В 2021 г. Atlassian перестает продавать лицензии на Jira Server, какие альтернативы?

Atlassian останавливает продажи серверной версии в 2021 году и повышает стоимость обновлений, тем самым мотивируя компании переходить в облачную версию.

Переход в облако предполагает понижение уровня безопасности – на это компании не могут пойти, а переход в Jira Data Center сильно удорожает решение.

Возьмем стоимость для 15 000 пользователей.

Если раньше нужно было заплатить в первый год $200 000, и докупать ежегодно обновления в 50% стоимости лицензий ($100 000), то при переходе в Data Center вы теряете возможность "отказаться от обновлений" и платите ежегодно дороже чем приобретение.

За 5 лет после перехода с Jira Server в Jira Data Center вы дополнительно потратите $952000.

Многие клиенты уже сейчас рассматривают замены Jira и Confluence, чтобы заранее спланировать переезд на современный инструмент для управления рабочими процессами.

В этой статье разберем критерии, которым должна соответствовать новая система, чтобы при планировании перехода вы имели готовый список требований к новому инструменту.

Удобство для менеджеров и не IT-персонала

Интерфейс таск-трекера Jira сложен. Продукт довольно старый и был в самом начале спроектирован для работы над ошибками в программном обеспечении (bug tracker). Все развитие данного продукта построено вокруг установки разного рода дополнений и их интеграции. В итоге это привело к достаточно "тяжелому" интерфейсу и он как правило непонятен людям, которым нужно просто создать задачу.

В тех компаниях, которые активно используют Jira, менеджеры как правило имеют еще ряд инструментов, использование которых обусловленно именно невозможность с легкостью решить в Jira некоторые простые задачи.

Принуждение коллектива к использованию сложных инструментов негативно сказывается на продуктивности сотрудников и их общей мотивации к работе.

Контролировать обмен информацией между сотрудниками в век когда у каждого в смартфоне есть доступ к магазину удобных приложений – невозможно. Если вы не даете своим коллегам удобного инструмента сегодня, то скорее всего они уже решают задачи вашей компании в облаке, загружая туда конфиденциальные документы, платят за него сами, а вы про это можете только догадываться. Поэтому удобство становится крайне важным аспектом в том числе для службы безопасности.

Вячеслав Цырульник, CEO Kaiten

Критерии удобства:

• простота в освоении и решении базовых задач (создание досок, построение планов, написание документов, приглашение коллег), могут работать все пользователи вне зависимости от квалификации;
• скорость реакции интерфейса на операции с задачами;
• доступ с любых устройств;
• доступ к (безопасным) настройкам своей рабочей области без необходимости привлекать администраторов;
• проведено несколько пилотных проектов в разных департаментах, получена положительная обратная связь.

Производительность и стоимость масштабирования

Система должна из коробки поддерживать масштабирование простым и понятным для системных администраторов способом.

Как известно, Java, которая используется в продуктах Atlassian, достаточно требовательна к оперативной памяти и установка решений на Java требует немалых вложений в серверное оборудование, когда речь идет о большом количестве пользователей.

Рекомендуется рассмотреть решения, которые используют микросервисную архитектуру и умеют горизонтально масштабироваться. Такая архитектура позволяет точечно увеличивать мощности тех частей программного обеспечения, которые не справляются с нагрузкой. Решения на микросервисной архитектуре позволяют компании размещать программное обеспечение на виртуальных мощностях (которые как правило имеются в любой большой компании) и масштабировать их в любой момент времени.

Критерии производительности:

• микросервисная архитектура;
• возможность горизонтально и вертикально масштабироваться на виртуальных мощностях компаний;
• используются проверенные, распространенные и хорошо задокументированные open source решения;
• простая процедура установки обновлений.

Поддержка гибких подходов к управлению рабочими процессами

Каждая большая компания активно нанимает тренеров по гибких подходам (Scrum, Kanban), формирует у себя очень сильную экспертизу по этому направлению и выбирает те инструменты, которые соответствуют новым культурным ценностям.

1. Инструмент не должен иметь антипаттернов, пропагандирующих неверное или неполное использование методов;
2. Инструмент должен иметь все необходимые аналитические отчеты;
3. Инструмент должен быть адаптивен к изменяющимся процессам команд, и не навязывать единые стандарты в разные по типу процессов команды;
4. Инструмент должен быть технически открытым, позволять использовать его посредством программных интерфейсов для реализации любых типов интеграций.

