Менеджмент проектов на верхнем уровне: управление портфелем проектов

При масштабировании бизнеса, команда начинает расти вслед за ним, формируя отделы с разными задачами. Но и количество проектов увеличивается. В ворохе разных задач бывает сложно добиться прозрачности и видеть, как идут дела у всей компании.Чтобы решить этот вопрос, компания собирает бизнес-портфель, чтобы проанализировать вектор своего развития и определиться со стратегиями. Понять, с какими проектами стоит работать в первую очередь, а от каких отказаться, поможет управление портфелем проектов.

Что такое управление портфелем проектов?

Сперва ответим на вопрос «что такое портфель проектов?».

Портфель проектов — это набор проектов, которые собраны в рамках одной единицы управления и объединены общей стратегической целью. Обычно компоненты портфеля связаны между собой одной темой. Если целей компании несколько, портфели проектов собираются под каждую из них.

Портфель позволяет более выгодно распределить ресурсы компании между запущенными проектами, при необходимости максимизируя усилия в одном месте, несмотря на то, что некоторые проекты могут быть менее успешными относительно других.

Зачем вообще собирать проекты в портфель? Это поможет:

• заниматься несколькими проектами одновременно;
• взвешивать риски, расставлять приоритеты;
• принимать более взвешенные решения после соотнесения проектов и целей компании;
• минимизировать противоречия между сотрудниками при выборе нового проекта и сосредоточить внимание команды на успешности всего портфеля.

Классический портфель проектов минимизирует риски бизнеса, так как прибыль от успешных проектов может перекрыть ресурсы, потраченные на неудачные.

Управление портфелем проектов (англ. project portfolio management), УПП — это комплекс процессов отбора, реализации и контроля качества выполнения проектов, зависящих от целей бизнеса, выгод, рисков и ресурсов, которыми располагает компания.

👉 Примером внедрения УПП в производство может служить кейс компании Hochland.

Принципы управления портфелем проектов

Решение, стоит ли внедрять портфельное управление, основывается не только на стратегических целях организации, но и на других аспектах развития компании, например, связанных с финансовой стороной или востребованностью продукта на рынке. При внедрении УПП необходимо также учитывать возможные организационные последствия, угрозы и возможности.

Вне зависимости от актуальной организационной модели внутри компании необходимо следовать следующим принципам:

• найти инвесторов для соответствующих стратегии организации проектов;
• максимизировать выгоду и эффективность от денежных вложений;
• выявить ожидания заказчиков и следить за их исполнением;
• обеспечивать прозрачность прогресса проектов внутри портфеля;
• проверить производственные возможности организации и при необходимости оптимизировать их.

Важно учесть эти принципы до того как вы начнете реализовывать портфельное управление.

Инструменты и методы УПП

Можно выделить несколько методов анализа и оценки проектов, которые используются в портфельном управлении.

• Скоринг — оценка проектов на основе заранее определенных критериев. Значимость критериев оценивается в баллах или процентах, сумма которых и определяет ценность всего проекта. Критерии могут быть связаны с разными сторонами проекта — с финансами, стратегией, рисками, трудовыми затратами. Оценка ставится исходя из соответствия стратегической цели компании во время собрания руководящего состава. Скоринговый метод используется как при выборе проектов в портфель предприятия, так и для анализа их в динамике.
• Визуализация проектов портфеля. Применяется для упрощения их сравнения, а также для отслеживания прогресса по проектам внутри портфеля.

👉 О способах визуализации портфеля проектов рассказали в статье Как использовать Канбан-доски для управления портфелем проектов

• Оценка затрат и их окупаемости — набор аналитических приемов для оценки расходов компании, окупаемости инвестиций, рентабельности всего проекта по сравнению с предыдущими доходами компании и / или конкурентов. Также этим набором инструментов определяется соотношение стоимости проекта и актуальных затрат во взятом в работу портфеле проектов.
• Экспертная оценка — взгляды и мнения специалистов, используется для определения взаимосвязей проектов в портфеле и их сравнения между собой. Проекты могут зависеть друг от друга, дублировать частично или полностью, обладать чрезмерным функционалом и полностью взаимоисключать друг друга.

Эти инструменты и методы используются для измерения потенциального или текущего значения проекта для всего портфеля. Также этими методами можно оценивать и каждый проект по отдельности для понимания его ценности.

Роли в портфельном управлении

В УПП можно выделить несколько ключевых ролей. Распределение сотрудников на эти роли поможет командам понимать не только свою зону ответственности, но и обязанности других. Команда по управлению портфелем проектов может быть сформирована из участников разных отделов и подразделений.

