Как навести порядок при переходе из Trello в Kaiten

Большинство наших клиентов до того как пришли в Kaiten, пользовались Trello. Trello прекрасный инструмент, в основном за счет своей простоты и понятного сценария работы с системой:

есть доска;
доска состоит из списков;
в списках создаются карточки;
в карточках есть метки, файлы, пользователи, чеклисты и комментарии.

Доски небольших команд (до 10 человек максимум) выглядят вполне понятно:

списки слева направо описывают этапы работы над задачами;
метки используются для индикации типов задач и срочности;
часто создают список отложено - он показывает какие задачи были остановлены.

Доски команд побольше (10+ человек, несколько команд/департаментов и т.д.) начинают выглядеть достаточно хаотично, обычно это приводит к следующим проблемам:

непонятно какие задачи (карточки) принадлежат к каким проектам и какой прогресс по проекту / большой задаче в целом;
на одной доске начинают смешиваться совершенно разные типы задач, которые либо выполняются разными командами, либо выполняются по совершенно другому процессу, простота работы улетучивается;
Досок становится так много, что конкретный сотрудник не может сутра точно знать, с чего ему начать рабочий день; появляется своя система приоритетов и дополнительных встреч по приоритезации задач в Trello (часто это происходит с коллегами, которые являются участниками сразу нескольких команд, например, дизайнеры или маркетинговые специалисты);
вы начинаете докупать разные плагины, которые призваны помочь решить некоторые проблемы планирования, автоматизации или отчетности, но в этот момент стоимость Trello начинает выглядеть крайне недружелюбной.

Обычно это происходит в тот момент, когда вы выросли из Trello – теперь вы можете попробовать более серьезный инструмент для управления рабочими процессами, который изначально был спроектирован чтобы вы могли с легкостью управлять сложными процессами.

Далее мы покажем по шагам как при переходе с Трелло в Кайтен не просто навести порядок в рабочих процессах, но еще и кратно улучшить системы приоритезации и принятия решений. Подробнее про бесплатную альтернативу Trello для управления проектами рассказали тут.

Начинаем использовать дорожки

Kaiten — платформа для управления проектами, которая позволяет вам иметь горизонтальную разлиновку доски, на снимке ниже есть две дорожки:

срочно;
планово.

Дорожки на доске в Кайтен

Такой механизм позволяет:

сфокусировать команду на приоритетных задачах;
увидеть как распределена нагрузка между срочными и другими задачами.

Какие есть еще варианты использования дорожек:

По именам коллег (такие доски мы часто видим у наших клиентов);
По типу задач;
Ваш собственный способ использовать дорожки, ведь Кайтен вам ничего не навязывает :-)

С дорожками вы сможете:

сфокусировать команду на важных задачах;
получить более прозрачный статус по задачам;
использовать меньше меток и не путаться в них.

Строим иерархию досок и связываем задачи

Рабочая зона Кайтена организована иначе, чем в трелло. Напомним, если в Трелло у вас - доска, список, карточка, то в Кайтене:

появляется еще один уровень над досками - рабочее пространство:
доски могут иметь горизонтальную разлиновку (те самые дорожки, о которых мы писали выше).

Рабочее пространство в Кайтен

На рабочем пространстве выше три доски:

Backlog (очередь задач) в зеленом прямоугольнике, это доска, состояща из одной колонки и разбита на три дорожки - "Следующий спринт", "Хотелось бы пораньше" и "Когда-нибудь".
Доска "Спринт" в красном прямоугольнике, в этой доске находятся задачи, которые на данный момент у команды в работе
Доска "Подзадачи", в этой доске декомпозиция задач с доски "Спринт", это позволяет иметь более точную картинку по тому, какой объем работы запланирован в спринт и видеть более четко прогресс.

Одной из отличительных особенностей Кайтена является возможность размещать одну и ту же доску на разных рабочих пространствах.

Зачем выносить очередь в отдельный блок как на картинке выше?

Вы используете там дорожки, которые позволяют вам лучше приоритезировать задачи, имена этих дорожек скорее всего будут отличаться от наименований дорожек в рабочей доске.

Какие бенефиты, если иметь доску задач отдельно от подзадач?

большие задачи это как правило проекты, вы более не мешаете их с подзадачами проектов (напримре, сделать сайт - проект, нарисовать дизайн главной страницы сайта - подзадача этого проекта, которая может разместиться в доске Дизайн);
проекты имеют свои стадии, отличные от стадий подзадач, поэтому набор колонок - свой;
подзадачи могут быть выполнены разными департаментами, соответственно вы сможете создавать не просто доски для подзадач, а доски для дизайнеров, контент-редакторов и так далее, как на картинке ниже:

Разные доски могут иметь разную структуру

Начинаем использовать блокировки

В Трелло вы были вынуждены для индикации проблем использовать следующую комбинацию:

список"отложено";
метка, которая сигнализирует о том, что по карточке что-то ждут.

В Кайтене вы сможете написать причину блокировки карточки и она будет всегда на ее фасаде:

Заблокированная карточка на доске

С такими блокировками вы сэкономите время на выяснение причин, по которым карточка зависла, и точно будете знать на каком этапе это произошло.

И еще, блокировкать можно не только текстовой причиной, но и другими карточками, это позволяет комндам видеть критические зависимости между ними:

Блокировка карточки другой карточкой

Планируйте работу не выходя из инструмента

Больше никаких плагинов, надстроек и синхронизаций, все нужные инструменты встроены в Кайтен. Таймлайн один из них.

Наличие иерархии досок и связей между задачами позволит вам при необходимости спланировать проект, прикинуть даты завершения или просто показать заказчикам их любимый отчет :-)

Таймлайн в Кайтен