5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Привет! Я Лиза, работаю в техподдержке Kaiten и отвечаю на 30-50 вопросов пользователей в день.

Я заметила, что начинающие пользователи таск-трекеров часто совершают одни и те же ошибки, которые только усложняют их работу, вместо того, чтобы навести в ней порядок.

В этой статье я расскажу, какие неочевидные функции таск-трекеров могут сделать вашу работу проще и прозрачнее, и как не допустить распространенные ошибки на самом старте.

Ошибка №1: Таск-трекер ради таск-трекера

Довольно распространенная проблема — компании внедряют таск-трекер без понимания, зачем он им вообще нужен.

Тратят время на создание пространств и досок, заполнение карточек и чек-листов, которые никак не связаны ни с реальными бизнес-процессами, ни с целями компании.

Их цель в этом случае звучит так: «Перевести всю работу в таск-трекер». И это в корне неправильно. Таск-трекер не панацея, и сам по себе он не решит проблемы в компании.

Решение

Поставить понятные цели использования сервиса.

Вот несколько примеров:

• «Визуализировать процессы в компании, сделать их прозрачными и понимать загрузку сотрудников»
• «Понимать, сколько ресурсов уходит на выполнение тех или иных проектов»
• «Сделать сотрудников отдела взаимозаменяемыми. Чтобы каждый из них мог найти информацию по проектам в одном месте»
• «Сократить время совещаний, планерок, и минимизировать общение по проектам в чатах»

Ошибка №2: Неверное отображение рабочих процессов в таск-трекере

Не достаточно просто создать карточки и передвигать их по доскам, чтобы структурировать рабочие процессы в компании.

Таск-трекер действительно делает процессы прозрачными, но только если вы его настроите под себя и договоритесь с командой о том, как именно будете его использовать.

Иначе вы можете только создать еще больше хаоса в задачах и не увидите весь процесс целиком.

Решение

1. Составить список всех бизнес-процессов во всех подразделениях компании. Для этого можно провести интервью со стейкхолдерами.
2. Нарисовать, как выглядят эти процессы, какие между ними есть взаимосвязи. Это можно сделать на онлайн-доске Miro или просто на листке бумаги.
3. Только после предыдущих двух этапов можно переносить все на доски таск-трекера. Здесь нужно максимально точно отобразить процесс с помощью комбинации досок и выстраивания взаимосвязей.

В Kaiten можно визуализировать любой процесс, с помощью комбинирования нескольких досок. Можно расположить несколько досок на одном пространстве или расположить одну доску сразу в нескольких пространствах с разными уровнями доступа.

Это позволяет:

• Сделать прозрачным любой процесс в компании;
• Разделить уровень доступа руководителей и исполнителей;
• Настроить делегирование задач;
• Создавать дочерние карточки в разных местах из родительских карточек;
• Использовать OKR и отслеживать прогресс в достижении целей на любом уровне.

Ошибка №3: Несколько карточек для одной задачи вместо построения взаимосвязей

Часто в компаниях бывают крупные проекты, состоящие из нескольких этапов. За каждый из этапов отвечают разные сотрудники в разных отделах.

Если каждый ответственный создаст у себя на доске отдельные задачи, никак не связанные с основным проектом, то будет полный хаос:

• не понятно, кто и что должен сделать, в какой последовательности;
• нет единого места, где бы хранились все материалы по проекту;
• не понятны приоритеты;
• не видно весь процесс целиком;
• невозможно проконтролировать, сколько времени ушло на выполнение проекта;
• сложно оценить результат работы команды.

Решение

Разбить большой проект на этапы и использовать взаимосвязи между основной задачей и подзадачами.

Во-первых, в Kaiten есть возможность создавать родительские и дочерние карточки.

У одной родительской (главной) карточки может быть несколько дочерних карточек (подзадач).

Дочерние карточки могут быть расположены на функциональных досках нужных отделов или сотрудников. В то же время, они будут связаны с основной карточкой проекта на доске.

