Искусство выбора: 3 метода приоритизации задач для достижения результата

«Глаза разбегаются!» — если так говорят ваши сотрудники в понедельник, видя количество задач, значит, вы не приоритизируете их.

Приоритизация — инструмент, который помогает отсортировать разные задачи в порядке важности. С ее помощью вы знаете, какую работу необходимо выполнить сейчас, а какую — можно отложить. Это поможет распределить ресурсы разумнее.

Приоритизировать можно не только задачи, но и целые проекты или релизы новых функций продукта. Если не определить важность той или иной функции для пользователя, вы рискуете выпустить фичу, которая не нужна вашим покупателям. Таким образом, вы потеряете деньги на разработке, а клиенты останутся недовольными.

Методов для приоритизации много. Мы расскажем о трех:

• метод Кано,
• Lean Prioritization,
• метод MoSCoW.

Метод Кано

Далеко не всегда клиенты выбирают товар по объективным причинам. Часто решение купить продукт или нет принимается на основе субъективных факторов. Например, при покупке ноутбука целевую аудиторию интересуют не возможности процессора или защита от влаги, а форма или уникальный цвет. А иногда достаточно просто рекламы от популярного человека.

Метод Кано как раз построен на том, что сначала нужно опросить клиентов и на основе их ответов определить, какие задачи и функции продукта нужно выполнить в первую очередь. Как это сделать, расскажем подробнее.

Если смотреть на схему метода Кано, может показаться, что всё очень сложно. На самом деле эта схема показывает, что все характеристики продукта можно разделить на 5 видов. В зависимости от того, к какому виду относится функция продукта, такой приоритет у нее и будет.

В традиционной модели Кано характеристики продукта делятся на 5 видов:

1. Обязательные, или базовые. Если их не будет или они плохо реализованы, пользователи разочаруются. Однако если они есть, то не вызывают восторга. Они просто должны быть в продукте.

Пример
Смартфон должен уметь звонить, отправлять сообщения и выходить в интернет.

2. Важные. Это тоже основные характеристики товара, но, чем эта функция лучше, тем довольнее потребитель.

Пример
Память телефона 500 Гб.

Заряда аккумулятора хватает на 5 часов бесперебойной работы.

3. Привлекательные. Пользователя впечатляет, если характеристика есть у продукта, даже если она плохо реализована.

Пример
Голосовой помощник может делать любые действия: от воспроизведения музыки до звонков. Также способен отметить важное мероприятие в календаре.

4. Неважные. Это характеристики, которые не влияют на удовлетворенность пользователя.

Пример
Можно менять цвет встроенного фонарика.

Длина провода от зарядного устройства — 2 метра.

5. Нежелательные. Чем сильнее выражены эти характеристики, тем несчастнее клиент.

Пример
При каждом новом обновлении меняется вид иконок. Из-за этого трудно найти базовые функции.

У модели Кано есть упрощенная версия. Ее называют калифорнийской моделью. В ней выделяется только три типа характеристик: обязательные, важные и привлекательные. То есть в этой модели не учитываются негативные характеристики. Это подойдет для стартапа, которому нужно найти способ понравиться пользователю, но для зрелой компании на рынке важно отслеживать и негативные стороны своего продукта.

Чтобы определить, к какой группе относится характеристика продукта, нужно:

1. Опросить потребителей.
2. Проанализировать результаты.

Шаг 1. Опрос потребителей

Соберите группу желающих поучаствовать в опросе. Очень важно, чтобы те, кого вы опрашиваете, были целевой аудиторией.  

Каждому участнику дайте список характеристик продукта, которые хотите разработать, и задайте им два вопроса:

1. Насколько вам понравится, что у продукта появится эта характеристика?

2. Как вы отнесетесь к тому, что этой характеристики не будет в продукте или она будет реализована плохо?

У участников может быть пять вариантов ответа:

1. Мне это понравится.
2. Я ожидаю, что эта характеристика будет в продукте.
3. Мне всё равно.
4. Мне это не понравится, но я могу смириться.
5. Эта характеристика мне не нравится.

Также можно попросить оценить важность характеристики по шкале от 0 до 10. Это поможет понять отношение пользователя к характеристике.

Шаг 2. Анализ результатов

По полученным ответам определите, к какому типу относятся характеристики. Для этого используйте таблицу, которую мы показали на картинке. Сопоставьте ответы на оба вопроса по характеристике и определите, к какому виду она относится.

Например, вы разрабатываете интернет-магазин. Планируете внедрить чат с менеджером и добавить видеообзоры. С чего начать?

Потенциальный клиент при опросе говорит, что он редко смотрит видеообзоры вещей, поэтому, будет эта функция на сайте или нет, ему неважно. Если посмотреть на таблицу и найти пересечение двух ответов, получается, что эту функцию нужно отнести к неважной.

Теперь спросим, как пользователь относится к чату с менеджером. Если связи с менеджером вообще нет, клиент не готов купить товар. Если товар не приедет или у него будут вопросы, ему некому задать их. Клиент считает, что чат с менеджером — это базовая функция в интернет-магазине. Значит, она обязательная.

Имея эти данные, вы легко можете разместить характеристики продукта по приоритету и продумать очередность их разработки.

