От четких сроков и микроменеджмента к гибкому канбан-методу: как команда креативного агентства Affect перешла из Jira в Kaiten

• Задача
  Перейти с Jira на российский таск-трекер, сделать проектную работу более гибкой и адаптивной к новым вводным от клиентов.
• Решение
  За одну неделю перешли на Kaiten, не останавливая рабочие процессы, адаптируясь к новой системе «на ходу».
• Результат
  Поменяли не только сервис, но и методологию — с Waterfall на Agile (канбан). Снизили количество микроменеджмента и стали более гибкими к изменениям.
• Автор
  Андрей Новиков, совладелец креативного агентства Affect

Креативное агентство Affect на рынке уже больше 15 лет. В штате около 100 сотрудников. Среди клиентов — Якобс, PepsiCo, TELE2, Haier и др.

«Чем быстрее начнешь работать, тем быстрее придешь к финалу.

Я не сторонник того чтобы сидеть и 3 месяца прописывать, чтобы все идеально работало. Мой путь — сделать фрейм, переехать и уже на ходу разбираться. Так удобнее подстраиваться под команду и особенности каждого типа проектов.

Невозможно написать идеальное ТЗ — жизнь сложнее любого ТЗ, поэтому надо просто делать».

Андрей Новиков, совладелец креативного агентства Affect рассказал, как проходил переход от Waterfall к Agile и переезд из Jira в Kaiten — какие были сложности и как теперь устроена работа команды.

О компании

Affect входит в топ-5 российских digital-агентств (по версии Tagline и АКАР) и существует на рынке более 17 лет.

Мы создаем интегрированные проекты в социальных медиа и креативные стратегии для Tele2, PepsiCo, BigBon, Mondelez, Philip Morris, Pernod Ricard, Henkel, LEGO, EFES, Unilever, Мегафон, Ferrero, L'Oreal и других брендов.

Участвуем членами жюри в «АКАР», являемся партнерами «Эффи» и даже вели Тик-ток для Тик-Тока :)

В нашей команде около 100 человек, которые работают из разных мест и даже стран. Естественно, для организации такой команды нужна единая система управления процессами.

Мы всегда уделяли процессам большое внимание

Я сторонник того, что если у тебя проектная деятельность, то без таск-трекера нечего делать в бизнесе, потому что где еще управлять проектами? Не в почте же или Телеграме.

Таск-трекеры мы используем уже давно — у нас был дорогой английский сервис Hansoft, до него — Basecamp. Мы даже Jira внедрили, что для рекламы вообще нонсенс. 3 года с ней мучались, но много чего там сделали и автоматизировали.

Почему среди других альтернатив выбрали Кайтен

До всех мартовских кризисов мы работали в Jira. Потом стало непонятно, останется ли она доступна для России, к тому же ее надо было оплачивать в долларах, а курс был довольно нестабильным. Решили искать российский аналог.

У меня был список примерно из 40 таск-трекеров, но он быстро сузился.

Вот 3 основных причины, почему остановился на Катене:

1. Мне очень хотелось потестить канбан-методологию. А таких сервисов было немного.
2. В рекламном агентстве очень важны визуальность и простота. Процессы процессами, но весь коллектив молодой, креативный, нет каких-то высоколобых задротов, которые готовы разобраться в сложных системах — все должно быть просто. Чтобы «красненьким горело» и было все понятно.
3. Понравилось, что есть автоматизация в виде чек-листов и кучи других штук — это тоже очень важно.

Поэтому выбор был достаточно простой.

Я рискнул и предложил ребятам попробовать замену Jira. Сделал общую встречу, объяснил, что есть потребность и что я уже выбрал определенную систему.

Конечно, было много вопросов, но перед переходом на Кайтен мы написали кучу инструкций под наши процессы, заранее завели все основные типы задач, карточек.

Звучит все просто, но это была только вершина айсберга.

Меняли лошадей на ходу

Мы стали пытаться натягивать наши отрисованные в Miro процессы на Кайтен.

Раньше у нас был стандартный Waterfall, диаграмма Ганта и жесткое планирование ресурсов.

Теперь нужно было привести все к канбан-методологии. Причем не просто создать карточки и доски, а в целом перестроить мышление команды.

Несколько раз у меня были затыки — я не понимал как это лучше сделать. Но я не сторонник того, чтобы сидеть и 3 месяца прописывать, как все должно идеально работать. Я записал базовые видео-инструкции для ребят и сказал, что надо пробовать. Мы оставили Jira доступной только для чтения и начали вести все в Кайтене.

У нас стояли задачи клиентов, и мы прямо на ходу их двигали, меняли поля, статусы, добавляли чек-листы. И до сих пор что-то улучшаем. Это нормально.

По сути, это как раз помогает придерживаться гибкой методологии — постепенно оптимизировать процессы исходя из запросов команды.

