Lead Time vs Cycle Time: в чем разница

В Канбане важно знать, с какой скоростью работает команда и как долго заказчику ждать результат. Эти показатели помогают:

• ставить цели команды и компании,
• прогнозировать даты конца проектов и сообщать их заказчикам,
• следить за продуктивностью команды и быстро реагировать на проблемы.

Все эти данные можно получить с помощью метрик Lead Time и Cycle time. В этой статье расскажем:

• чем они отличаются друг от друга,
• как их измерить,
• как уменьшить разницу между ними.

Что такое Lead Time

Lead Time (Время производства) — это время, потраченное на выполнение задачи: с момента взятия обязательств до полного выполнения.

При подсчете Lead Time важно понимать, в какой момент считается, что команда взяла обязательство выполнить задачу. Если карточка просто лежит в бэклоге это не значит, что обязательства взяты. Часто бэклог — это просто очередь, куда заказчики кладут идеи. Затем команда и руководитель смотрят задачу, определяют ее приоритет, уточняют необходимую информацию. Только после этого команда берет на себя обязательство выполнить работу. Для карточек, которые прошли оценку команды, можно выделить специальную колонку «Готово к работе». Отсчет Lead Time будет начинаться с нее.

Возможно, в некоторых статьях вы можете увидеть, что специалисты, говоря о Lead Time, предлагают начинать отсчет с момента, когда задача пришла от заказчика. То есть они предлагают учитывать не только время с начала принятия обязательств, но и все время, пока задача согласовывалась. Такой подход справедлив, если речь идет о конкретных продажах. Например, вы производите мебель, и Lead Time считаете с момента, как потребитель заказал товар, так как от скорости производства зависит удовлетворенность клиента. То есть вы взяли обязательство выполнить работу сразу в момент заказа товара. Чтобы не путать эти два способа подсчета, можно использовать понятие Customer Lead Time.

Customer Lead Time — это время, которое требуется для разработки продукта от начала до конца. Параметр включает в себя все этапы процесса: обработку заказа, производство, сборку и доставку.

В нашей статье мы будем говорить о Lead Time.

Что такое Cycle Time

Cycle Time (Время цикла) — время, которое команда или конкретный сотрудник фактически тратит на выполнение задачи: от момента взятия в работу до поставки заказчику.

Если Lead Time учитывает время ожидания в очереди, то Cycle Time начинает считать время с того момента, как карточка перешла в колонку «В работе». Чтобы время цикла было стабильным, и вы могли искать точки роста, сфокусируйте внимание сотрудника на одном деле.

Чем отличается Lead Time от Cycle Time

Чтобы различия обеих метрик стали нагляднее, сделали сравнительную таблицу.

Как узнать показатели Lead Time и Cycle time

Один из способов узнать Lead Time и Cycle time — посмотреть на Накопительную диаграмму потока. На горизонтальной оси X видно время. На вертикальной оси Y показано, сколько задач было на каждом этапе процесса в соответствующий день. Цветные области на графике отражают изменение количества задач в каждом из этапов работы с течением времени. Данные накапливаются с течением времени, поэтому вы можете проанализировать скорость работы за любой период.

Чтобы измерить среднее время производства:

1. Найдите кривую, где отображена колонка «Готово к работе», и поставьте на ней любую точку.
2. Проведите горизонтальную линию, пока она не пересечется с графой «Готово».
3. Теперь вы видите, сколько дней должно пройти, чтобы задача была выполнена.

Обратите внимание! Если ваш процесс подразумевает принятие обязательств с момента попадания карточки в очередь, то стоит считать Lead Time, начиная с нее.

Чтобы узнать время цикла:

1. Найдите на графике кривую, которая отражает этап «В работе» и поставьте на ней точку.
2. Проведите горизонтальную линию, пока она не пересечется с графой «Готово».
3. Вы увидите, сколько времени фактически занимает работа над задачами.

График Cycle time в Kaiten

Если вы хотите узнать более точное время цикла по каждой отдельной задаче, то можно использовать автоматический график Время цикла в Kaiten.

Каждый столбец на графике — это задача. Столбцы окрашены в разные цвета — каждый цветовой сегмент отображает количество времени, которое задача находилась на каком-то из этапов работы.

Под графиком есть легенда, которая объясняет, каким цветом окрашен каждый этап, а также рядом указано среднее время нахождения всех карточек на конкретных этапах.

Вы можете сами настроить, какие именно этапы будут считаться началом и завершением работы над задачей. Здесь все индивидуально для каждой команды — кто-то считает время в работе, начиная от анализа, кто-то от стадии написания кода, у кого-то только одна колонка «В работе». Выберите нужную.

Обратите внимание, что обычно при подсчете Cycle time принято учитывать только непосредственно время работы над задачей, то есть время ожидания (колонка «Очередь») не должно учитываться.

Как отслеживать изменения Cycle time

Если благодаря графику Время цикла вы выявили проблемы в рабочем процессе и придумали, как их решить, то отследить прогресс можно с помощью отчета Cycle time trends (Динамика изменений времени цикла).

Точки на этом графике обозначают среднее время выполнения задач за определенные периоды.

• Если линия графика поднимается — это сигнал о том, что Cycle time увеличился (возможно задачи изменились, а возможно упала производительность).
• Если линия графика ровная, — значит ваша работа достаточно стабильна и предсказуема.
• Если линия опускается вниз, — значит вы стали делать задачи быстрее.

Как сократить Lead Time и Cycle Time

Сократив Lead Time и Cycle Time, вы повысите эффективность команды, что повлияет на удовлетворенность заказчиков и ускорит рост бизнеса.

5 советов, как уменьшить Lead Time и Cycle Time

1. Используйте систему вытягивания. Смысл — брать в работу только самые приоритетные задачи на данный момент и доводить их до «Готово». В бэклоге команды должен быть указан приоритет каждой карточки. Как только освобождается сотрудник, он «тянет» самую приоритетную задачу из очереди и начинает ее делать. Благодаря вытягиванию, важные карточки не задерживаются в очереди.
2. Анализируйте блокировки. Если задачи регулярно «застревают» посередине рабочего процесса, необходимо исследовать причину блокировок. Для визуализации проблем с задачей в Kaiten есть опция «Блокировка», а также отчет, который поможет исследовать все ситуации. Чем меньше блокировок, тем быстрее выполняются задачи.
3. Не допускайте узких мест в рабочем процессе. На Накопительной диаграмме потока видно, когда карточки слишком долго находятся на определенном этапе. Если вам удастся решить проблему бутылочного горлышка, то и Lead Time с Cycle Time уменьшатся.
4. Устанавливайте WIP-лимиты. Это ограничение одновременно выполняемой работы. WIP-лимиты не дают сотрудникам брать новые задачи в работу, пока те не закончат начатые. Так как работник сфокусирован на одной задаче, карточка быстрее доходит до «Готово».
5. Используйте петли обратной связи, или Канбан-каденции. Это серия встреч, где обсуждаются проблемы команды, задачи, стратегические цели и другие рабочие вопросы. Некоторые собрания предназначены именно для оптимизации работы и уменьшения Lead Time и Cycle Time.

Время выполнения и время цикла — это базовые показатели для оценки работы команды. С их помощью вы узнаете о рабочем процессе, сможете спланировать работу на месяцы вперед и успеете заметить проблему на первых этапах ее возникновения.