Lean Prioritization

Матрица Lean Prioritization помогает командам решить, какие задачи взять в бэклог. Это возможность наглядно сравнить все задачи и выбрать только то, что сейчас необходимо и возможно сделать. В отличие от матрицы Эйзенхауэра, Lean Prioritization учитывает все ресурсы, которые потенциально нужно будет потратить на выполнение задачи.

Итак, нарисуйте матрицу, которая состоит из четырех ячеек. Укажите на ней две шкалы:

1. Value (ценность) по вертикали. Какую пользу принесет выполненная задача клиентам, команде, продукту.
2. Effort (усилия) по горизонтали. Показывает количество ресурсов, которые нужно будет потратить, чтобы довести задачу до конца.

Посмотрите на свои задачи и расположите их в зависимости от сложности выполнения и  ценности, которую они могут принести. Получатся 4 категории задач:

1. Быстрые победы. Очень важные задачи, но при этом простые в реализации. Их стоит брать в первую очередь.

2. Большие ставки. Очень важные и ценные задачи, но их сложно выполнить. К ним нужно присмотреться, возможно, их можно декомпозировать, чтобы уменьшить сложность.

3. Задачи-заполнители. У них низкая ценность, и их легко выполнить. Задачи-заполнители стоит выполнять, когда нет других более важных дел.

4. Поглотители времени. Задачи, фичи и продукты, в которые не стоит вкладывать деньги. В них нет ценности.

Вот так может выглядеть матрица Lean Prioritization для интернет-магазина.

Совет

Периодически возвращайтесь к построенной матрице.

• Во-первых, проверьте, изменился ли приоритет оставшихся задач. Некоторые задачи могут стать приоритетнее, когда долго ждут своей очереди.
• Во-вторых, проанализируйте, правильно ли вы оценили выполненные задачи: насколько легко их было реализовать и какую ценность они принесли.

Это поможет вам скорректировать оценку для схожих задач при следующем планировании.

Метод MoSCoW

Метод MoSCoW — это простой метод приоритизации. Он легко адаптируется для разных типов проектов, функций и продуктов.

Все задачи, характеристики товаров, проекты можно разделить на 4 категории:

1. Must Have. То, что обязательно необходимо сделать. Без этих задач не будет работать продукт или без этих характеристик товара клиенты не будут его покупать. Этот вид аналогичен базовому виду в методе Кано.
2. Should Have. Эти задачи или характеристики продукта имеют решающее значение для успеха релиза. Их нужно выполнить сразу после выполнения задач Must Have.
3. Could Have. Это желательные требования. Их можно сделать, когда появятся ресурсы.
4. Would Like. Эти задачи можно проигнорировать или отложить на долгий срок, так как их отсутствие не влияет на продукт или релиз.

Чтобы расставить приоритеты по методу MoSCoW, нужно собрать всех заинтересованных в разработке людей и путем обсуждения определить, какие задачи являются Must Have, а какие — Would Like. Ничего сложного.

Метод MoSCoW простой, и в этом его плюс. Нетрудно собрать одну встречу и определить список важных и неважных задач. Однако такая простота одновременно является и минусом метода. Приоритеты ставятся субъективно, опираясь на мнение участников обсуждения.

Совет

Следите за тем, чтобы в Must Have попадало немного задач. Из 20 пунктов 15 не могут быть очень важными. Постарайтесь выбрать всего пару крайне необходимых задач.

Как разделить задачи в Kaiten по приоритетам

Чтобы установленных вами приоритетов придерживались все члены команды, нужно отразить их на вашей рабочей доске. У Kaiten для этого есть разные функции.

Дорожки

В Kaiten можно делить доску не только на колонки, но и на дорожки — это горизонтальные области на доске. Они могут отображать приоритет задач. Например, одна дорожка — срочные задачи, вторая — стандартные, третья — неважные. В Kanban такое разделение задач называется классами обслуживания.

На доску можно добавлять неограниченное количество дорожек и давать им любые названия. Как создавать дорожки, читайте в нашей инструкции.

Метки

Чтобы увидеть метку, не нужно заходить в карточку. Поэтому их удобно использовать при планировании итераций — приоритеты задач перед глазами.

Вы можете поставить метки Must Have, Should Have, Could Have, Would Like или любые другие.

Пользовательские поля

Кроме меток, еще есть пользовательские поля. Они могут отображать разные характеристики задачи. Есть стандартные поля, такие как срок или размер, но вы также можете создать собственное поле для отображения приоритета или типа новой фичи.

Кстати, в Agile есть специальный метод оценки и приоритизации задач — Story Points. Подробнее о том, что такое сторипоинты и как с их помощью приоритизировать задачи в Kaiten, мы рассказали здесь.

SLA при работе службы поддержки

Не только для разработчиков важны приоритеты. Если у вас есть служба технической поддержки, важно, чтобы специалисты отвечали в течение определенного времени, а VIP-клиентам — в считанные минуты. В Kaiten в модуле «Service desk» можно указывать разные SLA для разного вида обращений или клиентов.

То есть задача, попадая на доску службы поддержки, сразу получает определенный приоритет. Вашим сотрудникам не нужно гадать, какое обращение нужно обработать первым. Всё уже показано на доске.

Без указанных приоритетов команда рискует тратить время на задачи, которые не принесут пользу бизнесу. Это приводит не только к убыткам со стороны компании, но и сами сотрудники теряют мотивацию что-то делать, когда не видят результата. Чтобы расставить приоритеты, не нужно много времени, поэтому не стоит пренебрегать этим мероприятием.