14 аналогов Confluence в России

Если вы не знаете, какой сервис выбрать вместо ушедшего с российского рынка Confluence, то читайте наш материал о 14 разных российских платформах. В них вы сможете создать базу данных для обучения сотрудников или для ответов на вопросы клиентов. В этой статье мы расскажем, какие типы баз знаний бывают, какие функции действительно важны и на что обратить внимание при выборе платформы.

Что такое база знаний

База знаний — это онлайн-библиотека с полной информацией о продукте или работе компании, которую важно знать сотруднику. В базе публикуют всё, что может понадобиться в работе: например, памятки, чек-листы, инсайты, полезные ресурсы, инструкции, шаблоны документов и даже интервью опытных коллег.

База знаний бывает 2 видов: внутренняя и внешняя. 

Внутренняя база. Ее задача — помогать разобраться во всём сотрудникам фирмы, она не доступна клиентам или посторонним пользователям. Что обычно публикуют в такой базе:

• инструкции для адаптации новых сотрудников;
• обучающие материалы для отделов и специалистов;
• скрипты для общения с пользователями;
• советы по организации удаленной работы;
• данные о нюансах трудоустройства, расчета зарплат, больничных и отпусков; 
• изменения в регламентах компании.

Например, во внутренней базе знаний может храниться инструкция, как авторизоваться в рабочей программе, или скрипт по продающему созвону с клиентом. 

Внешняя база. Ее задача — помочь клиентам во всех частых вопросах. Такая база находится в открытом доступе, сотрудники компании могут отправлять ссылки на отдельные инструкции или статьи из базы клиентам, чтобы помочь им разобраться в продукте. 

Часто в этой базе публикуют:

• инструкции по использованию;
• ответы на часто задаваемые вопросы;
• подробные описания каждого инструмента, товара, услуги, функции;
• обучающие материалы по работе с продуктом;
• тенденции и изменения в отрасли или внутри компании.

В такой базе могут храниться инструкции или даже видеоуроки, как начать использовать программу и что в ней настроить в первую очередь. 

Зачем нужна база знаний

Корпоративная база знаний — это не просто справочник, в котором хранится всё, что может понадобиться. Если грамотно выстроить структуру базы и наладить обращение с ней, она поможет и сотрудникам, и клиентам, например:

• сократит время обучения специалистов. В базе могут храниться обучающие материалы, при помощи которых сотрудники могут разобраться в своих обязанностях. При этом руководители затрачивают меньше часов на помощь новичкам;
• упростит поиск нужной информации и онбординг. Обеспечивает быстрый доступ к любым полезным материалам. Это помогает разобраться в устройстве компании и рабочих процессах. Особенно, если внутри есть возможность находить файлы или статьи по ключевым словам; 
• повысит производительность. Возможность использовать базу увеличивает скорость работы сотрудников. Например, в базу можно включить ответы на часто задаваемые вопросы клиентов или целые скрипты по отработке обращений;
• снижает нагрузку на службу поддержки. Если пользователь может сам найти ответ на свой вопрос в базе данных — он не будет обращаться в нее за помощью. Достаточно прописать подробные ответы и решения всех однотипных вопросов; 
• улучшает поисковую оптимизацию. В базе знаний может содержаться много контента с ключевыми словами о деятельности компании. Это помогает лучше ранжировать сайт в поисковой выдаче.

Теперь, когда мы разобрались, зачем может понадобится база знаний, переходим к конкретным сервисам, в которых можно ее организовать.  

Kaiten

Это таск-трекер с базой данных для совместной работы и управления проектами. В Kaiten несколько модулей: например, Kанбан-доски, автоматизации, ресурсное планирование, единое рабочее пространство. Доступен онлайн с любого устройства — не требуется скачивать и устанавливать на компьютеры сотрудников. Также есть качественная коробочная версия.

Здесь можно создать полноценную базу и поделиться ею с сотрудниками. Например, в разделе «Документы» вы вместе с коллегами можете создавать и редактировать тексты, добавлять нужные медиа, хранить информацию в папках по категориям и настраивать доступ к документам и папкам для сотрудников.

Так как Kaiten — это таск-трекер, то внутри системы можно создавать карточки задач и прикреплять к ним документы, которые хранятся в базе знаний Kaiten. То есть и документы, и задачи хранятся на одном сервисе, что очень удобно — команде не нужно переключатся между платформами в процессе работы.

