Планировщик задач Kaiten — ваш личный карманный секретарь

Если бы ресурсы в мире были безграничны, не было бы ни дедлайнов, ни ограничений бюджета, ни усталости, и каждый человек добивался поставленных целей по щелчку пальцев. Но увы, жизнь не похожа на видеоигру с читами. В реальности 84% пользователей сталкиваются с выгоранием, потому что задачи не получается контролировать и доводить их до логического завершения.

Следить за задачами можно с помощью специального ПО. В статье расскажем, зачем нужен планер задач и как использовать Kaiten для управления задачами и проектами.

Зачем использовать планировщик личных задач

Планировщики — специальные программы для управления задачами: их визуализации, сортировки по категориям и напоминании о времени их исполнения. Можно сказать, что это электронные ежедневники. Обычно программы устанавливаются на устройство пользователя или используются в облаке.

С бизнесом всё очевидно — любой компании нужно организовывать проекты. Если не использовать планировщик для управления задач сотрудников, можно просто потеряться в хаосе, вовремя не обнаружить «буксующие» места и не найти точки роста.

Но что насчет ведения списка задач в быту? Здесь дело в личной эффективности и продуктивности в повседневных делах. Ими могут быть как маленькие задачки в духе «поход к стоматологу в 15:45», так и большие амбициозные проекты — например, «ремонт квартиры».

Обычно мы не фиксируем свои задачи в едином пространстве — что-то записываем в календарь или заметки телефона, делаем какие-то записи в блокноте или на стикерах, а что-то просто пытаемся держать в уме.

В результате предыдущие планы и задачи часто забываются или игнорируются. Приходится постоянно прокручивать задачи в голове, гоняя их по кругу, что отрицательно сказывается на продуктивности и креативности.

Чтобы избавиться от инфошума, систематизировать задачи и грамотно распределить собственные ресурсы для достижения личных целей, можно использовать бесплатный планировщик задач.

⏲️
Тайм-менеджмент нужен всем: и руководителям, и творческим людям, и студентам.

Мы расскажем о преимуществах Kaiten — российского планировщика задач (а чего вы ожидали, мы всё-таки команда Кайтен 😉).

Чтобы не быть голословными, рекомендуем прочитать этот кейс. В нем разработчик, муж и отец рассказал, как с помощью Кайтен организовал разные сферы жизни — от работы и домохозяйства до здоровья и отношений с семьей.

2 метода для управления задачами

Методология GTD

Если вы тонете в потоке задач и ничего не успеваете, можете попробовать метод GTD (Getting Things Done). Методологию разработал Дэвид Аллен, бизнес тренер и Agile-консультант. Суть GTD в том, чтобы не заниматься планированием «просто чтобы было», а доводить намеченные планы до конца.

Концепция проста — не нужно мысленно разделять задачи на важные и не очень. Зафиксируйте абсолютно все задачи, которые вы выполняете или планируете. Позже задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи:

  • Что это за задача?
  • Какой должен быть результат?
  • Нужны ли какие-то действия?
  • Если да, то какое действие следующее?
  • Сколько времени оно займет?

Отвечая на вопросы, вы сможете отсортировать задачи по 3 основным блокам:

  1. Выполнить.
  2. Делегировать.
  3. Отложить.

Матрица Эйзенхауэра

Чтобы отделить важные дела от ненужных, можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Она создана 34-м президентом США, который использовал ее в работе для принятия решений по своим повседневным задачам.

Задачи сортируются по 4 категориям:

  1. Срочно.
  2. Несрочно.
  3. Важно.
  4. Неважно.

Размещая задачи в соответствующих квадратах, вы сможете найти оптимальное решение. Подробнее о матрице Эйзенхауэра и других способах принимать сложные решения, мы рассказали здесь.

Как использовать Kaiten в качестве таск-менеджера

Ниже рассказали об инструментах и функциях Кайтен, которые помогут упорядочить задачи и прокачать продуктивность.

Инструмент №1. Персонализированная доска

Первое, что нужно сделать, это зафиксировать все этапы предстоящей работы в таск-менеджере. Суть в том, чтобы разбить сложный процесс на простые этапы с помощью канбан-доски. Она состоит из колонок и дорожек:

  1. Колонки — отображение этапов вашей работы. По стандарту у вас будет 3 колонки: «Очередь», «В работе» и «Готово». Если нужно, вы можете добавить столько дополнительных колонок, сколько этапов должна пройти ваша задача.
  2. Дорожки — отображение разных типов ваших задач. Ими могут быть приоритеты или разные виды деятельности, как работа, семья, хобби, покупка автомобиля или ремонт квартиры.

Поэкспериментируйте с пространством и создайте нужное количество дорожек и колонок. Так вы будете видеть, через какие стадии должна пройти задача, прежде чем она будет выполнена.

