Вместо 1,5 часов — 15 минут: неочевидные правила рабочих созвонов, которые сделают их короче

Как из созвона на 15 минут сделать полуторачасовую встречу, знают все. А вот обратная магия коротких и действительно полезных встреч доступна немногим. О том, как проводить эффективные и быстрые встречи, мы попросили рассказать Андрея Ремесленникова — кофаундера сервиса FollowUP, который помогает автоматизировать проведение видеоконференций.

Об авторе и специфике компании

Изначально работа (как моя, так и других основателей FollowUP) была связана с консалтинговой и маркетинговой деятельностью. Поэтому все рабочие процессы компании были завязаны на коммуникациях: внешних и внутренних. Рабочие планерки, совещания, установочные звонки с клиентами — всё это наша ежедневная рутина.

И несмотря на то, что мы знаем, как сделать встречи эффективными, в команде неизбежно возникали неприятные ситуации. Например, когда кто-то что-то не услышал, недопонял, не записал. Или мешали такие внешние факторы, как сбои связи у сотрудников.

Не спасало даже то, что после каждой встречи мы фиксировали договоренности с клиентами, поставщиками и командами. Всё равно нам часто приходилось возвращаться к ним — пересматривать записи или повторно дергать людей. А это огромный труд, и, конечно, потеря времени.

В это же время Александр Волков, наш второй учредитель и друг, учился в Сколковском институте науки и технологий. Всё обучение там направлено на развитие бизнеса, генерацию идей и т. д.

В этот период у него и возникла идея проекта FollowUP. Это идеально совпало с моментом, когда мы особенно остро нуждались в подобном продукте. Саша придумал, как его реализовать, и мы решили объединить наши усилия. Так появился ИИ-помощник для протоколирования встреч и совещаний — FollowUP, который подключается к встрече, создает полную транскрибацию и краткий протокол с основными выводами, задачами, сроками и остальными важными деталями.

Как сократить время на встречу за 3 шага

Чтобы проводить эффективные и быстрые встречи, недостаточно просто создать конференцию или внедрить удобный сервис, такой как FollowUP. В основе всегда должна быть четкая организация. Для улучшения вашей продуктивности мы выделили несколько важных шагов.

Они помогут не мучаться на бесконечно долгих встречах и не выходить со совещаний с вопросом «А зачем это всё было?».

Шаг 1. Определить цель и придерживаться ее

Планирование — залог успеха. Поэтому первым делом нужно определить цель конференции и понять, какой результат вы хотите получить по ее окончанию.

«Достаточно простое правило: нет цели — нет встречи».

Да, звучит как очень очевидный пункт. Но вы удивитесь, насколько много сотрудников о нем забывают. Из-за чего встречи превращаются в пустое переливание из пустого в порожнее, когда обсуждается всё подряд.

Если не поставить цель, то в 80% случаев звонок будет неэффективным. Это, как в продажах: если ты не знаешь, для чего делаешь какое-либо действие, то оно, скорее всего, делается впустую.

Цель встречи ставит инициатор. Здесь всё просто — кто звонок запланировал, тот и понимает, что хочет получить в конечном итоге. В идеале зафиксировать цель в отдельном документе и поделиться им с участниками конференции.

Например, если это брейншторм, для встречи нужно заранее сформировать конкретные цели. Тогда вы сможете держать курс, чтобы найти несколько вариантов решения задачи, гипотез и др.

В своей практике я часто провожу индивидуальные планерки с ключевыми сотрудниками, где единственная задача — установка статуса выполнения квартальных задач. Мы не уходим в обсуждение проблем на этих звонках, не делимся прогрессом по подзадачам и т. д.

Шаг 2. Выбрать формат встречи

Когда цель четко поставлена, можно адаптировать и формат:

• если вы хотите понять статус по задачам, выбирайте формат daily- или weekly-созвона;
• для поиска новых идей подойдет брейншторм;
• для обсуждения глобальных планов на квартал, полгода, год и т. д., — стратегическая сессия.