Преимущества:

• Канбан-доски и пространства;
• карточки с прикрепленными файлами и комментариями;
• экспорт документов в PDF;
• новостная лента на основе документов;
• настройка доступов;
• сортировка папок и документов;
• совместная работа с документами;
• публичная и внутренняя база знаний;
• визуальный редактор;
• вставка таблиц и кода;
• превью для ссылок на Google Docs, Google Sheets, эскизы в Figma;
• действует система вложенности;
• быстрый автоматический импорт данных из Trello, Jira, Notion, Confluence и других систем.

Недостатки. Интерфейс может показаться скучным, но в нем есть всё необходимое для работы. 

Цена. Пользоваться базой знаний и хранить на ней документы можно бесплатно — при этом не ограничен объем информации и количество документов. Можно регистрироваться и пользоваться, вне зависимости от числа пользователей. 

Но если вам нужны продвинутые функции таск-менеджера, то можно оформить платный тариф от 420 ₽ в месяц за каждого участника команды.

Teamly

Цифровое пространство, в котором можно работать с проектами и обучать сотрудников, делиться контактами, следить за регламентами и управлять документами. Можно организовать весь цикл работ как на уровне руководства, так и на уровне рядовых сотрудников.

Преимущества:

• совместная работа над документами;
• визуальный редактор;
• интеграция с чат-ботом в Telegram;
• «умная» лента контента из загруженных документов;
•  AI-ассистент для ответов на вопросы и помощи в организации;
• систематизация информации с помощью разделов, тегов, цветовых меток.

Недостатки. Пользователи говорят о сложностях в освоении, а большинство нужных функций только в платных тарифах.

Цена. Есть бесплатный тарифный план с ограниченным набором функций на 7 пользователей. 

Платные тарифы от 249 ₽ за каждого пользователя в команде, включая гостей, которые будут изучать базу знаний. 

Yonote

Еще один базовый сервис для работы с документами и записями, который напоминает Notion по инструментам и интерфейсу. Yonote можно адаптировать под личные задачи или под масштабный командный проект сразу в нескольких направлениях. Например, использовать сервис могут сразу в нескольких отделах разработчики, маркетологи, специалисты HR, поддержка и другие.  

Интерфейс Yonote. Источник — блог сервиса

Преимущества:

• простой, но устаревший интерфейс;
• совместная работа над документами;
• импорт данных из Notion, Evernote, Confluence и Trello;
• категории и метки для задач;
• отношения данных и документов между собой;
• интеграции с Figma, Trello, Google Docs, Telegram и YouTube.

Недостатки. Нет настроек кастомизации, ограниченные возможности с базами данных — нет автоматизации, формул и сложных таблиц.

Цена. В бесплатном тарифе: до 5 гостевых аккаунтов и до 5 пользователей, можно создать только 10 досок.

В платном тарифе за 249 ₽ в месяц только один пользователь и любое количество гостей.

EvaWiki

Сервис для создания компактной базы данных. Это хороший аналог Confluence в России благодаря внедрению большей части макросов из него, но также платформа адаптирована под работу на российских ОС, например, «Альт СП» или «РЕД ОС».

Преимущества:

• миграция из Конфлюенс;
• работа с российскими ОС;
• шаблоны для быстрого создания документов;
• автоматизация отдельных процессов;
• настройка и перенастройка прав доступа к документам;
• структурированное дерево в базе знаний;
• публичные базы;
• история документов с возможностью восстановления и утверждения.

Недостатки. Нет бесплатной версии, минимальная платная — сильно ограничена в инструментах.

Цена. Бесплатного тарифа нет. Платные тарифные планы от 498 ₽ в месяц за пользователя без доступа для гостей и утверждения документов. 

Platrum

Платформа может предложить хранение и редактирование данных о проектах и их результатах, базах данных и клиентах. Есть инструменты для работы с проектом в рамках стандартного таск-трекера — например, назначение ответственных, отслеживание сроков, совместная работа.

Преимущества:

• можно добавлять медиа, таблицы и другие элементы;
• миграция из Confluence и Notion;
• разные инструменты для редактирования и оформления документов;
• иерархическая структура;
• группировка по разделам, папкам и категориям;
• управление и разграничение доступов;
• возврат к исходной версии документа, даже если она удалена;
• сводный отчет для руководителя по тестам, прочтению документов, просмотру статей;
• комментарии и редактура статей.

Недостатки. Высокая стоимость для небольших организаций и стартапов, неясное ценообразование.

Цена. 1900 ₽ в месяц для клиента. 

