Как использовать командные роли по модели Белбина для распределения задач бэклога

Команда, которая не срывает дедлайны, вовремя выполняет задачи и грамотно распределяет ответственность, кажется несбыточной мечтой. Ведь на деле, даже если определены идея, задачи, цели и объем MVP, внезапно возникают трудности с распределением ответственности, принятием решений и поиском новых концепций. 

Конечно, каждый раз пересобирать команду, подбирая оптимальный состав для определенных целей – это дорого и неэффективно,. Выходом из подобных ситуаций является методология доктора психологических наук и выпускника Кэмбриджа Реймонда Белбина. Она помогает правильно распределять роли в коллективе, что особенно важно на этапе работы с бэклогом, чтобы каждый специалист понимал, как ему выстраивать работу исходя из командных обязанностей.

Вместе с бизнес-психологом Даниилом Гайдуковым, который помогает устанавливать командные роли и работает по Scrum-методологии, мы разберем, как распределять роли в команде по методологии Белбина. 

Что такое командные роли по Белбину  

В своем исследовании Белбин выделил 9 ролей, которые существуют в каждой успешной команде. Эти роли не зависят от профессиональных навыков, а определяются личностными качествами и поведением. Важно определить, как участники коллектива будут взаимодействовать друг с другом: кто будет генерировать идеи, отвечать за их реализацию, следить за сроками и, наконец, быть «универсальным солдатом» — делать любую работу, которую нужно.

«Методология Белбина отличается от других тем, что это не кабинетное исследование, а полевое. Белбин адаптировал игру "Монополия", добавив в нее бизнес-ситуации, и стал наблюдать за командами, которые соревновались друг с другом. При этом он работал с реальным бизнесом много летом, адаптируя под предпринимателей свою методологию ».

Бизнес-психолог Даниил Гайдуков 

Виды ролей в методологии Белбина

Роль в коллективе можно определить с помощью специального теста, который покажет, какая зона ответственности подходит конкретному специалисту. Обычно на одного человека приходится от 1 до 3 ролей. «Но только на тест полагаться нельзя», — отмечает Даниил. По словам эксперта, тест — это вспомогательный инструмент. Командные роли многих коллег можно определить, просто почитав описание роли. Тест просто помогает оцифровать типичное поведение человека.

Какие роли предполагает методология:  

1. Руководитель (Координатор) отвечает за организацию работы команды и распределение задач.
2. Формирователь (Шейпер) стимулирует команду к действию, особенно в стрессовых ситуациях. 
3. Аналитик (Монитор-Оценщик) анализирует идеи и предложения, выносит объективные суждения.
4. Реализатор (Исполнитель) фокусируется на выполнении задач и реализации планов.
5. Искатель ресурсов (Исследователь) ищет новые возможности и внешние ресурсы.
6. Коллективист (Командный игрок) поддерживает командный дух и разрешает конфликты.
7. Завершитель (Контролер) следит за деталями и завершает задачи в срок.
8. Генератор идей (Креативщик) предлагает новые и нестандартные решения.
9. Специалист обладает уникальными знаниями и навыками в определенной области.

«Белбин изначально делил команду по тому, кто на чем сфокусирован: на идеях, на людях или действиях. В первую группу попадают генераторы, аналитики и специалисты, во вторую — исследователи координаторы и командные игроки,  а в третью — реализаторы, завершители и и шейперы».

Бизнес-психолог Даниил Гайдуков

Какие качества нужны для каждой роли 

Каждая из ролей по Белбину требует определенного набора качеств. Рассмотрим ключевые из них. 

Зачем распределять роли на этапе бэклога

Это поможет структурировать работу с самого начала и избежать дублирования задач, что, в свою очередь, сэкономит и ресурсы, и нервы. Иначе можно столкнуться с ситуацией, когда команда не сможет найти общего языка или, наоборот, будет хвататься за идеи, которые не в силах реализовать. 

«Во-первых, на этапе бэклога важно использовать OKR-планирование: проанализировать цели и ключевые результаты, проверить гипотезы, собрать информацию, провести мозговой штурм. Во-вторых, подбирая нового члена команды, например, из отдела продаж, мы уже используем методологию Белбина, чтобы понять, какую роль он займет, в том числе постоянную или временную. Такой подход помогает определить людей в группе Run для поддержки текущих процессов и в группе Change для внедрения новых идей».

