10 правил видеосозвонов, которые должен знать каждый

Называйте встречу так, чтобы было понятно, о чём будет речь

Это поможет участникам настроиться на работу и подготовить нужную информацию.

Представьте, что у вас в день несколько созвонов и все они названы в духе «Конференция Zoom Иван Иваныч». Легко запутаться и пропустить действительно важную встречу.

В приглашении на созвон пишите список вопросов или тем, которые хотите обсудить

Это культура делового общения. Вы показываете, что уважаете время ваших коллег и что предмет обсуждение действительно важен. Так гораздо больше вероятность, что занятой человек примет приглашение и придёт на конференцию.

👉 Полезная статья про SMART-цели

Приходите на созвон вовремя или предупреждайте участников о задержке

Настройте уведомления о запланированных звонках в Гугл Календаре, поставьте будильник в конце концов.

Подготовьтесь к созвону

Подготовьте план встречи, если вы его не написали в приглашении. Можно просто выписать на листочек список вопросов, можно открыть вашу систему учёта задач.

Трекер задач хорош своей наглядностью. Просматривая карточки справа налево, вы точно ничего не забудете и будете знать, каким задачам нужно уделить больше внимания. Например, если карточка долго не продвигается вперёд.

В сервисе визуального управления проектами Kaiten на одном пространстве можно собрать несколько досок. Тогда на созвоне руководителю не придется путаться и переключаться между разными вкладками.

Вернёмся к подготовке. Найдите тихое место, предупредите окружающих, чтобы вас не беспокоили во время звонка. Не помешает проверить, что попадает в поле видимости камеры и убрать предметы, которые вы не хотите светить перед коллегами. Поправьте одежду и причёску. Опрятный внешний вид поможет вам чувствовать себя более уверенно.

Отключите маски и фоны. Они неуместны для рабочих встреч.

Перед звонком сверните все ненужные окна и программы, особенно если вы собираетесь демонстрировать экран. Оставьте только то, что понадобится во время разговора.

Попросите участников включить камеру

На удалёнке очень не хватает живого общения. Так давайте говорить с живыми людьми, а не с аватарками. К тому же с включённой камерой мы лучше понимаем эмоции собеседников и меньше отвлекаемся.

Начните созвон с неформального общения

Спросите, как дела, пожалуйтесь на погоду, обсудите домашних питомцев — что угодно. Лёгкий разговор на несколько минут улучшает настроение, сближает людей, сплачивает вашу команду. А ещё это хороший способ заполнить паузу, пока вы ждёте опаздывающих на созвон коллег.

Выключайте микрофон, когда молчите

Договоритесь с коллегами мьютить микрофон, когда молчите, чтобы не засорять эфир фоновыми звуками. Особенно актуально для тех, кто работает в кафе или коворкингах, и сотрудников с детьми.

Следуйте намеченному плану созвона

Хорошая практика — в начале встречи напомнить коллегам, какие вопросы вы собираетесь обсудить, и следовать этому плану. Если обсуждение уходит далеко от темы, не стесняйтесь вежливо прерывать коллег и возвращать разговор в нужное вам русло.

Соблюдайте тайминг встречи

Уважайте своё время и время ваших коллег. Если вы планировали потратить полчаса, а уладили вопрос за 10 минут — прекрасно. Нет ничего плохого, чтобы закончить встречу раньше.

Если обсуждение затягивается, уточните у участников, могут ли они задержаться. Если нет, то договоритесь, когда вы встретитесь и продолжите разговор.

В конце созвона подведите итоги

В нескольких предложениях резюмируйте, какие решения вы приняли на созвоне, что каждый должен сделать к следующей встрече. Хорошо эти итоги записать и скинуть в ваш корпоративный чат или разослать на почту участникам. Так меньше вероятность, что сотрудники забудут сделать обещанное.

Чек-лист

1. По названию встречи понятно, что обсуждаем.
2. Все участники в курсе повестки.
3. Приходим вовремя.
4. Зона, которая попадает в поле зрения камеры, убрана. Маски и фоны выключены. На рабочем столе только то, что понадобится во время звонка.
5. В начале встречи несколько минут неформального общения.
6. У всех участников включена камера.
7. У всех, кроме говорящего, выключен микрофон.
8. Организатор следит за соблюдением повестки и вовремя возвращает участников к нужной теме.
9. Соблюдаем тайминг встречи.
10. В конце подводим итоги.

Интересные статьи

1. Ключевую роль в управлении компанией должны играть решения, а не данные
2. Как генеральный директор технопарка «Сколково» контролирует работу сотни сотрудников за 15 минут в неделю
3. Топ-3 ошибок менеджеров, и как Kaiten помогает их предотвратить
4. Что такое корпоративная культура и какие элементы культуры существуют