Чем новый подход отличается от старого

Команда стала более самоорганизованной

Работая по Waterfall, мы знали кто когда какой задачей занимается, и сколько времени на это уходит.

Теперь нам стало неважно, в какое время задача будет выполняться, главное — чтобы она была сделана.

Стало меньше микро-менеджмента

Раньше мы все задыхались от планирования ресурсов, загрузки, разделения задач между разными исполнителями. В какой-то момент при масштабировании это казалось адом. Приходилось делать много микро-задач — их было в 4 раза больше, чем сейчас.

В Кайтене все верхнеуровневое. Это ровно то, что нам нужно. Раньше, чтобы сделать 1 пост, мы ставили 4-5 разных небольших задач. Сейчас у нас 1 карточка на пост и чек-лист с микро-задачами внутри нее.

Команда пока только привыкает к новому формату, но в целом скорость работы растет.

Все прозрачно — видим статус всех задач

Самое основное — это не запутаться, какие задачи есть в работе и как долго они висят. В Кайтене, если задача висит слишком долго, она начинает подсвечиваться красным. Это значит, что есть какой-то косяк, и нужно обратить внимание.

Вся информация собрана в одном месте и структурирована

В Кайтене мы создали около 100 кастомных полей и 40 типов карточек для каждого процесса. То есть у каждой задачи есть понятная структура, и в одном месте собрана вся нужная информация, а не просто описание из головы. Менеджеры знают что надо не забыть заполнить, чтобы выполнить задачу конкретного типа.

С какими сложностями столкнулись в новом сервисе

Несколько раз приходилось переделывать доски

К примеру, для процесса SMM мы переделывали доску несколько раз. Сначала просто были колонки по стадиям, потом мы поделили каждую колонку на backlog и progres, потом убрали колонку reopen, потом заменили колонки с выпадающими списками draft или final на одну колонку draft… И все это прямо в процессе работы над проектами.

Хорошо, что карточки от этого не страдали — мы их просто автоматически переносили на нужную новую доску в нужный статус.

Команда сначала была недовольна и путалась, но я сразу их предупредил, что будет примерно 2 месяца адаптации. Отнеслись с понимаем.

Пока что нет единых процессов для всей команды

В Кайтене у нас отдельные пространства для каждого отдела. И хотя процессы во многом схожи, все равно пока нет единообразия во всей компании.

Каждый менеджер понял философию канбан по-своему. Например, кто-то использует блокировки, если карточка встала на стоп, а кто-то таскает карточку туда-обратно из статуса в статус.

Сейчас у нас есть задача синхронизировать все доски, привести все к единому виду.

Когда блокируется межфункциональная задача, не всегда понятно, из-за какого исполнителя это происходит

Например, у нас есть задача, в которой участвуют три исполнителя. И карточка может быть заблокирована по трем разным причинам. Это три разные роли, например, копирайтер, арт-директор, дизайнер.

Придумали такой «костыль» — в блокировке пишем, какие роли она затрагивает.

Одну из проблем Кайтен решил, разработав фичу под нас

В наших проектных командах есть не только штатные сотрудники, но и фрилансеры на аутсорсе. Сейчас это около 20 человек. Не круто, когда вся команда сидит в таск-трекере, а с другими приходится общаться в чатах или в почте.

• Нужно было единое пространство, чтобы видеть, какие задачи выполняют фрилансеры и сколько времени они тратят по проектам.
• При этом было важно, чтобы они не видели проекты, которые их не касаются.

Сначала мы создавали для аутсорсеров отдельные пространства, но на это уходило много времени, невозможно было масштабироваться.

Я написал Славе, владельцу Кайтена, описал проблему — чтобы внешний человек  видел только те карточки, в которых он является участником, а остальные не видел.

Через пару месяцев в Кайтене ввели модификатор доступа на пространстве. Мы пользуемся этой функцией каждый день. Добавляем человека на нужное пространство и выставляем одну галочку, чтобы он видел только свои карточки.

Выводы, советы, результаты

Обычно процессы в рекламном агентстве — это классическая проектная деятельность, где нужны диаграммы Ганта, четкие сроки и ресурсное планирование. Но в то же время наша отрасль — это про супер гибкость.

Если в строительстве ты можешь все четко спланировать, то в креативной индустрии всегда вкусовщина, неопределенное количество правок, клиенты, которые вынуждены часто менять бриф и ТЗ в ходе разработки.

Сейчас мы находимся на начальном этапе адаптации к Kaiten и к канбану в целом. Где-то 10% команды понимает в чем фишка, а все остальные просто рады, что стало меньше задач.

Дальше будем шлифовать планирование, приводить к единообразию все доски, продолжать обучать команду и все масштабировать. Хорошо, что инструмент позволяет это делать.