Бизнес-психолог Даниил Гайдуков

Разберем несколько проблем, с которыми может столкнуться команда, если не распределит роли.

1. Команда застрянет в исследованиях 

Тут вступает в роль Шейпер. Он не просто мотивирует команду на результат, а стимулирует ее к действиям. Иначе та может погрязнуть в исследованиях и гипотезах вместо того, чтобы перейти к тестированию.

2. Излишне самоуверенный руководитель

Такой лидер-Шейпер опасен в том случае, если у него нет «противовеса» — Аналитика или Координатора. С оппонентом он может обсуждать решения и находить верные из них, а не слепо вести команду туда, где не ступала нога человека.

3. Задачи остаются незавершенными

Если команда делает все задачи на 80 и даже на 99%, но некому завершать эти 1-20%, то ей срочно нужен Педант, или Перфекционист. Он как раз доведет до ума все поручения и передвинет их в этап «Готово». 

4. Нет конечного решения

Эта проблема становится видной, когда команда достигает какой-либо вехи проекта. В тот момент, когда уже надо принять решение, команда откатывается назад и решает еще «поизучать вопрос».

Например, нужно выбрать какой-либо фреймворк для работы: Scrum, Kanban или Extreme Programming. Но непонятно, какой лучше подойдет для текущих задач. И, вместо того чтобы проецировать уже хоть какой-нибудь, команда начинает размышлять о фреймворках дальше. В этом случае Шейпер будет малоэффективен. Нужен руководитель, который поставит точку, а Шейпер уже направит команду к действиям.

Но такого человека нельзя ставить во главу команды. Иначе он будет бороться за каждую деталь и еще больше погружать команду в недоделанные из-за излишнего перфекционизма задачи.

Распределение ролей по Белбину повышает эффективность команды. Также такой подход помогает избежать конфликтов и путаницы в задачах, так как каждый специалист четко понимает свои обязанности и зону ответственности. Например, если роль Координатора достается тому, кто умеет направлять и мотивировать команду, это снижает риск дублирования функций и устраняет пробелы в коммуникации.

«После того как мы распределили роли в соответствии с методологией Белбина, стало очевидно, почему некоторые задачи были выполнены быстрее и качественнее, а другие — менее эффективно. Это помогло нам пересмотреть распределение задач и улучшить общий процесс работы».

Бизнес-психолог Даниил Гайдуков

Наконец, распределение ролей по Белбину помогает командам быстрее адаптироваться к изменениям и находить выходы из сложных ситуаций. Это особенно актуально на этапах, когда нужно принимать быстрые решения или оперативно реагировать на внезапные проблемы.

Как методология Белбина работает на практике

Распределение ролей используют для разных целей: от улучшения эффективности до оптимизации коммуникации и перераспределения задач. Например, компания Unicom, где Даниил Гайдуков выступал в роли Scrum-мастера, использовала метод для распределения ролей. 

«Мы провели тестирование команд, после чего стало ясно, какие роли наиболее подходят каждому участнику. Например, те, кто хорошо справляется с аналитическими задачами, были назначены в роли Монитор-Оценщиков, что помогло улучшить процессы оценки приоритетов задач. Это привело к тому, что задачи стали выполняться качественно и в срок».

Бизнес-психолог Даниил Гайдуков.

При этом методология Белбина может помочь в распространенной ситуации, когда HR-отдел тратит недостаточно времени на подготовку кандидатов. Новичок вливается в команду и не оправдывает ожидания руководителя, хотя обладает всеми необходимыми компетенциями. 

«После тестирования становится понятно, почему человек поступает так и не иначе. Бывает даже так, что сам владелец бизнеса не подходит на роль Шейпера или Координатора, а больше похож на Командного игрока. После этого мы смогли наладить коммуникацию в коллективе, построить диалог».

Бизнес-психолог Даниил Гайдуков

Кроме того, распределение ролей можно использовать, чтобы снизить стресс внутри коллектива — уменьшить уровень выгорания. Одному специалисту проще коммуницировать с коллегами, и он готов провести целый день на встречах, а не часами анализировать данные. 

«Если искренне отвечать на вопросы тестирования по Белбину, то это поможет внести ясность в распределение. А что у меня лучше получается, а что хуже, за какие задачи, за какую работу мне стоит браться самому, а за какую — ответственность лучше делегировать. Впрочем, это не значит, что мы не должны браться за несвойственные задачи. Напротив, благодаря тестированию можно понять, что какие-то задачи мы будем делать с удовольствием и меньше уставать, а другие — будут давать нам труднее». 