База знаний от Аспро.Cloud

Это большой таск-трекер со встроенной базой знаний для хранения документации компании и управления проектами. Можно создавать внутреннюю и внешнюю базу знаний со встроенным поиском. Легко добавить пользовательскую документацию, инструкции и часто задаваемые вопросы, чтобы снизить нагрузку на техподдержку.

Преимущества:

• простой интерфейс;
• быстрое редактирование, снятие с публикации или удаление отдельных файлов;
• комментарии к каждому материалу;
• простая древовидная структура с родительскими и подчиненными статьями;
• внешний доступ к просмотру;
• встраивание базы знаний на сайт;
• редактор с базовыми функциями;
• управление правами доступа;
• виджет базы данных на рабочий стол с закрепленными разделами или файлами.

Недостатки. Файлы форматов PDF или Word долго открываются, проще скачать и открыть на устройстве. 

Цена. Бесплатный период на 14 дней. Есть бесплатный тариф с ограниченным количеством инструментов и 1 администратором для создания и редакции материалов. 

Платные тарифные планы от 2 090 ₽ в месяц — 2 администратора и 5 пользователей. 

Minerva Knowledge

Хранилище контента компании и система управления знаниями со встроенным поисковиком и виджетом (не на всех тарифах). Ищет информацию (даже если составлять запрос с опечатками) по системе или внутри документа в зависимости от запроса. 

Преимущества:

• автоматическая миграция в бесплатный аналог из Confluence;
• совместная работа команды над регламентами и документами;
• разработка и согласование документации;
• портал для внешних пользователей для размещения в публичный доступ отдельных файлов или разделов;
• конструктор шаблонов контента;
• совместный редактор для визуального и текстового контента;
• всплывающие подсказки для новых пользователей;
• лента изменений и актуальных новостей;
• любое количество страниц в базе;
• импорт документов;
• отложенная публикация;
• настройка прав доступа.

Недостатки. Ориентирована на компании со штатом от 50 человек. Для небольших стартапов и онлайн-компаний будет невыгодной. Сложности в адаптации к программе и изучении интерфейса.

Цена. 14 дней тестового доступа. Бесплатного тарифа нет. Платные тарифы от 500 ₽ за пользователя в месяц.

Naumen KMS

Система для управления знаниями клиентского сервиса и отдельных подразделений внутри бизнеса. С ее помощью проще организовать работу с большими объемами данных и сделать наглядное представление контента. При необходимости менеджеры сервиса готовы помочь разработать концепцию базы знаний и внедрить ее в вашей компании. 

Преимущества:

• понятный интерфейс;
• управление правами доступа к контенту;
• поиск по тегам, фильтрам, сниппетам и поисковым фразам;
• кастомизированные шаблоны для быстрого создания документов;
• персонализированная лента уведомлений для сотрудников;
• визуальный редактор;
• брендированная база знаний для клиентов и партнеров;
• автоматическое выделение в текстах вопросов, которые нужно актуализировать.

Недостатки. Основное направление работы — сотрудники контакт-центров компаний. 

Цена. Предоставляют цены по запросу, рассчитывают для каждого клиента индивидуально.

L2U InKnowledge

Еще одно универсальное пространство для структурированной работы с информацией и альтернатива Confluence. Каждый отдел может создать собственный портал и настроить его под свою специфику и задачи. Платформа умеет анализировать содержимое файлов и возможные опечатки, чтобы быстро найти нужную информацию. Система может работать с чат-ботами и голосовыми ассистентами — чтобы было проще обрабатывать запросы от клиентов.

Преимущества:

• настройки доступа и ролей для сотрудников и отделов;
• настраиваемая архитектура сервиса без знаний в программировании;
• WYSIWYG-редактор для создания любых файлов, включая интерактивные и медиаконтент;
• общий доступ к отдельным папкам;
• создание независимых баз знаний;
• поиск по тегам, категориям, сниппетам, файлам, ключевым словам и автопродлении запроса;
• синхронизация с CRM и виджетами;
• конструктор скриптов;
• древовидная структура статей;
• раздача прав доступа вплоть до фрагмента статьи;
• собственные дашборды с выносом на страницы;
• контроль ознакомления сотрудников с документами и инструкциями.

Недостатки. Для запуска проекта понадобятся выделенные сотрудники. Нет конструктора блок-схем, непонятная политика ценообразования.

Цена. Бесплатный тестовый период после согласования нужных инструментов. Цена зависит от проекта.

Gran Knowledge Management System (KMS)

Система для управления знаниями помогает организовать совместную работу и обмен информацией между сотрудниками, клиентами и партнерами. В этой базе знаний, как и в других выше, можно структурировать, актуализировать и хранить всё о компании. По вопросам работы сервиса можно обратиться к службе поддержки и получить консультацию.

