Как перенести 200 проектов из Notion в Kaiten за 3 месяца и не сойти с ума
Переход на новую рабочую систему — сам по себе непростой процесс. А если нужно параллельно перенести многолетнюю историю большого креативного агентства и продолжать вести активные проекты без сбоев — задача становится по-настоящему амбициозной.
Галина Лисянская, главный администратор BAR creative agency, рассказала, как им удалось провести переезд из Notion в Kaiten — не потерять ни одного файла и выстроить процессы в новой системе заново и при этом не останавливать работу.
В Notion было привычно
Мы — BAR creative agency, креативное агентство с именем как в России, так и за ее пределами. В нашем портфолио — крупные клиенты, а в команде — профессионалы самых разных направлений: от аккаунт-менеджмента и креатива до SMM, копирайтинга, дизайна и других направлений.
Долгое время вся наша операционка жила в Notion: проекты, документы, задачи — все было в нем. Там был выстроен четкий процесс. Вот как строилась работа с новым клиентом:
- Под новый проект формировалась команда. Коммуникация с клиентом шла через аккаунт-менеджера, так специалисты агентства получали задачи и нужные материалы.
- Создавалась страница с документами проекта. Там хранились договоры, акты, все ключевые материалы.
- Делалась страница для клиента: там размещались канбан-доски и фиксировались задачи.
Каждая задача — отдельная карточка. Внутри нее были нужные материалы: брендбуки, логотипы и другие, и там же общалась команда, чтобы вся переписка по проекту была строго в одном месте.
Нам было удобно работать в Notion. Мы настроили интерфейс под себя: выстроили структуру, поля, создали шаблоны, и было удобно, что все данные по проекту в одном месте.
Все работало четко. Пока в сентябре 2024 года Notion не ограничил доступ для российских пользователей. Можно было продолжать работу через VPN, но это уже казалось лотереей: в любой момент всё могло отвалиться, и мы рисковали потерять данные за многие годы наработок. Поэтому перед нами стояла задача найти новый сервис и переехать в него, пока не закончится договор с Notion.
Почему выбрали Kaiten
Мы изучили несколько разных сервисов и визуальных систем и в итоге остановились на Kaiten. Под наши задачи полностью подошла функциональность сервиса и то, что многие наши клиенты уже давно работали в этом таск-трекере.
Решающими критериями стали:
- Надежность. Kaiten — российский сервис, значит, не будет проблем с блокировкой доступа.
- Стоимость. Оплата из России в рублях, без привязки к валютным курсам. Цена фиксированная — от 420 рублей за пользователя.
- Безопасность. У Kaiten защищенная инфраструктура, соответствующая уровню Tier III, и сертификат безопасности от Минцифры. Для нас крайне важно сохранять безопасность данных, потому что мы работаем с большим количеством конфиденциальной информации.
- Понятный интерфейс. Работа в сервисе строится на канбан-досках, что для нас понятно. Мы просто продолжили работать в привычной логике.
Как происходил переезд
Перенос данных в новую систему оказался для нас непростым испытанием. Только в Notion у нас хранилось около 200 папок с важной информацией и тысячи задач. Мы понимали, что перенос такого объема займет много времени и сил. Ситуацию осложнял и пиковый период: проекты клиентов шли полным ходом, а приостанавливать их было нельзя. В итоге переезд растянулся на три месяца.
Для переноса данных мы активировали пробный период в Kaiten: решили сначала протестировать платформу, а уже потом покупать лицензию. В демо-версии были доступны все те же функции, что и в полной — без ограничений по количеству пользователей, и это оказалось очень удобно. Хотя официально пробный период длился 14 дней, нам его несколько раз продлевали из-за сложностей с импортом.
Мы начали с раздела, где хранились документы проектов — только на его перенос ушло две недели. Сначала протестировали импорт на нескольких отдельных страницах. В этом нам помог Convertinator — специальный инструмент от Kaiten для переноса данных.
Процесс должен был состоять из 4 шагов:
- Экспорт данных из Notion.
- Конвертация файлов в формат JSON с помощью Convertinator.
- Загрузка на Яндекс Диск.
- Импорт в Kaiten через ссылку.
Мы рассчитывали, что сможем импортировать все сразу, но довольно быстро столкнулись с техническими неполадками.
Первый экспорт из Notion завис — загрузка не завершалась даже спустя сутки. Тогда я решила попробовать выгрузить несколько страниц по отдельности. Этот способ оказался более надежным: данные загрузились за пару часов.
Так мы поняли, что проблема была в объеме. Мы начали разбивать экспорт на части по 1 ГБ. Это замедлило процесс, но обеспечило его стабильность. Конвертация файлов с помощью Convertinator прошла без сбоев, но при загрузке на Яндекс Диск снова возникли проблемы — на 99% загрузка прерывалась с ошибкой.
Специалисты техподдержки Kaiten помогали нам на всех этапах. Мы вместе перепробовали разные решения: они проверяли экспортированные файлы, а разработчики несколько раз обновляли Convertinator.
В итоге данные удалось перенести, хоть это и заняло намного больше времени, чем мы ожидали. Но возникла новая проблема: страницы импортировались некорректно, информация отображалась в один столбец. Нам пришлось вручную менять структуру и заново настраивать группировку в каждой карточке. После этого мы по такому же принципу перенесли данные по проектам и отделам.
Оставалось научить команду работать в новой системе. Мы провели общий созвон, где показали, как устроены карточки, где искать документы и как все работает. Кроме того, мы подготовили подробную инструкцию по навигации, чтобы коллегам было проще адаптироваться.
Что поменялось после переезда
В Kaiten для каждого клиента мы создавали отдельное пространство — и это оказалось куда удобнее, чем одна страница в Notion.
Переход в новую систему стал поводом пересмотреть и улучшить наш подход к управлению задачами. Мы обнаружили, что в Kaiten уже предусмотрено много встроенных полей, которые мы раньше создавали вручную.
Функциональность Kaiten оказалась шире, чем у Notion. Особенно удобно, что можно задавать разные типы карточек под конкретные задачи и доски. Например, для доски с маркировкой рекламы мы настроили свой тип карточки с нужными полями. Такие же типы мы используем для работы с документами.
Kaiten стал для нас не просто заменой Notion, а возможностью пересобрать и переосмыслить рабочие процессы. Теперь система стала гибче, понятнее, надежнее. И главное — мы уверены, что завтра не потеряем доступ к задачам и данным.