Меньше обсуждений, больше работы: кейс компании Инферит FinOps

Маленькие команды часто обходятся простыми инструментами для управления задачами с минимумом возможностей. Но с ростом компании и увеличением объема работы неизбежно возникают трудности: задачи теряются, а эффективность сотрудников падает. 

В компании «Инферит FinOps», которая развивает платформу «Клаудмастер», столкнулись с этой проблемой и нашли ее решение в Kaiten. Руководитель маркетингового отдела Дарья Нечаева рассказывает, как сервис помог упорядочить процессы и отказаться от ненужных встреч по итогу спринтов.

Из Miro в Kaiten

«Клаудмастер» — это FinOps-решение, позволяющее компаниям контролировать расходы на облачную инфраструктуру. Платформа помогает анализировать облачные IT-ресурсы, выявлять нестандартные отклонения и прогнозировать будущие затраты. Благодаря этому бизнесы могут снижать затраты на облачные сервисы на 25–30% и организовывать прозрачную систему управления инфраструктурой в облаке.

Сегодня в компании работает около 40 сотрудников. Разработчики по-прежнему используют Jira, так как этот инструмент удобен для технических специалистов. Однако бизнес-командам он не подходит из-за обилия специализированных функций.

Маркетологи, дизайнеры и продуктовые менеджеры работают в отдельном таск-трекере. Изначально эти команды предпочитали Miro, но с ростом компании этот инструмент перестал быть удобным: при большом количестве задач управлять процессами в рамках одной доски стало сложно.

Весной 2024 года мы перенесли проекты в Kaiten. Идею предложил мой руководитель, который уже был знаком с этим инструментом. С первых дней работы с сервисом нас впечатлили следующие функции:

• Гибкость настроек и кастомизация. В Kaiten можно легко адаптировать рабочие пространства, доски и карточки под специфику работы разных отделов. Например, процессы в маркетинговой команде и у дизайнеров заметно отличаются, и в системе для них можно настроить удобные индивидуальные рабочие среды.
• Общее рабочее пространство. Все отделы получили возможность взаимодействовать в одном сервисе, переключаться между рабочими пространствами и ставить задачи коллегам из других команд.
• Прозрачная ценовая политика. Kaiten предлагает несколько тарифов, среди которых можно выбрать оптимальный по стоимости и функциональности. При этом цена не зависит от курса валют, что делает расходы на сервис предсказуемыми.

Как мы организовали операционную работу команд в Kaiten

Маркетинговый, продуктовый и дизайнерский отделы ведут текущие задачи в Kaiten. Пока мы не используем этот инструмент для постановки глобальных целей, а сосредоточены на управлении операционными процессами.

Работа построена по системе спринтов. Для каждой команды создано свое рабочее пространство.

Маркетинг

В этом разделе мы организовали три основные доски, каждая из которых выполняет свою функцию:

• Бэклог. Здесь фиксируются все запланированные задачи на квартал. Из этого списка выбираем актуальные для текущего спринта. Благодаря наглядному представлению удобно отслеживать, какие задачи предстоит выполнить в ближайшие месяцы.

• Спринты. Доска отражает классический процесс работы в спринтах с колонками: «Бэклог спринта», «В работе» и «Готово». Перемещаем карточки задач по колонкам этапов, позволяя команде видеть их текущее состояние. А еще любой сотрудник может просматривать эту доску, получать нужную рабочую информацию и быстро ставить задачи отделу маркетинга, не залезая в мессенджеры.
• Мероприятия. На этой доске мы собираем все конференции, форумы и другие события, в которых компания может принять участие.

Дизайн

Для управления задачами и контроля хода работы команда дизайна использует три основные доски. Они помогают структурировать процессы, следить за прогрессом и поддерживать порядок в задачах.

• Основная доска спринта размещена в общем рабочем пространстве, доступном для всех команд. Это позволяет любому сотруднику быстро посмотреть, над чем сейчас работают дизайнеры и на каком этапе находятся текущие поручения.
• Две внутренние доски предназначены для тактического планирования и внутренних процессов. Они не публикуются в общем доступе, так как включают рабочие моменты, не требующие вовлечения других отделов.

Доска с квартальными OKR

На этой доске фиксируются стратегические цели на квартал, которые детализируются в виде Objectives and Key Results. Все объемные задачи разбиваются на более мелкие, которые оформляются в виде отдельных дочерних карточек. Эти задачи сразу попадают в бэклог команды дизайна, откуда их постепенно переносят в активные спринты с учетом приоритетов и последовательности выполнения.

Бэклог команды дизайна

В бэклог поступают задачи из нескольких источников: стратегические цели (OKR), внутренние инициативы, такие как развитие дизайн-системы, а также запросы от других отделов. Сюда попадают задачи от маркетинга, вроде разработки офферов, создания баннеров и внесения изменений на сайт, а также доработки технического плана и поручения по оптимизации рабочих процессов, запланированные к внедрению в ближайших спринтах.