Пример простейшей канбан-доски

Далее создайте карточки для каждой задачи, которую нужно сделать. Чтобы зафиксировать все важные моменты по задаче, можете заполнить описание внутри карточки и добавить материалы, которые не хотите потерять.

И добавляйте на свою доску абсолютно все задачи. Так вы сможете увидеть картину из предстоящих дел полностью, чтобы позже правильно распределить ресурсы. Чем лучше визуализируете, тем лучше сможете это контролировать и анализировать, где возникают трудности или задержки.

Инструмент №2. Дедлайн

Еще один важный инструмент, с помощью которого обозначается срок для выполнения каждой задачи. Проставив дедлайны для каждой карточки, вы сможете определить свою ежедневную нагрузку и грамотно планировать личное время.

Срок отображается как внутри карточки, так и на ее фасаде. В зависимости от приближения выбранной даты, инструмент будет менять цвет:

  • серый — у вас в запасе много времени,
  • желтый — задачу нужно доделать сегодня,
  • красный — карточка просрочена,
  • зеленый — задача закрыта вовремя.

Также вы можете настроить уведомления, которые напомнят о приближающемся сроке. Инструмент достаточно гибкий, можете выбрать на свое усмотрение, за сколько дней или часов вы хотите получить напоминание о приближающимся дедлайне, и куда оно придет (мессенджер, почта).

Инструмент №3. Чек-листы

Если для завершения задачи, вам нужно выполнять ряд действий, можете создать чек-лист внутри карточки. А для каждого пункта можно установить срок выполнения.

На самом деле чек-листы — это магия вне Хогвартса. После завершения какого-то дела, руки почему-то сами тянуться поставить галочку рядом с выполненным пунктом. Чем же они так хороши?

  • Списки систематизируют процесс. Чек-лист разбивает сложную работу на части и помогает не упустить из внимания важные детали.
  • Они освобождают время и повышают производительность. Не нужно постоянно изобретать велосипед — план действий уже готов, а значит можно сосредоточиться на главном.

Инструмент №4. Повторяющиеся задачи

Если есть дела, которые повторяются с определенной регулярностью, не обязательно постоянно создавать для них карточки.

Например, если каждую пятницу вы должны отправлять письма партнерам или пить лекарства 3 раза в неделю, вы можете автоматизировать рутину и использовать Запланированные задания. О том, как настроить функцию рассказали здесь.

Инструмент №5. Метки

Вы можете использовать яркие метки для сортировки задач. В метках можно прописывать всё, что захотите. Например, в нашем примере с ремонтом, классифицировать задачи можно по комнатам: ванная, кухня, спальня. В любой момент вы сможете выбрать цвет для каждой категории или отредактировать название.

Кстати, вы можете отфильтровать свою доску, чтобы отобрать карточки с выбранной меткой или пользовательским полем (о них чуть позже). Достаточно просто кликнуть на выбранную метку.

Инструмент №6. Пользовательские поля

Помимо меток, можно классифицировать задачи по самым разным категориям. Например, если вы использовали матрицу Эйзенхауэра, вы уже знаете, какие задачи имеют высокий, средний и низкий приоритет — можете указать это внутри каждой карточки.

Вариантов пользовательских полей достаточно много. Подробнее о них можно прочитать в нашей Базе знаний.

Резюме

Используя Кайтен как планировщик задач онлайн, можно получить такие преимущества:

  1. Система трекинга помогает визуализировать и контролировать запланированные задачи. Благодаря этому вы сможете видеть полную картину происходящего в вашей жизни. А полная видимость = полный контроль.
  2. Снижается нагрузка на память. Держать в голове объемы информации — сложно. Можно просто заработаться и забыть о важной задаче или записи к врачу. А то, что записано пером, не вырубишь топором.
  3. Программа всегда под рукой. Кайтен — кроссплатформенный планировщик. Вы сможете установить приложение на свое устройство (Windows, IOS, Андроид) или открыть веб-версию, поэтому посмотреть задачи или записать новые можно из любой точки мира.
  4. Внутри можно хранить любую информацию: время, геолокации, ссылки, документы, схемы, изображения и др.
  5. Подробная аналитика. Даже если вы просто хотите визуализировать задачи с помощью канбан-доски, у вас будет постоянный доступ к аналитике. Она поможет оценить прогресс выполнения поставленных задач, отследить потраченное время и понять, что стоит изменить, чтобы стать еще продуктивнее.
  6. Гибкие настройки. Инструмент можно сравнить с конструктором, работая с которым вы сможете создать то, что нужно именно вам. На своем пространстве можно создавать канбан-доски, которые разделяются на колонки. По ним двигаются карточки — ваши повседневные задачи. Для них можно добавлять приоритетные текстовые и цветные метки, настраивать уведомления, устанавливать дедлайны и еще много всего.

Легко управляйте как повседневными, так и рабочими задачами с помощью Kaiten

Попробовать бесплатно