инструментов и переехать.
Почему в Google Таблицах неудобно руководить командой
FitStars — онлайн-сервис с 200+ программами различных домашних тренировок. Можно выбрать занятия для людей с разным уровнем подготовки и возможностей. Также у сервиса есть свой журнал — FitStars Медиа, в котором работает моя команда.
Большинство материалов онлайн-журнала о здоровье, поддержании формы, правильном питании без жестких диет и ограничений, а также — о любви к себе.
Я пришла в редакцию в 2022 году, когда в команде было всего 5 человек — 2 автора и 2 верстальщика, а также SEO-специалист. Для управления процессами хватало Google Таблиц: всю информацию собрали в одну таблицу с общим доступом на несколько вкладок.
Редакция росла. К концу 2024 года в команде было больше 20 человек. Расширение команды без адаптации инструментов и процессов привело к сложностям:
Стало неудобно комментировать. В таблице создали поле, в котором можно было оставить комментарии и предложения, предложить новую структуру или тезисы. Но если комментарий получался объемным, то строчка становилась слишком большой. Это заметно усложняло навигацию по таблице.
Не получалось полноценно работать с внешними файлами. Например, если во время интервью давали много фотографий или документов, то их нужно было хранить отдельно — к таблице папки не прикреплялись. Если читатели хотели опубликовать статью о себе, то они заполняли согласие, а его тоже нельзя было прикрепить в таблице файлом.
Уходило много времени на поиск. Всеми файлами, фото, видео и документами сотрудники обменивались в Telegram или загружали на облачный диск. Это усложняло процессы и делало их непрозрачными — в файлах творился хаос. Каждое фото или документ приходилось подолгу искать в переписках или папках.
Опасались блокировки Google Таблиц. Было неизвестно, будут ли Google Doc стабильно работать. Хотелось избавиться от риска потери всех работ и данных редакции.
Новый сервис: узнала о Kaiten и решила тестировать
Я вела два Telegram-канала помимо рабочих задач — один личный, про копирайтинг, и второй — с коллегой, где публиковала актуальные вакансии. При поиске контента для каналов увидела, что некоторые компании требуют опыт работы в таск-менеджерах, в том числ в Kaiten. Но о самом сервисе ничего не знала, поэтому решила изучить этот вопрос. Тогда я познакомилась с Кайтеном, проверила возможности и зарегистрировалась, чтобы все попробовать на практике самостоятельно.
Сначала собрали небольшую фокус-группу из 2 редакторов и 2 верстальщиков для теста организации процессов внутри сервиса.
Большую часть обучения я проводила сама. Также менеджер Kaiten отправляла обучающие ролики, чтобы команде было проще внедрить сервис в работу. Еще создала отдельный документ с пошаговой инструкцией по работе в системе.
У сотрудников не возникло сложностей, поэтому эксперимент длился всего 2 месяца. В ноябре фокус-группа начала тестировать сервис, а с 9 января вся команда перенесла процессы в Kaiten.
Сопротивление: не все в команде готовы меняться
Не все легко согласились переходить на новый сервис, поэтому пришлось кардинально поменять сложившиеся процессы. Пара человек хотели остаться в таблицах, пока остальные начнут интегрироваться в Kaiten.
Kaiten оказался посложнее, чем таблицы. Но он значительно эффективнее и приносит больше результата. Делить сотрудников по разным системам не имело смысла, поэтому пришлось перевести всех на работу в сервисе.
Чтобы команде было легче адаптироваться, я помогала каждому разобраться в том, что не понятно.
Так, в январе в редакции появилось еще 5 человек, которых сразу обучили работе в Kaiten. Не пришлось тратить в 2 раза больше времени, чтобы объяснить работу в таблицах, в сервисе и их связи.
Новые процессы: как сейчас работает редакция
Моя команда организовала работу в формате «одна карточка = одна статья».
В конце каждого месяца редакторы планируют контент:
- берут новые темы и создают для них карточки;
- выбирают для них авторов и согласовывают с ними детали будущей статьи;
- заполняют темы и детали в карточку задачи;
- назначают автора ответственным и указывают дату дедлайна.
Затем карточки поступают в работу авторам. Авторы готовят и прикрепляют в карточку материал, фотографии и документы для статьи. Законченную работу редактор двигает в колонку верстальщиков, которые сами распределяют задачи между собой и готовят контент к публикации.
В некоторых карточках хранят только контент и медиа, в других есть разные метки — о необходимости маркировки или другие.
