Как организовать работу HR-команды в Kaiten

Большая часть работы HR-менеджера проходит в почте: от приема десятка заявок до общения с кандидатами по открытым вакансиям компании. Если обрабатывать ежедневный поток заявок вручную, или искать важный документ в бесконечной ленте из писем, можно просто сойти с ума.

Чтобы не потеряться в хаосе, определить типовые задачи, автоматизировать заявки и ондбордить новых сотрудников, можно использовать Kaiten — сервис планирования задач и визуализации работы. Ниже рассказали, как HR-команде:

• собрать все задачи HR-департамента в одном месте и систематизировать хаотичные процессы с помощью досок Kaiten;
• легко сопровождать новых сотрудников и погружать их в работу компании;
• принимать заявки на подбор, обучение, отпуска и не запутаться в них;
• анализировать работу компании и понимать, насколько эффективно работает каждый сотрудник.

Разбейте HR-задачи на группы, создайте для них отдельные доски и разбейте процессы на простые этапы

HR-специалисты выполняют много задач разного типа. Для поиска сотрудников один алгоритм действий, для трудоустройства и адаптации — другой, а работа с обращениями текущих сотрудников и вовсе отличается по своей специфике.

Несмотря на это, в Kaiten вы можете легко организовать работу со всеми этими задачами на одном пространстве.

1. Создайте новое Рабочее пространство для организации работы HR-отдела.
2. Для каждого типа задач создайте отдельные доски на этом пространстве. Например, доски: «Найм сотрудников», «Адаптация», «Оформление отпусков» и т.д.
3. Разбейте каждый из сложных процессов на этапы и перемещайте карточки по ходу выполнения проекта. Создайте столько колонок, сколько вам нужно, и дайте им любые понятные названия:

Все эти доски с разными процессами могут находиться на одном пространстве, то есть вам не потребуется переключаться между разными экранами — все в одном месте:

Автоматизируйте кадровые процессы с помощью инструментов Kaiten

Вы можете автоматизировать повторяющиеся действия, чтобы ускорить работу и не упустить важные моменты.

Например, при создании карточки на доске «Трудоустройство» в ней может появляться чек-лист со списком действий, которые нужно выполнить, чтобы сотрудник оказался в штате:

Или когда один из ответственных выполнил свою часть работы, карточка может быть автоматически перенаправлена другому.

Например, вам нужно, чтобы сначала сотрудник получил пропускной бейдж у офис-менеджера, а затем — нужные доступы в IT-отделе. Тогда после того, как офис менеджер поместит карточку в «Готово», она переедет на доску «IT-отдела», и ответственным станет тот, кто должен выдать доступы.

Таким образом вы можете автоматизировать практически все процессы и не тратить время на работу с карточками.

Создайте корпоративную базу знаний и пошаговый план по обучению и адаптации новых сотрудников

Соберите подробную Базу знаний (wiki) и поделитесь ей с сотрудниками. В разделе Документы вы можете создавать и редактировать тексты, добавлять изображения, видео, файлы и многое другое.

Здесь же вы можете создавать и хранить должностные инструкции и другие документы, благодаря удобной системе папок и гибкой настройке доступов.

Для новых сотрудников можно создать пространство «Онбординг» и расположить на нем доску с задачами, которые «новички» должны выполнить стразу после трудоустройства:

Принимайте заявки на подбор, обучение, отпуска и пр. от сотрудников компании в модуле Service desk

Если вы часто принимаете заявки от текущих сотрудников, можете сделать этот процесс удобнее для обеих сторон с помощью модуля Service desk.

Создайте портал, где коллеги смогут оставлять заявки на соответствующие задачи, например, поиск нового сотрудника, оформление отпуска, обучение и т.д.

Их заявки со всей необходимой информацией будут отправляться в форме карточек на соответствующие доски на вашем пространстве.

Вам больше не придется вести переписку в почте или в чатах и запрашивать дополнительную информацию, а заявки точно никуда не потеряются.

Получайте развернутые отчеты об эффективности работы сотрудников

Смотрите, сколько задач выполнил каждый департамент и каждый отдельный сотрудник в Суммарном отчете по задачам:

Оценивайте, сколько времени потратил каждый сотрудник на работу над задачами за определенный период в модуле Учет времени:

Следите за распределением задач, эффективностью планирования руководителей отделов и нагрузкой сотрудников — для этого в Kaiten  доступно 11 видов отчетов:

Можно прочитать:

Как упорядочить и автоматизировать работу бэк-офиса с помощью Kaiten. Опыт «Академии Йоги».

В нем HR онлайн-академии рассказала, как им удалось перевести все процессы бэк-офиса в таск-трекер, автоматизировать работу над заявками по подбору персонала, оформлению, обучению и не только. С помощью удобной организации досок, автоматических чек-листов и модуля «Служба поддержки».