3 часа в неделю: как владелец Questoria управляет сетью франшиз с помощью Kaiten

Привет, меня зовут Алексей Корсун, я консультант по Kanban и Agile. Я часто использую Kaiten в компаниях, которые консультирую, но сейчас хочу поделиться другим опытом — как я использую канбан-метод для управления собственным ивент-бизнесом.

Коротко о компании

Questoria — это сеть компаний, проводящих сюжетно-ролевые игры. Наши игры – это не привычные квест-комнаты, а сценарии с предысторией, где каждый из участников получает свою роль и задачу.

Это как кино, только вы его не смотрите, а являетесь главным героем.

Франшиза представлена в 68 городах и 8 странах. Но Kaiten мы используем именно в штабе, где разрабатываются сценарии игр, сайт, маркетинг и тому подобное. В головном офисе у нас работает 17 человек — вся их работа организована в таск-трекере.

Сейчас я управляю своей компанией 3 часа в неделю. Собственно, это результат того, что мы перенесли все задачи в Kaiten, применяем канбан-метод и фокусируемся на завершении текущей работы, используя WIP-лимиты.

Как устроена работа в Кайтене

В Kaiten у нас создано несколько пространств: стратегическое пространство, личное пространство руководства и несколько функциональных пространств для отделов — программистов, отдела продаж, проектного отдела и отдела маркетинга.

Все начинается со Стратегического пространства. Здесь у нас находятся большие инициативы — разработка новых игр, открытие франшиз, крупные рекламные кампании и прочее.

На этом пространстве есть несколько досок. Все вместе они представляют большой структурированный бэклог задач для всех отделов.

Самая первая доска – «Стратегические направления». Тут собраны и разложены по степени важности наши глобальные планы и цели.

Далее идут остальные доски с целями разных направлений. Например, есть доска «Прокачка продаж», на ней находятся задачи для общего отдела продаж и отдельно для каждого франчайзи. Есть доски для «Переупаковки продукта», для «SEO», для «Новых франшиз» и т.д.

Все они находятся в одном пространстве, то есть на одном экране, — не нужно никуда переключаться, чтобы посмотреть, какие там планы у одного из отделов.

Раз в неделю мы пополняем эти функциональные очереди задачами с доски «Стратегические направления».

Когда мы определились, какие задачи будем делать, они переезжают на рабочую доску, которая называется Эпики.

В этом плане обожаю Kaiten за то, что можно все делать на одном пространстве – доска с эпиками у нас лежит одновременно и на общем стратегическом пространстве и на пространстве руководителей.

На рабочей доске «Эпики» действуют определенные правила:

• есть четкие условия, когда задача считается выполненной;
• каждая колонка соответствует определенному этапу работы;
• в колонках установлены WIP-лимиты – ограничение на количество одновременно выполняемой работы.

Про лимиты расскажу подробнее, это важно.

У нас есть колонка «В работе» – то над чем команда работает в данный момент. В ней не может одновременно находиться более 9 задач.

Потому что, если у тебя в работе одновременно 20 проектных задач, то просто невозможно качественно выполнить их все – они будут копиться, сотрудники будут стрессовать, работа будет идти медленнее, понадобится больше контроля со стороны менеджера.

Ограничение количества задач в работе помогает сконцентрироваться на текущих задачах и прилагать все силы, чтобы довести их до конца, а еще стимулирует оказывать взаимопомощь.

Например, на Хэллоуин мы почти во всех городах проводим игры на заказ. Это большой проект, для его реализации нам нужна работа и SEO, и SMM, и отдела продаж. Получается, что мы прилагаем большую часть усилий команды, чтобы привести этот проект к завершению. Никто не отвлекается на другие задачи, и все полностью вовлечены в работу.

Каждый день мы проводим летучку на 10-15 минут. Справа налево проходимся по задачам на доске «Эпики», смотрим прогресс по ним, видим, какие задачи заблокированы, и что мы можем предпринять, чтобы их решить.

Так устроен основной рабочий процесс.

А дальше функциональные отделы создают подзадачи на своих пространствах – мне, как руководителю, не обязательно в них углубляться, потому что все важные изменения я увижу на своем пространстве.

Расскажу лишь про некоторые функции, которые делают работу команды удобнее.

Автоматическое создание задач по расписанию

Проектный отдел активно использует Запланированные задния в Kaiten. Например, есть, так называемые, секретарские работы – нужно представлять определенные отчеты раз в день или раз в неделю. Сотрудникам не обязательно каждый раз создавать такие задачи вручную — они автоматически появляются у них на досках в нужное время.

Интеграция с Telegram

Еще одна классная штука в Kaiten – это возможность отвечать на задачи в Telegram.

То есть можно не только получать в мессенджер уведомления о действиях с карточками, но и отвечать на комментарии прямо в боте, не заходя в Kaiten.

Учет времени

Некоторые подрядчики в нашей компании работают за почасовую плату, например, SMM-специалисты. Чтобы понимать, сколько времени они работали, мы используем модуль «Учет времени».

Сотрудники запускают таймер, когда выполняют задачи, и в конце месяца присылают отчет. А мы можем посмотреть с разбивкой по дням, сколько они работали и над какими задачами.

Что в итоге: 15 минут в день на управление компанией

С такой системой мне вполне хватает 10-15 минут в день, чтобы держать руку на пульсе, и +2 часа в неделю на решение собственных задач. Я просто смотрю на свое пространство и сразу вижу, что мы делали, что удалось довести до конца, какие задачи заблокированы, и что можно взять дальше в работу из бэклога.

• Во-первых, удобно, что количество задач ограничено WIP-лимитом. Работа не копится, а доводится до конца. Мне, как менеджеру, не приходится вовлекаться сразу в большое количество текущих задач.
• Во-вторых, работает принцип: одна задача ушла – другая, которая была добавлена на этапе стратегического планирования, пришла. Нет путаницы, все сотрудники понимают, что делать дальше.
• В-третьих, вся важная информация находится на одном пространстве — видны задачи, статусы, проблемы и прогресс по всем направлениям работы.