Что не записано — того не существует. Как приучить сотрудников к таск-трекеру

Если сотрудники ведут планы в Excel-таблицах, а ваш телеграм трещит от уведомлений в духе «Я вчера ASAP-задачку тебе закинул, не готово еще?», настало время внедрить  таск-менеджер.

Так и решают поступить большинство руководителей. Но на пути к удобству, продуктивности и соблюдению цифрового этикета, они сталкиваются с крепкой хваткой коллектива за «костыли» — нежеланием знакомиться с новой программой.

Но почему так происходит? Давайте рассмотрим топ-5 самых популярных страхов сотрудников.

Страх и ненависть в компании

За мной будут следить

У подчиненных появляются параноидальные мысли о том, что за ними теперь будут следить 24/7. Даже в выходные. И в ду́ше. Всегда.

Парируем. Про душ и выходные, мы, конечно же, шутим. Но отчасти коллеги правы, ведь с помощью таск-трекера можно собрать детальную статистику о продуктивности как команды, так и отдельного сотрудника. Например, посмотреть какое количество задач было отработано в этом месяце, всё ли выполнялось в срок и т.д.

Но тимлид — не агент ФСБ. Его главная цель упростить оценку эффективности работы. Например, руководитель может увидеть, что сотрудник не справляется с растущей нагрузкой. Решением станет найм еще одного специалиста. Или после «слежки» начальник заметит, что подчиненный успешно справляется со всеми типами задач, кроме одной. В этом случае тимлид просто «разгрузит» тебя и передаст ее другому сотруднику.

Дальше 3 страха, вытекающих друг из друга.

1. Раньше было лучше

Скорее всего это станет самым популярным ответом на вопрос почему коллеги недовольны новой программой. «Зачем мне эти новинки, если всё и так работает?» или «я 4 года ставлю задачи через мессенджер и мне норм». Зона комфорта — страшная сила.

2. Не хочу тратить время на изучение нового инструмента

«У меня и так работы полно, я лучше буду заниматься делами, чем тратить ценное время на непонятное заполнение карточек». Доля справедливости в этом есть. Но сколько времени можно сэкономить, потратив минимум усилий на обучение?

3. Мне тяжелее здесь работать

Если не помочь сотруднику разобраться с новой программой или сервисом, каждый рабочий день в инструменте станет мучительным. И это абсолютно нормально, что создание карточки кажется тяжелее оформления договора.  

Парируем х3. Люди не любят перемены — это база. Поэтому одна из главных задач руководителя доказать, что разобраться в новом инструменте не так сложно, как им кажется.

А самое главное — покажите, как инструмент упростит их жизнь, сэкономит время и поможет держать всю важную информацию в одном месте.

Как подружить сотрудников с инструментом

К сожалению, волшебную таблетку легкого перехода бизнеса на новый инструмент еще не изобрели. Когда-нибудь это точно случится, а пока можете воспользоваться нашими рекомендациями.

👉 Статья в тему: что такое корпоративная культура

Объясните причины

Не нужно обманывать сотрудников или выдумывать небылицы. Будьте честны с коллективом и расскажите, почему вы решили изменить подход к задачам.

Причины могут быть разными. Может в компании просели важные метрики? Часть поручений теряется в чатах и не доходит до логического завершения? Или количество людей и команд сильно увеличилось за последний год, из-за чего не получается грамотно выстроить рабочий процесс?

Главное — объяснить и доказать, что это нужно вашей компании. Это — не простая «хотелка» в духе «ну если все пойдут в таск-менеджер прыгать, то и я пойду».

Покажите выгоду для сотрудников

Выгода — один из главных двигателей прогресса. А умение правильно преподносить новости — мегаважное качество хорошего руководителя.

Расскажите, какие преимущества даст им работа с таск-трекером, как сервис поможет повысить их продуктивность и «расхламить» рабочее пространство. Давайте разбираться на примерах.

Плюс для руководителя

Плюс для сотрудника

Сервис поможет сделать работу прозрачной.

Инструмент поможет правильно распределить количество задач в выбранный промежуток времени, снизить нагрузку или увеличить команду.

Еще одно преимущество «прозрачности» — вы всегда видите, чем занимается ваш коллега. Можете попросить помощи и разобраться в фронте работ, или, наоборот, не трогать его, т.к. он занят срочной и важной задачей.

Экономия и прогнозирование времени.

Плюс работает в обе стороны. Если раньше сотрудники приходилось тратить кучу времени на распределение задач между собой, то сейчас это можно сделать автоматически. 

Можно нанимать сотрудников из любого уголка мира или отказаться от содержания офиса.

Возможность работать удаленно — неоспоримый плюс. Не нужно часами добираться на работу в мороз. Можно уехать на сказочное Бали. Или просто работать с котиком на коленях. Главное, чтобы рядом был ноутбук с таск-менеджером и работающим интернетом.

Увеличить вовлеченность команды.

В Excel-таблицах и чатах очень легко потерять срочную задачу. На доске же всё наглядно — человек видит, когда начинает приближаться дедлайн, какие задачи находятся на доске слишком долго и т.д.

Повысить эффективность команды.

Если руководитель видит, что вы успешно справляетесь с задачами и беретесь за новые — ждите премию или повышение зарплаты.

Здесь нужно найти подходящий метод для своей команды: кому-то для убеждения будет достаточно одного преимущества из нашей таблицы, кому-то — несколько.

Планируйте переход и предупреждайте заранее

Поставьте себя на место подчиненного — разве вам было бы приятно прийти на работу и узнать, что все старые инструменты отключены, и нужно разбираться с новым сервисом? Никакой возможности достать важные файлы или подготовиться к переходу морально — приятного мало.

Поэтому делитесь планами и предупреждайте о переменах заранее. Именно на этом этапе начинаются возражения, которые мы описали выше. Все их нужно отработать до перехода в таск-сервис.

Проведите обучение

Люди редко читают инструкции и предпочитают осваивать все самостоятельно. К инструкциям возвращаются в тех случаях, когда интуитивно не получилось. Поэтому следующий совет — показывайте, как работать в новом инструменте.

Наверняка у таск-трекера есть видеогид, блог или база знаний с инструкциями на любой вкус и цвет. Но отдать одно видео или статью на откуп — ошибка. Мало того, что человек скептически относится к сервису, так в процессе у него могут появиться вопросы.

Переведите коммуникации в таск-трекер

Где ведется коммуникация – там и будет внимание людей. Если это происходит не внутри трекера, а в почте или чатах, необходимости заходить в трекер у людей не будет.

Так что начните ставить задачи, только внутри таск-трекера, не дублируйте информацию на почту или в чатах, оставляйте комментарии по задачам, файлы и документы внутри карточек. Тогда потребность в трекере возникнет у сотрудников сама собой.

Короче говоря, начинайте с небольших шагов, но идите к цели.

Вместо резюме

  1. Общайтесь с командой и честно расскажите, зачем вам нужен таск-менеджер.
  2. Подсветите выгоды для сотрудников.
  3. Заложите время на переход.
  4. Отрабатывайте «боли» коллектива.
  5. Проводите обучение.
  6. Давайте небольшие поблажки.

Надеемся, что наши советы помогут приучить сотрудников пользоваться таск-сервисом. Желаем вам успехов в проектах!

👉 Выбрать методологию управления проектом.

Избавьтесь от хаоса в задачах и рабочей рутины. Попробуйте Kaiten бесплатно

Попробовать