Бизнес-психолог Даниил Гайдуков

Внедрять или не внедрять 

У методологии есть свои плюсы и минусы, которые нужно взвесить перед принятием решения. 

Плюсы

• Улучшение понимания командной динамики. Методология Белбина помогает понять, как члены команды взаимодействуют друг с другом, что позволяет улучшить коммуникацию и снизить уровень конфликтов. Каждый участник понимает, какая роль ему отведена и какие ожидания существуют.
• Оптимизация распределения задач. Роли по Белбину позволяют более эффективно распределять задачи, соответствующие сильным сторонам и интересам сотрудников. Это повышает производительность и мотивацию команды.
• Повышение продуктивности и эффективности. Понимание ролей позволяет минимизировать дублирование работы и улучшить координацию внутри команды. Это способствует достижению лучших результатов и снижению временных затрат на выполнение задач.
• Развитие командной сплоченности. Методология помогает выявить сильные стороны каждого члена команды и использовать их для общего блага. Это укрепляет командный дух и способствует эффективному сотрудничеству.
• Индивидуальный рост и развитие. Результаты тестов по Белбину могут помочь сотрудникам лучше понять свои сильные стороны и области для развития, что способствует их профессиональному росту.

Минусы

• Время и ресурсы на внедрение. Процесс внедрения методологии требует времени и ресурсов, включая проведение тестов, анализ результатов и пересмотр командных структур. Это может быть затруднительно для компаний с ограниченными ресурсами.
• Риск неэффективного применения. Методология может не сработать, если не учитывать специфические особенности команды и ее задачи. Без правильной интерпретации результатов и настройки методологии на реальные условия, результат может быть не таким впечатляющим.
• Проблемы с адаптацией. Не все сотрудники могут легко адаптироваться к новым ролям и обязанностям. Некоторые могут воспринимать изменения как угрозу или нарушение привычного рабочего процесса.
• Необходимость постоянного мониторинга. Методология требует регулярного пересмотра и корректировки ролей в зависимости от изменений в команде и проекте. Это может добавить дополнительную нагрузку на менеджеров.

Но если вы всё-таки решитесь использовать в работе методологию, то используйте рекомендации от эксперта:

1. Не относитесь к методологии как к волшебной палочке. Это всего лишь один из инструментов. 
2. Проведите оценку личностных качеств. Прежде чем распределять роли, важно оценить сильные и слабые стороны каждого члена команды.
3. Регулярно пересматривайте роли. Ситуация в команде и проекте может изменяться, поэтому роли должны быть гибкими и пересматриваться по мере необходимости.
4. Учитесь на практике. Методология Белбина требует времени на внедрение и адаптацию. 
5. Включайте команду в процесс. Обсуждайте распределение ролей, чтобы каждый чувствовал свою вовлеченность и ответственность.

Таким образом, методология Белбина может стать ценным инструментом для повышения эффективности команды. Однако для успешного внедрения необходимо учитывать специфику коллектива, проводить обучение и регулярно корректировать подход. Если вы готовы инвестировать время и ресурсы в этот процесс — он принесет свои плоды. В противном случае, если изменения вызывают негатив в команде и не подходят под текущие задачи, внедрение не даст ожидаемых результатов. 

«Важно помнить, что любой человек больше, чем его роль, и тесная работа в команде требует индивидуального подхода».

Бизнес-психолог Даниил Гайдуков

Сколько ждать эффекта от методологии

Он может проявиться через несколько недель работы. Команде потребуется время на адаптацию к новым ролям, но уже в краткосрочной перспективе можно заметить результат и повышение продуктивности. 

«Мы начали внедрять эту методологию в этом году сразу в нескольких командах, и, хотя появились первые положительные эффекты, стопроцентной уверенности, что они связаны именно с Белбином, пока нет. Для более точной оценки нужно больше времени и данных. Но уже сейчас команды стали лучше понимать свои роли, улучшилась коммуникация внутри коллектива и работа стала эффективнее. Однако я бы не стал относиться к этому как к волшебной палочке, это скорее один из инструментов, который помогает, но не решает все проблемы сразу».

Бизнес-психолог Даниил Гайдуков