Преимущества:

• поддержка разных типов контента — проекты, разделы, новости, статьи, скрипты;
• интеграции с внешними сервисами;
• встроенный чат для общения сотрудников;
• разграничение доступа к контенту;
• поддержка разных версий документов;
• редактор WYSIWYG с расширенными инструментами, которые позволяют собирать страницы из готовых блоков;
• импорт документов в офисных форматах;
• архив для неактуальных файлов с возможностью восстановления;
• теги для фильтрации и поиска;
• отложенная публикация;
• глоссарий терминов;
• управление доступами с разграничением и комбинированием прав;
• умный поиск с учетом возможных опечаток и контекста;
• закрепление рекомендуемых ответов в выдаче;
• совместная работа над документами.

Недостатки. Стоимость рассчитывается индивидуально, нет возможности примерить сервис на свой проект. 

Цена. Нет бесплатного пробного периода или тарифа, цена рассчитывается отдельно для каждого проекта. 

DO Knowledge Management System

Система управления знаниями — разработка компании «Ростелеком». Основное направление работы — контактные центры и службы поддержки клиентов, но может использоваться любой компанией.

Преимущества:

• интуитивно понятный интерфейс;
• оповещение об изменениях информации в статьях;
• голосовые и чат-боты для автоматизации решения части обращений.

Недостатки. Непрозрачное ценообразование.

Цена. Только индивидуально по параметрам проекта.

Yandex Wiki

Простая в использовании и бесплатная облачная база знаний в формате wiki с минимальным набором инструментов. Можно интегрировать с Яндекс Tracker, чтобы дополнительно работал список задач. 

Преимущества:

• разметка Markdown;
• совместная работа над документами;
• удобный и простой интерфейс;
• встроенный визуальный редактор; 
• добавление таблиц, изображений и видео;
• создание подстраниц;
• не ограничено количество пользователей и подписчиков;
• поиск по ключевым словам;
• гибкая настройка доступа к документам для каждого пользователя;
• изменение адреса и связей;
• выстраивание собственной иерархии страниц и связи между ними.

Недостатки. Для работы понадобится личный или корпоративный аккаунт в Яндекс. Нет блок-схем и макетов рекламного материала, нет архивирования неактуальных статей.

Цена. Бесплатно.

Документерра

Централизованное хранилище и единый портал для хранения документации компании. Пользоваться платформой могут сотрудники, клиенты и партнеры. С помощью Документерры проще обучать новых сотрудников и быстро находить ответы на вопросы клиентов. Можно создать сразу несколько проектов под разные потребности.

Преимущества:

• импорт из Confluence, Google Документы, Word, PDF, CHM, HTML;
• совместная работа над документами;
• отдельная роль «рецензент» с правами на комментирование документов;
• назначение страниц на рецензирование и быстрая работа с текстом в соответствии с комментариями;
• собственные элементы (экспресс-блоки, раскрываемое поле, инфобокс);
• система перевода документации;
• ИИ-корректор для создания и оптимизации контента;
• умный поиск с ИИ;
• брендирование и стилизация портала для клиентов;
• контекстная справка;
• вставка диаграмм, примеров кода, таблиц;
• быстрое обновление скриншотов;
• полная история версий каждой страницы.

Недостатки. Стоимость выше рынка, подходит в основном крупным компаниям.

Цена. Нет бесплатного тарифа. Платный базовый тариф от 12 900 ₽ в месяц для 2 авторов и 500 страниц, брендинг в стоимость не входит. 

Атлас24 — База Знаний

Еще один российский аналог Confluence — платформа «Атлас24», которая была создана для «Битрикс24», но может работать как самостоятельная база. Простая организация постоянного обучения и развития сотрудников через материалы базы.

Преимущества:

• быстрый поиск ответов по ключевым словам и тегам;
• разграничение доступа для сотрудников;
• интеграция с Битрикс24, AmoCRM и Admin24;
• простая и гибкая структура папок;
• встроенный текстовый редактор;
• управление правами доступа и редактирования;
• создание резервных копий для восстановления;
• комментирование статей, редакция и удаление неактуальных комментариев.

Недостатки. Нужно много времени на адаптацию и внедрение.

Цена. Бесплатного тарифа нет. Платные от 4 500 ₽ за 3 месяца до 5 пользователей (1500 ₽ в месяц).

Сравнительная таблица

Чтобы вам было проще выбирать — собрали все аналоги Confluence в России и их возможности в таблицу.