Менеджер портфеля проектов. Это руководитель портфеля проектов. Его задача следить за статусом проектов и за их своевременным обновлением, а также оценивать риски проекта и своевременно реагировать на изменения внутри проектов. Руководитель занимается портфельным менеджментом — получает отчеты от менеджеров отдельных проектов и держит с ними постоянную связь. От компетенций менеджера портфеля зависит качество управления.

Менеджер проекта. Участник команды, руководящий реализацией отдельного проекта. В зависимости от количества проектов в портфеле, некоторыми из них может руководить менеджер портфеля.

Участники проектной группы. Сотрудники компании, распределенные по проектам. Это могут быть как участники одной команды, так и ранее не работавшие друг с другом сотрудники разных отделов. Проектная группа создается на ограниченный период времени и распускается после реализации проекта.

Заинтересованные руководители. Сотрудники, занимающие руководящие должности или специалисты, наблюдающие за реализацией отдельных функций проектов.

Этапы управления портфелем проектов

Этап 1. Инициализация

На этом этапе происходит создание предварительного списка проектов, которые могут войти в портфель и в перспективе — взяты в работу. Этот этап состоит из двух подэтапов:

1. Составление заявки на проект. Внутри должно быть краткое описание проекта и его основной функционал. Это делается для понимания, соответствует ли идея проекта бизнес-стратегии компании.
2. Расчеты проекта. После утверждения заявки проводится оценка результативности реализации проекта относительно вложениям в него. Для этого составляются бизнес-план, технико-экономическое обоснование, прописывается организационная структура проекта и прочее.

В зависимости от размера компании, второй подэтап может также разделяться на шаги:

• Расчет работы по проекту исходя из финансовых возможностей компании. Для проекта рассматриваются организационные и технологические варианты реализации, после чего рассчитывается экономическая стоимость проекта;
• Расчет работы по проекту исходя из внешнего его финансирования. На всех уровнях работы над проектом учитывается источник средств, а также ведутся переговоры о распределении рисков между компанией и инвестором.

После этих действий проект попадает в список интересных проектов для формирования портфеля.

Этап 2. Отбор портфеля проектов

На этом этапе формируется портфель проектов, который и будет принят в работу. Проекты подбираются на основе стратегических ценностей и различных ограничений — финансовых, ресурсных, технологических и прочих. Этот этап также можно разбить на два подэтапа:

1. Приоритезация проектов. Все составляющие портфеля выстраиваются в порядке уменьшения их ценности для компании. Расстановка приоритетов проводится по критериям, наиболее актуальным для компании. В приоритезации проектов могут помочь инструменты и методы УПП, о которых писали выше.
2. Подбор проектов. После приоритизации проекты, имеющие наибольшую ценность, принимаются к реализации.

Необходимо собрать такой портфель, в котором будут учтены не только выгоды, но и риски для компании.

Этап 3. Балансировка проектов

Это этап доработки портфеля. Во время этого шага происходит доработка — уточнение нюансов, необходимых для успешного запуска проекта, распределение ресурсов — назначение специалистов, выделение технического обеспечения и прочих необходимых для проекта ценностей, запуск проекта — написание Устава, назначение менеджеров управления проектами и портфелем, комплектование команд.

На этом этапе между проектами в портфеле происходит распределение имеющихся ресурсов и, при необходимости, поиск и закрытие пустующих позиций.

Этап 4. Реализация

На этом этапе происходит запуск проектов, отслеживание ресурсов и наблюдение за результатами. В зависимости от успешности или неудачности проектов, на них можно как максимизировать свои усилия, так и заморозить проект.

В Kaiten для работы с портфелем можно создать сводную доску, на которой будет показан прогресс по всем проектам единовременно, а для каждого проекта – отдельное пространство, где будет детальная декомпозиция и визуализация задач проектов.

Что важно запомнить

Портфельное управление необходимо в тех случаях, когда проектов становится слишком много, чтобы заниматься каждым по отдельности. УПП обладает своими принципами, которые строятся на оценке рисков, поиске инвестиций, распределении ресурсов. Для оценки проектов на этапе отбора и во время работы над проектом используются разные методы и инструменты. Сбор проектов в портфель и его реализация разделены на четыре этапа, три из которых связаны непосредственно с планированием реализации.

УПП позволяет видеть картину развития компании целиком, уберегает от работы с неперспективными проектами, распределяя ресурсы и капитал по разным направлениям инвестиций — рискованным и стабильным. Как с игрой на бирже, когда собирая портфель акций, ставка делается на акции разных компаний. Так риски ниже, а выгоды больше.

Учет выгод и рисков и умение между ними балансировать, чутко чувствовать статусы проектов и управлять ими — это и есть управление портфелем проектов.