Планировщик задач Kaiten — ваш личный карманный секретарь

Если бы ресурсы в мире были безграничны, не было бы ни дедлайнов, ни ограничений бюджета, ни усталости, и каждый человек добивался поставленных целей по щелчку пальцев. Но увы, жизнь не похожа на видеоигру с читами. В реальности 84% пользователей сталкиваются с выгоранием, потому что задачи не получается контролировать и доводить их до логического завершения.

Следить за задачами можно с помощью специального ПО. В статье расскажем, зачем нужен планер задач и как использовать Kaiten для управления задачами и проектами.

Зачем использовать планировщик личных задач

Планировщики — специальные программы для управления задачами: их визуализации, сортировки по категориям и напоминании о времени их исполнения. Можно сказать, что это электронные ежедневники. Обычно программы устанавливаются на устройство пользователя или используются в облаке.

С бизнесом всё очевидно — любой компании нужно организовывать проекты. Если не использовать планировщик для управления задач сотрудников, можно просто потеряться в хаосе, вовремя не обнаружить «буксующие» места и не найти точки роста.

Но что насчет ведения списка задач в быту? Здесь дело в личной эффективности и продуктивности в повседневных делах. Ими могут быть как маленькие задачки в духе «поход к стоматологу в 15:45», так и большие амбициозные проекты — например, «ремонт квартиры».

Обычно мы не фиксируем свои задачи в едином пространстве — что-то записываем в календарь или заметки телефона, делаем какие-то записи в блокноте или на стикерах, а что-то просто пытаемся держать в уме.

В результате предыдущие планы и задачи часто забываются или игнорируются. Приходится постоянно прокручивать задачи в голове, гоняя их по кругу, что отрицательно сказывается на продуктивности и креативности.

Чтобы избавиться от инфошума, систематизировать задачи и грамотно распределить собственные ресурсы для достижения личных целей, можно использовать бесплатный планировщик задач.

Мы расскажем о преимуществах Kaiten — российского планировщика задач (а чего вы ожидали, мы всё-таки команда Кайтен 😉).

Чтобы не быть голословными, рекомендуем прочитать этот кейс. В нем разработчик, муж и отец рассказал, как с помощью Кайтен организовал разные сферы жизни — от работы и домохозяйства до здоровья и отношений с семьей.

2 метода для управления задачами

Методология GTD

Если вы тонете в потоке задач и ничего не успеваете, можете попробовать метод GTD (Getting Things Done). Методологию разработал Дэвид Аллен, бизнес тренер и Agile-консультант. Суть GTD в том, чтобы не заниматься планированием «просто чтобы было», а доводить намеченные планы до конца.

Концепция проста — не нужно мысленно разделять задачи на важные и не очень. Зафиксируйте абсолютно все задачи, которые вы выполняете или планируете. Позже задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи:

• Что это за задача?
• Какой должен быть результат?
• Нужны ли какие-то действия?
• Если да, то какое действие следующее?
• Сколько времени оно займет?

Отвечая на вопросы, вы сможете отсортировать задачи по 3 основным блокам:

1. Выполнить.
2. Делегировать.
3. Отложить.

Матрица Эйзенхауэра

Чтобы отделить важные дела от ненужных, можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Она создана 34-м президентом США, который использовал ее в работе для принятия решений по своим повседневным задачам.

Задачи сортируются по 4 категориям:

1. Срочно.
2. Несрочно.
3. Важно.
4. Неважно.

Размещая задачи в соответствующих квадратах, вы сможете найти оптимальное решение. Подробнее о матрице Эйзенхауэра и других способах принимать сложные решения, мы рассказали здесь.

Как использовать Kaiten в качестве таск-менеджера

Ниже рассказали об инструментах и функциях Кайтен, которые помогут упорядочить задачи и прокачать продуктивность.

Инструмент №1. Персонализированная доска

Первое, что нужно сделать, это зафиксировать все этапы предстоящей работы в таск-менеджере. Суть в том, чтобы разбить сложный процесс на простые этапы с помощью канбан-доски. Она состоит из колонок и дорожек:

1. Колонки — отображение этапов вашей работы. По стандарту у вас будет 3 колонки: «Очередь», «В работе» и «Готово». Если нужно, вы можете добавить столько дополнительных колонок, сколько этапов должна пройти ваша задача.
   
2. Дорожки — отображение разных типов ваших задач. Ими могут быть приоритеты или разные виды деятельности, как работа, семья, хобби, покупка автомобиля или ремонт квартиры.

Поэкспериментируйте с пространством и создайте нужное количество дорожек и колонок. Так вы будете видеть, через какие стадии должна пройти задача, прежде чем она будет выполнена.

