Автоматический перенос задач из Импорт задач из и
Посмотреть инструкцию

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Почему ваш таск-трекер не работает, а только добавляет лишние действия?

5 ошибок при работе с таск-трекером, почему таск-трекер не работает, таск-трекер, таск-менеджер

Привет! Я Лиза, работаю в техподдержке Kaiten и отвечаю на 30-50 вопросов пользователей в день.

Я заметила, что начинающие пользователи таск-трекеров часто совершают одни и те же ошибки, которые только усложняют их работу, вместо того, чтобы навести в ней порядок.

Почему таск-трекер не работает

В этой статье я расскажу, какие неочевидные функции таск-трекеров могут сделать вашу работу проще и прозрачнее, и как не допустить распространенные ошибки на самом старте.

Ошибка №1: Таск-трекер ради таск-трекера

Довольно распространенная проблема — компании внедряют таск-трекер без понимания, зачем он им вообще нужен.

Тратят время на создание пространств и досок, заполнение карточек и чек-листов, которые никак не связаны ни с реальными бизнес-процессами, ни с целями компании.

Их цель в этом случае звучит так: «Перевести всю работу в таск-трекер». И это в корне неправильно. Таск-трекер не панацея, и сам по себе он не решит проблемы в компании.

Решение

Поставить понятные цели использования сервиса.

Вот несколько примеров:

  • «Визуализировать процессы в компании, сделать их прозрачными и понимать загрузку сотрудников»
  • «Понимать, сколько ресурсов уходит на выполнение тех или иных проектов»
  • «Сделать сотрудников отдела взаимозаменяемыми. Чтобы каждый из них мог найти информацию по проектам в одном месте»
  • «Сократить время совещаний, планерок, и минимизировать общение по проектам в чатах»

Ошибка №2: Неверное отображение рабочих процессов в таск-трекере

Не достаточно просто создать карточки и передвигать их по доскам, чтобы структурировать рабочие процессы в компании.

👉
Пример: в компании есть несколько подразделений — маркетинговое, продуктовое, бэк-офис.
Все они делятся на более мелкие отделы. Внутри каждого подразделения и даже внутри каждого отдела — свои процессы со специфическими этапами.

Нужно каким-то образом их визуализировать:
▪️ если перенести все отделы на одну доску со стандартными этапами — это не будет отображать нюансы работы каждого отдела;
▪️ если для каждого отдела создать отдельные доски с нужными этапами — менеджмент не будет видеть картину в целом.

Таск-трекер действительно делает процессы прозрачными, но только если вы его настроите под себя и договоритесь с командой о том, как именно будете его использовать.

Иначе вы можете только создать еще больше хаоса в задачах и не увидите весь процесс целиком.

Решение

  1. Составить список всех бизнес-процессов во всех подразделениях компании. Для этого можно провести интервью со стейкхолдерами.
  2. Нарисовать, как выглядят эти процессы, какие между ними есть взаимосвязи. Это можно сделать на онлайн-доске Miro или просто на листке бумаги.
  3. Только после предыдущих двух этапов можно переносить все на доски таск-трекера. Здесь нужно максимально точно отобразить процесс с помощью комбинации досок и выстраивания взаимосвязей.

В Kaiten можно визуализировать любой процесс, с помощью комбинирования нескольких досок. Можно расположить несколько досок на одном пространстве или расположить одну доску сразу в нескольких пространствах с разными уровнями доступа.

 расположить несколько досок на одном пространстве

Это позволяет:

  • Сделать прозрачным любой процесс в компании;
  • Разделить уровень доступа руководителей и исполнителей;
  • Настроить делегирование задач;
  • Создавать дочерние карточки в разных местах из родительских карточек;
  • Использовать OKR и отслеживать прогресс в достижении целей на любом уровне.

Ошибка №3: Несколько карточек для одной задачи вместо построения взаимосвязей

Часто в компаниях бывают крупные проекты, состоящие из нескольких этапов. За каждый из этапов отвечают разные сотрудники в разных отделах.

👉
Пример: трудоустройство нового сотрудника — это одна крупная задача.

Чтобы ее осуществить нужно выполнить ряд подзадач:
▪️ составить и подписать договор (HR-отдел или юр. отдел);
▪️ подготовить бухгалтерские документы (отдел бухгалтерии);
▪️ выдать все необходимые доступы (IT-отдел);
▪️ познакомить с коллективом, ввести в курс дел (HR или профильный менеджер).

Если каждый ответственный создаст у себя на доске отдельные задачи, никак не связанные с основным проектом, то будет полный хаос:

  • не понятно, кто и что должен сделать, в какой последовательности;
  • нет единого места, где бы хранились все материалы по проекту;
  • не понятны приоритеты;
  • не видно весь процесс целиком;
  • невозможно проконтролировать, сколько времени ушло на выполнение проекта;
  • сложно оценить результат работы команды.

Решение

Разбить большой проект на этапы и использовать взаимосвязи между основной задачей и подзадачами.

Во-первых, в Kaiten есть возможность создавать родительские и дочерние карточки.