Во-вторых, внутри карточек в Kaiten можно создавать чек-листы.

У каждого пункта чек-листа можно проставить сроки и назначить ответственных.

Каждый пункт чек-листа можно автоматически преобразовать в дочерние карточки на нужных досках и пространствах.

Так каждый сотрудник будет выполнять свою часть работы, при этом понимая, к какому проекту привязана конкретная задача. А владелец проекта будет видеть, кто за что отвечает, и статус проекта в целом.

Ошибка №4: Нет приоритизации задач

В этом случае нет понимания, какие задачи важнее, и что выполнять в первую очередь. На что ориентироваться: на срок постановки задачи, на того, кто ее поставил, на дедлайн?

Может случиться так, что вместо приоритетных задач для бизнеса будут решаться менее важные задачи. Команда будет нагружена, а заказчики останутся недовольны результатом.

Решение

Таск-трекер позволяет наглядно показать приоритеты и подсветить самые важные и срочные задачи.

В Kaiten можно разделить доски по дорожкам, в зависимости от приоритетов. Например, на первой дорожке могут находиться только приоритетные задачи, на второй — стандартные, а на третьей — долгосрочные.

Еще один способ — делать специальные отметки в карточках:

1. Выставить приоритетность, создав соответствующее пользовательское поле. Добавить типы приоритетов по удобной для вас шкале. Например, «Приоритет 1», «Приоритет 2» и т.д.

2. Можно создать соответствующие метки для определения приоритетности задачи. Например, создать метки «Срочно», «Ждет», «Longterm» и разделить задачи по ним.

3. Можно установить срок и  добавить значок «Срочно»

По всем этим категориям можно фильтровать задачи на пространстве, и отобразить только карточки с нужным приоритетом.

Важно! Прежде чем делить доски на дорожки или выставлять метки, нужно договориться внутри команды, что именно вы считаете важным и приоритетным для бизнеса. Без этого все теряет смысл.

Ошибка № 5: Нет единой системы меток

Легко запутаться в задачах, когда все карточки выглядят одинаково. Еще хуже — когда каждый сотрудник присваивает карточкам метки, понятные ему одному.

Решение

В карточках Kaiten есть специально цветное поле с текстом — метки, они же теги.

Такие цветовые маркеры видно на фасаде карточки. В одну карточку можно добавить неограниченное количество меток. Названия для них вы придумываете сами.

Так, открывая пространство, вы сразу будете понимать, какая карточка к чему относится. Еще можно отфильтровать задачи по определенным меткам для быстрого поиска и учета задач.

Здесь очень важно зафиксировать в команде определенный набор меток, которые будут всем понятны. И договориться о правилах их использования. Рекомендую составить такой список-руководство и донести до всех сотрудников.

Вот несколько примеров, но вы можете придумать свои:

• метки по приоритетам (о них писали выше);
• метки по типу размещения материалов («Блог», «Телеграм», «Email»);
• метки по операционным системам («iOS», «Android»);
• метки по типам проектов («монтаж», «установка», «дизайн»).

Еще одна ошибка — перенос задач из других таск-трекеров вручную

Назовем это бонусной ошибкой. Она актуальна для тех, кто уже использовал таск-трекер раньше, а теперь решил перейти на Kaiten.

Некоторые переносят задачи вручную, и тратят большое количество времени на внедрение нового сервиса.

Решение

Чтобы упростить переход, мы добавили автоматизированный перенос данных (карточек и их содержания) из Jira и Trello в аналогичные доски в Kaiten. Из других таск-трекеров данные можно перенести с помощью выгрузки CSV-файла.

Это позволяет за несколько минут перенести все таски на соответствующие доски в новом сервисе.

Надеюсь, мои советы помогут вам эффективнее использовать таск-трекер в вашей работе, сделать процессы прозрачными и понятными и избавиться от хаоса в задачах!

Лиза, из Kaiten 💜