Метки в Kaiten оказались удобным инструментом. С помощью тегов можно указать, что материал ждет маркировку, иллюстрации или наоборот, что задачу можно двигать дальше. Сотрудники видят все изменения и учитывают их в работе.
Как Kaiten упростил управление командой
Как команда ведет работу сейчас с помощью Kaiten:
Планируют публикации статей. В FitStars Медиа работает сразу несколько направлений, и за каждое отвечает отдельный редактор — составляет и корректирует за планом публикаций, курирует работу авторов, контролирует результаты и сроки.
Чтобы следить за графиком выпуска статей, главред использует вид «Календарь». Редакторы работают с авторами в режиме досок — так им удобнее ставить и двигать задачи между колонками.
В Kaiten можно быстро проверить, на какие темы сейчас пишут материалы, и найти те, которые могут дополнить друг друга. Это удобно — встречаются статьи, которые сложно однозначно отнести к конкретной теме, например, питания или ЗОЖ.
Команда создала метки разного цвета для каждого направления — так удобнее отслеживать задачи в календаре. Теперь можно перейти в пространство и быстро увидеть возможные отклонения от плана публикаций. Если в один день готовится к публикации 4 статьи, а в другой — ни одной, то это повод разобраться в причинах и исправить ситуацию совместно с редакторами.
Дополнение от редакции:
Также можно запрещать выполнение действий с карточками, если в них есть или нет определенных меток. Если в карточке нет одной из указанных в настройках меток, то переместить ее не получится. Например, если редактор не добавил метку «Согласовано», то карточка статьи не может оказаться в колонке «Опубликовано».
Благодаря календарю создавать и вести контент-план для публикации в соцсетях тоже стало проще:
Хранят всю информацию по задачам. Команда превратила каждую карточку в своеобразный хаб со всем нужным для работы над задачей:
- ссылки на статью и черновики в Google;
- медиа;
- документы;
- согласия;
- переписки и обсуждения задачи.
Я каждый месяц контролирую наполняемость карточек — всю ли информацию внесли авторы и редакторы. Если чего-то не хватает — отмечаю редактора в карточке и просит дополнить недостающие данные.
Создали и наполнили базу знаний. С помощью файлов и ссылок на Google Документы команда перенесла в Kaiten всю редполитику, инструкции и манифесты по работе.
Также я стараюсь поддерживать активную жизнь редакции. Поэтому регулярно приглашаю «в гости» коллег из других отделов или провожу встречи команды для обсуждения книг по копирайтингу или другим отвлеченным темам. Для каждой встречи есть запись, которую я потом добавляю в базу знаний — так каждый, кто не смог быть на онлайн-встрече, будет в курсе обсуждений.
Тимлид из отдела верстки и выпускающий email редактор вдохновились единой системой отдела и тоже создали доски по своим проектам в отдельном пространстве Kaiten.
Команда пока изучает инструменты и не во всем разобралась до конца. Например, я планирую погрузиться в разделы:
- Отчеты. Изучить, как выгружать автоотчеты из системы, чтобы не заниматься этим вручную.
- Архивация. Разобраться и решить, как хранить старые карточки, чтобы они оставались в календаре. Так главред сможет смотреть объемы выполненной работы за любой из прошедших месяцев.
Опыт редакции вдохновил другие отделы на переход в Kaiten
Постепенно параллельные отделы тоже «заразились» сервисом. Их заинтересовало удобство и функционал сервиса:
Через некоторое время другие отделы поделились положительной обратной связью — у них сервис тоже прижился, оказался удобным и функциональным.
Вся редакция FitStars Медиа работает в единой системе, где может делиться карточками, заводить пространства, совместно работать над задачами. А также — теперь работа команды не зависит от санкций.
Еще одно преимущество, которое я хочу отметить — стоимость. Все время мы пользовались бесплатным тарифом Kaiten. И даже спустя полгода активной работы этого функционала остается достаточно для работы редакции и других отделов.
Вместо итога
Текущий подход к организации работы отдела — не финальный. Мы регулярно тестируем и внедряем изменения в работу. FitStars Медиа всегда старается максимально использовать все доступные инструменты, и Kaiten не станет исключением.
Kaiten стал той необходимой системой управления проектом, которая позволила сделать процессы прозрачными, а работу над задачами — гибкой и удобной. Все данные хранятся в карточках и не теряются в переписках и файлах. Каждый сотрудник может быстро оценить нагрузку для себя и команды, увидеть новые темы или сроки по старым задачам. А кроме того — я и моя команда больше не переживаем за блокировку своих данных из-за санкций.