Шаг 3. Назначить модератора

Наверняка и у вас были встречи, когда команда цеплялась за 1 вопрос, начинала его обсуждать, а через 10 минут уже дискутировала о полетах на Луну, космосе или вспоминала мемы.

Поэтому кто-то должен быть ответственным за структурирование и проведение конференции. Обычно такого сотрудника называют модератором.

Модераторы могут меняться от встречи к встрече. Но главное — назначить его, чтобы в начале звонка все понимали, что этот человек отвечает за процесс обсуждения, тайминг и т. д.

Кто конкретно это будет? У всех разные предпочтения. Кто-то выбирает руководителя, кто-то каждый раз меняет модератора, выбирая коллег из разных команд. Как вариант, можно даже выделить отдельного сотрудника для этой задачи.

Но важно, чтобы этот человек мог четко структурировать процесс встречи и вовремя пресекать обсуждения не по теме проекта или поставленного вопроса.

Советы для проведения эффективных встреч

Помимо 3 основных шагов, которые помогут грамотно организовать встречу, поделюсь советами и лайфхаками из личной практики.

1. Проговаривайте цель в начале встречи

Иногда случаются внезапные встречи, к которым не всегда можно подготовиться. Если всё же цель не была поставлена, то моя рекомендация — начать звонок с того, чтобы в течение двух минут обсудить, чего вы хотите достичь и к чему прийти в конце.

Обычно, прежде чем провести конференцию с кем-то из клиентов, я всегда озвучиваю повестку. Это и становится целью конференции — найти ответы на интересующие вопросы.

2. Ограничивайте длительность звонков

Считаю, что ни один звонок не должен длиться больше 40 минут. Именно этого времени достаточно для того, чтобы обсудить ключевые моменты, отрефлексировать и вернуться к обсуждению после. Кроме того, после 40 минут нашему мозгу становится сложно воспринимать информацию.

Возможно, вам кажется, что за 40 минут нельзя достичь результата. Но это и есть та самая точка роста, которую необходимо пройти, чтобы успевать достигать поставленных целей быстрее.

«Пусть время будет вашим мотиватором, который поможет развивать управленческие навыки».

Но вопрос в том, как на этой отметке остановиться? Вариантов масса. Кто-то проводит планерки стоя, кто-то ставит будильники. Выбирайте подходящий вариант для себя. С опытом у вас обязательно появится внутреннее ощущение, подсказывающее, что встречу пора заканчивать.

3. Разделяйте слона на кусочки

Исходя из моего опыта, могу сказать, что, когда всё смешивается в одну общую повестку обсуждений, это тоже очень сложно воспринимать. Все перепрыгивают с одной темы на другую, что-то забывается, какая-то информация смешивается с другой, и результат в конце всегда бывает не тот, который ожидался.

Поэтому нужно разделять большие общие конференции на маленькие, но с конкретным, узким назначением. Например, ставить целью звонка статус-апдейт по проблемным зонам. Если что-то сейчас где-то плохо работает, то этому стоит уделить 15 минут и обсудить на встрече только эти вопросы. Проблема обсуждения бюджета, проблема подготовки к конференции — всё это разные созвоны.

«Чтобы звонки были эффективнее, нужно разделять их тематически».

Вернемся к примеру встречи с обсуждением проблем. Получается, что за условные 15 минут вы должны уделить внимание только разговору о проблемах. И на этом остановиться. А значит, не нужно обсуждать планы на будущее или мемы с котиками.

В этом совете не последнее значение имеет эмоциональный аспект. Если все говорят о проблемах, то неизбежно переживают, испытывают негативные эмоции. И, если в это же время начать обсуждать будущие планы и перспективы, этот негативный хвост всё равно будет тянуться. Другой пример — не очень хорошо обсуждать свои планы развития с начальником, если 5 минут назад вы получили взбучку.

«Это очень важная рекомендация — делать перерывы и разделять конференции на маленькие, но посвященные конкретным вопросам или проблемным зонам».

4. Ищите решения проблем до встречи

Если команда столкнулась с какой-то проблемой, нужно создавать встречу в тот момент, когда набросаны варианты ее решения. Это поможет сэкономить время сотрудников и позволит сразу обсуждать что-то предметное. А руководителю будет проще помочь выбрать наилучшее решение между предложенными вариантами.

