Диаграмма Гантта (Gantt chart), пожалуй, один из самых популярных инструментов менеджера проекта. Как приятно видеть на одном экране вехи проекта, с датами начала и конца, сроками и взаимозависимостями. Сразу понятно, проект – под контролем.

Плюсы диаграммы очевидны:

• Визуальное отображение графика проекта на одной картине
• Понятно на каком этапе вы находитесь
• Опоздания по каждому этапу сразу заметны

Но все ли так хорошо с этой диаграммой? На самом деле, есть несколько проблем.

Оценки

Люди не умеют оценивать интеллектуальную работу.

Программисты – не умеют, дизайнеры – не умеют, писатели – не умеют. Это не их вина, просто мозг человека не предназначен для этого.

Исследования* показывают, что на наши оценки влияет всё: физический объем требований, цвет текста, оценки других людей, порядок слов в вопросе, который нам задают и много-много других нерелевантных факторов.

Поправка: люди не умеют оценивать вообще, но при не интеллектуальной повторяющейся работе, вы можете просто взять “вчерашнюю погоду” и оказаться правыми в 90% случаев. А вот с интеллектуальной работой так не выйдет, мы редко делаем одну и ту же работу дважды, всегда есть свои нюансы и нужно заново напрягать мозг.

Иллюзия контроля

Люди – доверчивы.

Если диаграмма показывает нам точные сроки — мы ей верим. Мы считаем, что проект находится под контролем, мы точно знаем где находимся и когда закончим. Попробуйте написать около вашей диаграммы «указанные сроки являются примерными» — никто не обратит внимания, в День Х к вам также придут и спросят «Ну и как проект?»

Сложность

Диаграмма Ганта большого проекта – это очень много линий, связей и сроков. Поддержка такого документа – огромная работа, а чтение его непрофессионалом – почти невозможно. Диаграмма, которая задумывалась единой картиной проекта для всей компании – в суровой реальности превращается в хаос, доступный для понимания лишь избранным.

Не будет лукавством, если мы скажем, что документ этот как правило поддерживается одним человеком, потому что его синхронизация процесс трудоемкий.

Управление проектом, а не рабочим процессом

Предположим, вы работаете в стандартной компании, где есть некий отдел (например IT), который одновременно обслуживает несколько внутренних заказчиков (бухгалтерия, маркетинг, производство). В этом отделе ведутся несколько проектов, а также есть определенная “текучка” (поддержка пользователей, маленькие срочные задачи, исправление багов в текущих системах). В идеальном мире – на каждый проект была бы отдельная команда, сфокусированная на нем одном, а текучкой занимались бы другие, также специально выделенные люди. Но вот незадача, в реальном мире получается не так. Те же люди, что работают над важным проектом, периодически отвлекаются маленькими, но срочными задачами (которых не было в расписании). Неожиданно член другой команды заболевает и вашего программиста просят помочь на другом проекте и забирают на неделю. И прочее, прочее, прочее. Мы все через это проходили, да можно говорить, что это плохой менеджмент (и безусловно, в этих словах есть доля истины), но, на самом деле, это обычная жизнь и такие ситуации можно минимизировать, но уж точно их не избежать полностью.

Диаграмма Гантта показывает нам картину только по одному проекту, но, при этом, ничего не говорит нам о загрузке людей. Мы не знаем, какая команда перегружена, а какая свободна. Для составления расписания следующих проектов, нам надо сводить данные из нескольких диаграмм Гантта, а также собирать данные из источников срочных задач (баг-трекеры, скайпы сотрудников и тд и тп).

Результат

Что в итоге? Использование, наверняка из лучших побуждений, диаграммы Гантта в проектах, связанных с интеллектуальной деятельностью, не помогает, а часто мешает эффективно управлять проектом. Мы не видим общую картину, мы живем с иллюзией контроля и принимаем решения основываясь на нереалистичных прогнозах.

Почему тогда столько компаний до сих пор используют диаграмму Гантта? Потому что люди не любят изменения. Диаграмма Гантта – отличный инструмент, если вы работаете в сфере, где большой процент работы выполняется раз за разом без изменений (например массовое производство или строительство). Когда-то – таких компаний было большинство, мир изменился, а привычка осталась.

Однако, изменения – ваш выбор! В следующей статье, мы расскажем как использовать вытягивающую систему управления, чтобы увидеть истинную картину ваших процессов и управлять проектами опираясь на реальные данные.

Примеры исследований: исследование шведской лаборатории Simula*.

Интересные статьи

Эффективные бизнес-процессы в компании любого размера

Как сделать так, чтобы люди, отвечающие за эффективность компании, сами были эффективны.

Блог КайтенViacheslav Tsyrulnik

Как наладить устойчивый рабочий процесс в стартапе

Короткая инструкция для фаундеров, у которых всё горит, идей миллион, а инвесторский раунд вот-вот закончится

Блог КайтенViacheslav Tsyrulnik

Ключевую роль в управлении компанией должны играть решения, а не данные

Семь преимуществ мышления, при котором на первое место выступает принятие решений

Блог КайтенViacheslav Tsyrulnik