Критерии поддержки гибких подходов:

• Поддержка Scrum, отвечающая современному пониманию данного фреймворка, и отсутствие антипаттернов, пропагандирующих неверное использование
• Поддержка Kanban и самых распространенных аналитических отчетов, опирающихся на статистические данные для сбора метрик производительности команд и работы с рисками по срокам
• Поддержка User Story Mapping

Поддержка управления иерархическими структурами (Портфель проектов)

Задачи есть на разных уровня производственной иерархии. Если мы возьмем компанию с несколько сотнями сотрудников, то базово выделяются следующие уровни потоков задач:

1. Стратегические цели
2. Портфель проектов
3. Задачи команд верхнего уровня
4. Задачи команд декомпозиция

Практики Jira знают – для работы с подобными структурами компании, как правило, вынуждены покупать дополнительные дорогие дополнения.

Критерии работы с иерархическими структурами:

• управления сложными иерархиями задач доступно из коробки без дополнительных модулей;
• задачи могут быть распределены по разным проектам и департаментам, с разграничением доступа на любом из уровней иерархии;
• возможность собирать отчеты в разрезе любых веток данной иерархии;
• наличие модуля верхнеуровневного планирования по проектам.

Решение сопутствующих задач

Atlassian и предполагает достаточно богатый спектр решений, которые дополняют Jira, но все они являются обособленными продуктами. Стоимость лицензии кратно вырастает как только мы начинаем смотреть в сторону решения сопутствующих задач.

Надо честно признаться, что такие продукты как "репозитарий кода" (BitBucket) на самом деле являются полноценным решением и могут существовать отдельно от Jira. Документы, например, всегда неотъемлемая часть работы любой компании.

Критерии выбора:

• работа с документами и другими распространенными повседневными задачами (например, учет времени и отчетность) доступна из коробки без доплат;
• получение задач по почте, коммуникация с внешними подрядчиками не должны приводить к существенному удорожанию решения.

Интеграция c DWH и BI и системами авторизации компании

Как просто система интегрируется с вашими аналитическими инструментами и системами авторизации?

Критерии:

• есть возможность напрямую обращаться к базам данных программного решения;
• API хорошо задокументировано и предлагает программный интерфейс для запроса данных по современным спецификациям (REST API);
• есть возможность управлять доступом сотрудников через свою доменную авторизацию (SSO, например LDAP, ADFS, Google Workspaces и др.).

Поддержка пользователей

В современном мире один из важнейших критериев выбора конечными потребителями продуктов - качество сервиса при возникновении проблем. Пользователи больше доверяют и любят те системы, которые быстро реагируют на их обратную связь, даже если такие сервисы по другим техническим параметрам проигрывают конкурентам.

Критерии поддержки пользователей:

• Пользователи получают обратную связь по их запросам в короткий срок;
• Служба поддержки говорит на языке пользователей (на русском);
• Пользовательские запросы прозрачно анализируются и реализуются, если помогают системе стать лучше;
• Компания не держит годами открытые ошибки, на которые жалуются тысячи пользователей (да-да, вы наверняка понимаете о чем речь).

Коллективное владение инструментом

Наличие внутри компании обособленного отдела, который отвечает за настройку Jira – кажется хорошая идея, но часто это приводит к следующим проблемам:

1. Стандартизация рабочих процессов - многие команды вынуждены использовать шаблон, который им не совсем подходит (или совсем не подходит);
2. Простые вопросы настройки могут занимать месяцы, так как отдел перегружен работой, и система приоритизации запросов в нем непрозрачна.

Критерии выбора:

• возможность делегировать права администрирования участников системы в ограниченной области (команда / проект) без дополнительных плагинов и существенных доплат;
• возможность давать пользователям оптимизировать / менять их собственные рабочие процессы внутри инструмента.

Стоимость решения

Нередко система выбирается по стоимости лицензий, а затраты, которые происходят из-за:

• доработки инструмента под свои нужды;
• создания департамента для поддержки программного решения;
• траты на оборудования;

не учитываются. А эти затраты могут быть сопоставимы со стоимостью лицензий.

Критерии по стоимости:

1. Стоимость лицензий, сетка скидок в зависимости от количества пользователей и тарифного периода
2. Наличие безлимитной лицензии (как правило от 10000 пользователей)
3. Стоимость оборудования
4. Стоимость обслуживания внутренняя (свой штат, то есть ФОТ - поддержка оборудования, пользователей)
5. Стоимость обслуживания внешняя (возможность и стоимость доработок)
6. Стоимость перехода на другой инструмент (да, и такое нужно примерно учитывать)

Какие альтернативы?

Мы предлагаем вам попробовать Кайтен — современную визуальную систему управления рабочими процессами и качественный аналог Jira от отечественных разработчиков.

Компании, которые уже сделали свой выбор в сторону Кайтена:

1. QIWI
2. HomeCredit
3. REG.RU
4. Додо Пицца и другие

Интересные статьи

Хотите попробовать Кайтен бесплатно – регистрация.