«Это экономит как мое время, так и сотрудников. Такой формат стимулирует подчиненных на генерацию идей, обучает их способности решать спорные моменты и находить выходы из сложных ситуаций самостоятельно».

5. Ориентируйтесь на специфику команды

Чтобы разобраться, предлагаю рассмотреть кейс компании. Перед маркетинговой командой стояла задача разработать коммуникационную карту нового бренда. Ребята столкнулись с такими проблемами:

• общаться приходилось всем вместе,
• скорость работы у команд — разная.

Еще одна проблема в том, что кто-то находит интересные решения через живое обсуждение, а кому-то комфортнее молча сидеть с блокнотом, долго писать и потом выдавать резюме.

В итоге было сложно подводить итоги таких встреч и анализировать результаты брейнштормов. Что же делать?

В таких случаях всегда нужно ориентироваться на специфику команды и понимать, как с ней работать. У людей могут быть разные подходы, но всё же я не рекомендую объединять несколько целей для одной встречи. Например, глобально брейншторм нужен для формирования идеи. Точка.

В любой команде есть человек, ответственный за реализацию задачи. Будем считать его тимлидом, ответственным за коммуникации внутри команды. Он и должен выступить ответственным модератором брейншторма, который будет направлять эту встречу.  

Важно, что брейншторм — это процесс, когда мы ничего не критикуем, не обсуждаем, а только накидываем идеи. Он служит для того, чтобы тимлид получил гипотезы и дальше уже самостоятельно их верифицировал. Сделать это можно вне общей встречи.

А после нее выделить блок для реализации, декомпозировать задачи, указать дедлайны, распределить их по сотрудникам и т. д.

Пытаться сделать это в прямом эфире очень сложно. Как и невозможно учесть специфику каждого отдельного человека. Ну и опять же, это суматоха, которая вряд ли поможет достигнуть результата.

Поэтому для маркетинговой команды из примера лучше провести встречи с тимлидом — связующим звеном. Ему останется только объединить всё в общую картину и презентовать команде.

6. Обсуждайте то, что сделано

Приведу пример. Во многих командах проводят дейли-встречи. То есть каждое утро начинается с созвона на 15 минут, на котором обсуждаются задачи. Обычно в процессе появляются какие-то вопросы, требующие более глубокого обсуждения. А значит, встречи затягиваются: вместо 15 минут занимают час.

Многие забывают, что основная цель такого созвона — понять, что уже было сделано. Дейли-встречи не годятся для обсуждения, брейншторма и попыток найти какое-то решение.

Эта встреча нужна для понимания прогресса по задачам. Поэтому подобные утренние созвоны стоит ограничивать тем, что каждый за 5 минут пробегается по статусам того, что выполнено и не выполнено.

А если представить совсем идеальную картину, то обсуждать нужно только то, что было выполнено. Это будет еще эффективнее. Если есть какие-то проблемы и кто-то говорит, что не может решить задачу, то для этого проводят отдельную конференцию.

7. Делайте заметки по ходу встречи

Банально, но резюмирование и протоколирование — неотъемлемая часть успешных встреч.

Записи могут стать своеобразными якорями, которые помогают сохранить важные идеи в море информации. Они не только помогают вам запомнить детали, но и облегчают делегирование задач и следование срокам.

При необходимости всегда можно вернуться к документу с записями, освежить память, задать уточняющие вопросы или погрузить сотрудника в контекст.

«Я считаю, что это мастхэв того, что необходимо делать, чтобы звонки были качественнее, эффективнее.

А чтобы не расшифровывать свои записи в блокнотах и онлайн-документах, и не пересматривать видео со встреч, можете воспользоваться FollowUP. Он автоматически подключится к вашим звонкам и сам составит подробный протокол».

Вместо итога

Суммируя всё сказанное, могу выделить 3 главных правила быстрой и продуктивной встречи:

• готовься,
• разделяй
• резюмируй.

Не забывайте, что проведение эффективных встреч — это навык, которому можно обучаться. Желаю удачи!