Далее создайте карточки для каждой задачи, которую нужно сделать. Чтобы зафиксировать все важные моменты по задаче, можете заполнить описание внутри карточки и добавить материалы, которые не хотите потерять.

И добавляйте на свою доску абсолютно все задачи. Так вы сможете увидеть картину из предстоящих дел полностью, чтобы позже правильно распределить ресурсы. Чем лучше визуализируете, тем лучше сможете это контролировать и анализировать, где возникают трудности или задержки.

Инструмент №2. Дедлайн

Еще один важный инструмент, с помощью которого обозначается срок для выполнения каждой задачи. Проставив дедлайны для каждой карточки, вы сможете определить свою ежедневную нагрузку и грамотно планировать личное время.

Срок отображается как внутри карточки, так и на ее фасаде. В зависимости от приближения выбранной даты, инструмент будет менять цвет:

• серый — у вас в запасе много времени,
• желтый — задачу нужно доделать сегодня,
• красный — карточка просрочена,
• зеленый — задача закрыта вовремя.

Также вы можете настроить уведомления, которые напомнят о приближающемся сроке. Инструмент достаточно гибкий, можете выбрать на свое усмотрение, за сколько дней или часов вы хотите получить напоминание о приближающимся дедлайне, и куда оно придет (мессенджер, почта).

Инструмент №3. Чек-листы

Если для завершения задачи, вам нужно выполнять ряд действий, можете создать чек-лист внутри карточки. А для каждого пункта можно установить срок выполнения.

На самом деле чек-листы — это магия вне Хогвартса. После завершения какого-то дела, руки почему-то сами тянуться поставить галочку рядом с выполненным пунктом. Чем же они так хороши?

• Списки систематизируют процесс. Чек-лист разбивает сложную работу на части и помогает не упустить из внимания важные детали.
• Они освобождают время и повышают производительность. Не нужно постоянно изобретать велосипед — план действий уже готов, а значит можно сосредоточиться на главном.

Инструмент №4. Повторяющиеся задачи

Если есть дела, которые повторяются с определенной регулярностью, не обязательно постоянно создавать для них карточки.

Например, если каждую пятницу вы должны отправлять письма партнерам или пить лекарства 3 раза в неделю, вы можете автоматизировать рутину и использовать Запланированные задания. О том, как настроить функцию рассказали здесь.

Инструмент №5. Метки

Вы можете использовать яркие метки для сортировки задач. В метках можно прописывать всё, что захотите. Например, в нашем примере с ремонтом, классифицировать задачи можно по комнатам: ванная, кухня, спальня. В любой момент вы сможете выбрать цвет для каждой категории или отредактировать название.

Кстати, вы можете отфильтровать свою доску, чтобы отобрать карточки с выбранной меткой или пользовательским полем (о них чуть позже). Достаточно просто кликнуть на выбранную метку.

Инструмент №6. Пользовательские поля

Помимо меток, можно классифицировать задачи по самым разным категориям. Например, если вы использовали матрицу Эйзенхауэра, вы уже знаете, какие задачи имеют высокий, средний и низкий приоритет — можете указать это внутри каждой карточки.

Вариантов пользовательских полей достаточно много. Подробнее о них можно прочитать в нашей Базе знаний.

Резюме

Используя Кайтен как планировщик задач онлайн, можно получить такие преимущества:

1. Система трекинга помогает визуализировать и контролировать запланированные задачи. Благодаря этому вы сможете видеть полную картину происходящего в вашей жизни. А полная видимость = полный контроль.
2. Снижается нагрузка на память. Держать в голове объемы информации — сложно. Можно просто заработаться и забыть о важной задаче или записи к врачу. А то, что записано пером, не вырубишь топором.
3. Программа всегда под рукой. Кайтен — кроссплатформенный планировщик. Вы сможете установить приложение на свое устройство (Windows, IOS, Андроид) или открыть веб-версию, поэтому посмотреть задачи или записать новые можно из любой точки мира.
4. Внутри можно хранить любую информацию: время, геолокации, ссылки, документы, схемы, изображения и др.
5. Подробная аналитика. Даже если вы просто хотите визуализировать задачи с помощью канбан-доски, у вас будет постоянный доступ к аналитике. Она поможет оценить прогресс выполнения поставленных задач, отследить потраченное время и понять, что стоит изменить, чтобы стать еще продуктивнее.
6. Гибкие настройки. Инструмент можно сравнить с конструктором, работая с которым вы сможете создать то, что нужно именно вам. На своем пространстве можно создавать канбан-доски, которые разделяются на колонки. По ним двигаются карточки — ваши повседневные задачи. Для них можно добавлять приоритетные текстовые и цветные метки, настраивать уведомления, устанавливать дедлайны и еще много всего.