Основная доска дизайн-спринта

Эта доска — ключевое рабочее пространство команды в процессе спринта, длящегося 2 недели. В начале каждого цикла мы проводим планирование, где распределяем задачи с учетом зависимости от других отделов, например, запросы маркетинга или правки по продукту.

Двигаясь по доске, задача проходит следующие этапы:

• «Бэклог спринта» – сюда попадает работа, запланированная на актуальный спринт.
• «В работе» – сотрудник берет задачу и начинает ее выполнять. В карточке автоматически активируется чек-лист для проверки готовности каждого этапа. Для перехода на следующий этап необходимо закрыть все пункты.
• «Дизайн-чек» – команда оценивает макеты. Если правок с их стороны нет, задача двигается дальше.
• «Готово (Парковка)» – здесь задачи ожидают PBR (Product Backlog Refinement) с разработчиками. Если замечаний нет, они передаются в разработку.
• «Разработка» – задача остается в этой колонке до финального дизайн-ревью.
• «Дизайн-ревью» – команда проверяет, соответствует ли реализованные функции макетам и первоначальному замыслу.
• «Готово за спринт» – эта колонка собирает все завершенные задачи. Они архивируются перед стартом нового спринта.

Этот подход дает полный контроль над жизненным циклом задачи – от появления идеи до ее финальной реализации. В любое время можно увидеть, кто ответственен за задачу и в каком она статусе сейчас. Благодаря чек-листам проще избежать ошибок, а за счет прозрачной системы работы простые задачи, не касающиеся продукта, выполняются оперативнее.

Этот метод также улучшает синхронизацию между командами, повышает контроль качества и помогает завершать работу в срок.

Продакт

Процесс Discovery в продуктовой команде организован на трех досках.

Бэклог идей
Здесь мы фиксируем все идеи и потенциальные улучшения, описываем их согласно принятым в команде принципам и приоритезируем перед дальнейшим исследованием.

Доска содержит три колонки:

• «Свободная форма» – здесь любой сотрудник может оставить гипотезу или идею, не прорабатывая ее подробно.
• «Точная форма» – сюда перемещаются идеи, оформленные по чек-листам, принятым внутри команды.
• «Готово к исследованию» – на этом этапе собираются гипотезы, прошедшие детальную проработку и приоритизированные по методике WSJF (Weighted Shortest Job First).

Discovery-спринт
Для дальнейшей работы с гипотезами из бэклога идей мы используем отдельную доску. Она разделена на горизонтальные дорожки «Проблема» и «Решение».

Любая гипотеза рассматривается нами как потенциальная проблема пользователей, требующая подтверждения и решения. Такой подход позволяет нам не только проверять обоснованность выявленных проблем, но и тестировать возможные решения, прежде чем передавать их в разработку.

Обе дорожки имеют следующие колонки:

• «Бэклог» – здесь размещаются гипотезы, переходящие из общего пула идей в бэклог спринта.
• «Создание гипотезы» – на этом этапе идея дорабатывается до четко сформулированной гипотезы или сразу отправляется дальше.
• «Валидация гипотезы» – в этой колонке происходит основная работа по гипотезе: сотрудники проводят исследования, выявляют ключевые болевые точки пользователей и тестируют возможные решения.
• «Парковка гипотез» – временная остановка. Сюда переносятся гипотезы, которые не могут двигаться дальше из-за блокеров или нехватки данных.
• «Готово за спринт» – финальный этап, на котором гипотеза проходит финальное оформление с добавлением описания и итогов исследований.

Результаты
Эта доска выполняет одновременно две функции: служит бэклогом приоритетных гипотез, подготовленных к передаче в разработку, и позволяет просматривать их статус без необходимости переключаться в Jira.

Структура доски включает несколько стандартных этапов Канбан-доски:

• PBI (Product Backlog Item) – здесь находятся полностью подготовленные карточки, которыми разработчики могут просмотреть и дать оценку.
• Ready to commit – сюда задачи перемещаются, когда команда разработки провела оценку предстоящей работы, зафиксировала требования и готова приступить к реализации.
• «В разработке» – колонка, отражающая текущую работу разработчиков.
• «Готово» – здесь фиксируются завершенные задачи.

Почему мы выбрали Kaiten вместо Miro

В Kaiten даже при большом объеме работы легко ориентироваться: система поиска позволяет быстро находить нужные задачи и отслеживать всю историю действий по ним. Структурированные пространства и доски предотвращают хаос и путаницу в задачах.

После перехода в Kaiten управление процессами стало более прозрачным и оперативным — все данные теперь хранятся в карточках, исключая необходимость дополнительных уточнений. Благодаря этому мы смогли отказаться от встреч по закрытию спринта, что позволило командам эффективнее использовать свое время.