5 фишек Kaiten, которые экономят время и ускоряют работу

Инструменты Kaiten помогают гибко адаптировать систему под свои процессы, но некоторые возможности остаются незамеченными, хотя они способны заметно ускорить работу.

В этой статье — несколько неочевидных, но полезных фишек для руководителей команд. Они помогут тратить меньше времени на рутинные действия и больше — на действительно важные задачи.

Массовые действия

Иногда нужно внести изменения одновременно в несколько карточек — например, перенести их на другую доску или сменить в них исполнителя. Чтобы не делать это вручную, у Kaiten есть «Массовые действия», которые позволяют править сразу много задач.

Как это работает:

Удерживайте Shift и нажимайте на нужные задачи — так вы будете выбирать любые задачи, которые вам нужно изменить.

Но когда на пространстве сотни карточек, вручную нажимать на каждую будет долго и неудобно. Но есть несколько сценариев, как можно ускорить процесс. Для этого удерживайте Shift и:

Нажмите на колонку с задачами — выделите сразу все задачи в колонке.

Нажмите на название дорожки — выделите все задачи в этой дорожке.

Нажмите на название доски — чтобы выделить все задачи на доске.

Чтобы использовать массовые действия, необязательно зажимать клавишу Shift, можно также кликнуть на иконку правой боковой панели, которая так и называется, «Массовые действия».

Автоматизации

Автоматизации — модуль, который избавляет от необходимости делать рутинные действия с карточками. Например, с его помощью вы можете автоматические менять участников задачи, обновлять сроки выполнения и добавлять метки. Это только некоторые возможности — всего в Kaiten доступно около 300 сценариев автоматизации.

Для начала работы с инструментом нужно перейти в соответствующий раздел. Он находится в боковом меню:

В Kaiten есть три варианта автоматизации ↓

По событию. В этом случае триггером будет событие, которое происходит с карточкой: например, ее перемещение или изменение ее полей. 

Для наглядности создадим автоматизацию, при которой после перемещения карточки в колонку «В работе» система сама назначит ответственного сотрудника и создаст дочернюю карточку. В настройках автоматизации это будет выглядеть так:

Остается сохранить изменения и готово. Теперь выбранные действия будут происходить автоматически:

По срокам. В этом случае автоматизация срабатывает, когда что-то происходит со сроком в карточке. Например, когда нарушают дедлайн или до истечения срока остается конкретное количество времени.

Создадим еще одну автоматизацию для примера. В этот раз наша задача — напомнить сотруднику о просроченной задаче. Для этого создаем сценарий, при котором после истечения срока в карточке автоматически появится комментарий с напоминанием о задаче. В настройках это будет выглядеть так:

После подтверждения комментарий автоматически появится в карточке сразу после истечения срока:

Кнопка автоматизации. Некоторые действия нужно совершать по ситуации или после предварительной проверки руководителем, поэтому триггер в виде события или срока им не подходит. Но такие действия тоже можно автоматизировать с помощью кнопки, которая заменяет несколько шагов одним кликом. 

Чтобы создать кнопку, нужно:

• Ввести название кнопки;
• Указать действия, которые должна совершать кнопка;
• Сохранить настройки.

После этого, чтобы не проделывать несколько действий вручную, вы можете один раз нажать на кнопку, которая появится в карточке. Как это будет выглядеть:

Ограничения

Ограничения — инструмент, который помогает поддерживать исполнительность и добросовестность сотрудников. С его помощью можно запретить перемещать или создавать карточки без соблюдения подходящих условий. Запреты будут действовать в автоматическом режиме — руководителю не придется заниматься микроменеджментом и детально изучать каждую задачу.

Разберем на примере. Нам нужно, чтобы сотрудники соблюдали требования в чек-листах задачи, иначе работу не примут. Для этого можно настроить ограничение, при котором система не даст сотруднику перенести карточку в колонку «Готово» до тех пор, пока он не заполнит все пункты. 

Сначала переходим в раздел бокового меню с настройками ограничений:

В настройках указываем условия ограничений. В нашем случае это запрет на перемещение в колонку «Готово» для карточек с незаполненным чек-листом:

После сохранения работа с карточками будет выглядеть так:

Формулы

Чтобы не считать показатели вручную, в Kaiten можно создавать пользовательские поля с типом «Формула». Они автоматически считают значения на основе других полей в карточке. Например, у вас есть поля с количеством отработанных часов и ставкой сотрудника, и вы хотите считать общую стоимость работ. Карточка с полями будет выглядеть так:

Что нужно сделать для создания формулы:

1. Нажать на «+» в карточке — откроется список доступных полей.

2. Нажать на «Создать свое поле».

3. Создать формулу. Для этого нужно выбрать тип поля «Формула», указать название поля и ввести саму формулу. Для ввода формулы используются названия существующих полей, которые высвечиваются под строкой ввода.

В нашем случае названием будет «Итоговая сумма», а в формуле мы умножаем поле со ставкой сотрудника в час на поле с количеством отработанных часов.

4. Готово. Поле с расчетом по формуле появляется в карточке;

Работа с формулами удобна, если переключить отображение пространства с доски на таблицу. В таблице вы можете отобразить только нужные колонки и быстро вносить числа в пустые ячейки. Формула автоматически распространится на каждую задачу, то есть ее не придется самому настраивать для всех карточек. Вот как это будет выглядеть:

По такой же логике можно настраивать более сложные формулы и привязывать их не только к простым числовым значениям в полях. Например, формулы также умеют считать проценты, количество дочерних задач и количество выполненных дочерних задач.

Доска на двух пространствах

Не всем сотрудникам нужен доступ ко всему пространству. Возможно, там слишком много досок, которые не связаны с задачами специалистов. Из-за этого работать становится неудобно. Либо может быть такое, что на некоторых досках содержатся чувствительные данные, которые сотрудникам лучше не видеть. Например, данные о клиентах. 

В таких случаях можно создать отдельное пространство с отдельной доской, но это тоже не всегда выход. Возможно, руководителю нужны все доски в одном месте. В Kaiten есть опция, которая позволяет закрыть вопрос с работой на одной доске, но с разным уровнем доступа. Эта опция — возможность показывать одну и ту же доску в разных пространствах.

Когда добавить доску из другого пространства:

1. Перейдите в пространство, куда нужно добавить доску, или создайте новое;
2. Нажмите кнопку «Добавить»;
3. Выберите доску из другого пространства;
4. Готово, ваша доска отобразилась на новом пространстве.

Большинство этих инструментов доступны в бесплатной версии Kaiten

Вы можете изучить возможности системы без необходимости платить за подписку. Все инструменты из списка выше доступны в бесплатном тарифе: полностью или с ограничениями. Подробнее:

• Массовые действия — в полном объеме доступны на бесплатном тарифе.
• Автоматизация — пользователи бесплатного тарифа могут создать до 5 автоматизаций. Чтобы добавлять их в неограниченном количестве, нужен модуль «Автоматизации».
• Ограничения — пользователи бесплатного тарифа могут создать до 5 ограничений. Чтобы добавлять их в неограниченном количестве, нужен модуль «Ограничения».
• Формулы — их можно использовать без ограничений на бесплатном тарифе.
• Доска на двух пространствах — опция доступна для пользователей тарифов Standart и выше.