родительские и дочерние карточки в Кайтен

У одной родительской (главной) карточки может быть несколько дочерних карточек (подзадач).

Дочерние карточки могут быть расположены на функциональных досках нужных отделов или сотрудников. В то же время, они будут связаны с основной карточкой проекта на доске.

Во-вторых, внутри карточек в Kaiten можно создавать чек-листы.

в Kaiten можно создавать чек-листы

У каждого пункта чек-листа можно проставить сроки и назначить ответственных.

Каждый пункт чек-листа можно автоматически преобразовать в дочерние карточки на нужных досках и пространствах.

Каждый пункт чек-листа можно автоматически преобразовать в дочерние карточки

Так каждый сотрудник будет выполнять свою часть работы, при этом понимая, к какому проекту привязана конкретная задача. А владелец проекта будет видеть, кто за что отвечает, и статус проекта в целом.

Ошибка №4: Нет приоритизации задач

В этом случае нет понимания, какие задачи важнее, и что выполнять в первую очередь. На что ориентироваться: на срок постановки задачи, на того, кто ее поставил, на дедлайн?

Может случиться так, что вместо приоритетных задач для бизнеса будут решаться менее важные задачи. Команда будет нагружена, а заказчики останутся недовольны результатом.

👉
Пример: от внутренних и внешних заказчиков в разработку поступает большое количество задач — это и баги, и доработки, и важные задачи привязанные к конкретным срокам. Все они падают в один бэклог.

Не понятно, какие задачи выполнять в первую очередь:
▪️ разработчики либо берут из бэклога в работу первые N задач;
▪️ либо проводят долгие собрания, на которых обсуждают, что из бэклога у них сейчас в приоритете.

Решение

Таск-трекер позволяет наглядно показать приоритеты и подсветить самые важные и срочные задачи.

В Kaiten можно разделить доски по дорожкам, в зависимости от приоритетов. Например, на первой дорожке могут находиться только приоритетные задачи, на второй — стандартные, а на третьей — долгосрочные.

В Kaiten можно разделить доски по дорожкам

Еще один способ — делать специальные отметки в карточках:

  1. Выставить приоритетность, создав соответствующее пользовательское поле. Добавить типы приоритетов по удобной для вас шкале. Например, «Приоритет 1», «Приоритет 2» и т.д.
пользовательское поле

2. Можно создать соответствующие метки для определения приоритетности задачи. Например, создать метки «Срочно», «Ждет», «Longterm» и разделить задачи по ним.

Можно создать соответствующие метки для определения приоритетности задачи

3. Можно установить срок и  добавить значок «Срочно»

добавить значок «Срочно»

По всем этим категориям можно фильтровать задачи на пространстве, и отобразить только карточки с нужным приоритетом.

Важно! Прежде чем делить доски на дорожки или выставлять метки, нужно договориться внутри команды, что именно вы считаете важным и приоритетным для бизнеса. Без этого все теряет смысл.

Ошибка № 5: Нет единой системы меток

Легко запутаться в задачах, когда все карточки выглядят одинаково. Еще хуже — когда каждый сотрудник присваивает карточкам метки, понятные ему одному.

Решение

В карточках Kaiten есть специально цветное поле с текстом — метки, они же теги.

метки

Такие цветовые маркеры видно на фасаде карточки. В одну карточку можно добавить неограниченное количество меток. Названия для них вы придумываете сами.

Так, открывая пространство, вы сразу будете понимать, какая карточка к чему относится. Еще можно отфильтровать задачи по определенным меткам для быстрого поиска и учета задач.

Здесь очень важно зафиксировать в команде определенный набор меток, которые будут всем понятны. И договориться о правилах их использования. Рекомендую составить такой список-руководство и донести до всех сотрудников.

Вот несколько примеров, но вы можете придумать свои:

  • метки по приоритетам (о них писали выше);
  • метки по типу размещения материалов («Блог», «Телеграм», «Email»);
  • метки по операционным системам («iOS», «Android»);
  • метки по типам проектов («монтаж», «установка», «дизайн»).

Еще одна ошибка — перенос задач из других таск-трекеров вручную

Назовем это бонусной ошибкой. Она актуальна для тех, кто уже использовал таск-трекер раньше, а теперь решил перейти на Kaiten.

Некоторые переносят задачи вручную, и тратят большое количество времени на внедрение нового сервиса.

Решение

Чтобы упростить переход, мы добавили автоматизированный перенос данных (карточек и их содержания) из Jira и Trello в аналогичные доски в Kaiten. Из других таск-трекеров данные можно перенести с помощью выгрузки CSV-файла.

Это позволяет за несколько минут перенести все таски на соответствующие доски в новом сервисе.

Надеюсь, мои советы помогут вам эффективнее использовать таск-трекер в вашей работе, сделать процессы прозрачными и понятными и избавиться от хаоса в задачах!

Лиза, из Kaiten 💜

Получите подробную презентацию Kaiten

Укажите email — куда отправить презентацию
Email *
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с  условиями обработки персональных данных.