Не просто схемы и алгоритмы: как BPM-системы помогают бизнесу

От современного бизнеса требуется гибкость и скорость работы. Чем больше компания, тем сложнее цепочки взаимодействий команд и специалистов. Один документ может согласовываться неделями, из-за чего есть риск упустить крупного клиента или выгодное предложение от поставщика. Чтобы бизнес-процессы были оптимизированы, а сотрудники всегда помнили алгоритмы выполнения постоянных задач, вам понадобится BPM-платформа.

Что такое бизнес-процесс и BPM-система

Классический пример бизнес-процесса — трудоустройство сотрудника:

1. HR подает заявку на регистрацию нового сотрудника.
2. Отдел кадров готовит трудовой договор и другие документы.
3. Отдел безопасности предоставляет новому сотруднику доступы к корпоративным сервисам.
4. Руководитель вводит человека в курс дела.

Результат этого бизнес-процесса — новый сотрудник, который готов к работе.

Что еще считается бизнес-процессом?

• Согласование договора в компании,
• заключение сделки с контрагентом,
• обработка заказа в интернет-магазине,
• согласование и оформление командировки.

В одном бизнес-процессе может участвовать как несколько десятков человек, так и всего один.

Настроенные BPM-процессы:

• уменьшают количество ошибок. Сотрудники не импровизируют, а придерживаются конкретного алгоритма действий;
• дают понимание, как должен выглядеть результат работы каждого сотрудника;
  
• исключают дублирование действий. Когда система упорядочена, не происходят ситуации, когда два сотрудника работают над одним отчетом или договором. Все знают, кто, что и в какое время должен сделать.

Как моделировать бизнес-процессы

Прежде чем начать организовывать рабочие процессы, необходимо смоделировать их. Только после этого можно внедрять программы для управления командами. Для моделирования используют BPMN.

В системе есть 5 базовых графических элементов для визуализации бизнес-процессов:

• элементы потока (Flow Objects),
• соединяющие элементы (Connecting Objects),
• зоны ответственности (Swimlanes),
• данные (Data),
• артефакты (Artifacts), предназначенные для указания дополнительной информации о процессах.

У каждого элемента бизнес-процесса есть свое обозначение, например, задачи изображаются в виде прямоугольников с закругленными углами (▢), а порядок действий визуализируется стрелками (→). Если запомнить все обозначения, можно быстро понять, как работает конкретная рабочая цепочка.  

Второе назначение моделирования — симуляция события. Когда у вас перед глазами есть схемы всех процессов, вы можете посмотреть, как изменится рабочий процесс, если добавить один элемент или, наоборот, убрать. Например, у нас есть готовая финансовая модель компании. Мы можем изменить один из элементов схемы и посмотреть, как изменится выручка. Пробовать что-то изменить в реальной жизни гораздо дороже, чем проверять на модели.  

Кто настраивает бизнес-процессы

Главную роль в налаживании бизнес-процессов играет менеджер или группа управленцев. Во-первых, высшее руководство видит всю картину. Оно следит за метриками компании и команд, проводит исследования и способно принимать стратегические решения. Во-вторых, у них есть полномочия диктовать, как организовывать рабочий процесс. В-третьих, крупный руководитель не привязан к конкретному отделу. Его цель — грамотное ведение бизнеса. Он в состоянии принять решение, которое пойдет на пользу компании, а не конкретной команде.

Менеджеру могут помогать другие специалисты, например, аналитик поможет собрать данные. Если менеджер оптимизирует процесс подбора персонала, то он может обратиться за помощью к HR-специалисту. Узкоспециализированный работник поможет бесшовно изменить систему. Но последнее слово всё равно за управленцем.

Пример схемы с использованием BPMN

Системы управления бизнес-процессами: BPMS

Мало просто визуализировать бизнес-процесс с помощью схемы. Необходимо найти программу, которая поможет координировать работу команды и даже автоматизировать некоторые действия. Сделать ваш рабочий поток прозрачнее поможет BPMS (Business Process Management Suite).

Популярные BPMS

К BPMS можно отнести множество видов ПО/программного обеспечения. Нет точного набора характеристик, которым должны соответствовать программы для управления бизнес-процессами. Это могут быть как программы для составления блок-схем (они помогают создавать модели), так и сложные системы, которые способны настроить весь документооборот в компании.

Важно понимать, для каких целей бизнеса вам необходимо ПО. В зависимости от этого и стоит выбирать BPMS.

Популярные программы для управления бизнес-процессами

ELMA — российская популярная программа для управления бизнес-процессами. Популярна она за счет своих широких возможностей. В ней можно:

• моделировать процессы компании с помощью визуального редактора, который работает по BPMN;
• ставить задачи участникам процессов и настраивать автоматические оповещения о прогрессе проекта;
• использовать отчеты для анализа работы сотрудников, отделов и компании в целом.

Directum — еще одна популярная система класса BPM от российских разработчиков. Позволяет автоматизировать кадровые процессы, бухгалтерию, закупки, управление проектами. Есть большие возможности для моделирования процессов. Это особенно полезно для тех секторов бизнеса, где происходят частые изменения.

Битрикс24 — комплексное решение для управления бизнесом. Здесь, как и в ELMA, можно строить модели бизнес-процессов и настраивать систему взаимодействия отделов.

Иногда работа с крупным ПО может быть нецелесообразной. Сложные системы больше подходят крупным компаниям с длинными и запутанными процессами и цепочками согласований. Важно определить, какие инструменты для работы бизнеса вам необходимы, и найти оптимальное решение. Например, не обязательно работать с ELMA, где есть широкий спектр функций, если вам достаточно только блок-схемы и системы для визуализации рабочих процессов.

Может ли Kaiten помочь в настройке бизнес-процессов

Kaiten нельзя в полной мере назвать BPMS. Загрузить BPM-файл и автоматически построить систему коммуникации сотрудников не получится.

Однако возможностей для управления командами и проектами очень много — с помощью Кайтена вы можете настроить даже сложные системы коммуникации вручную.

Kaiten делает акцент на эволюционном росте команды. То есть вы сами настраиваете канбан-доски исходя из моделей бизнес-процессов и затем меняете поток работы над задачами, чтобы делать его быстрее, понятнее и эффективнее.

Быстрые изменения в процессах команд возможны благодаря простому интерфейсу и понятной системе дорожек и карточек. Если появилась идея для улучшения, доработать рабочую доску можно за считанные минуты.

Руководителю и членам команды не нужно проходить долгое обучение по работе с программой. Достаточно прочитать о возможностях в базе знаний. Когда каждый член команды понимает, почему их рабочий процесс выстроен определенным образом и какие возможности есть у ПО, все сотрудники могут предлагать варианты для улучшения бизнес-процессов. Такой подход не только порождает больше идей для улучшений, но и мотивирует команду на совместную продуктивную работу.

Также в Kaiten есть инструменты для автоматизации, которые способствуют оптимизации рабочих процессов, а именно:

1. Колонки и дорожки. Помогут визуализировать подробный бизнес-процесс любого отдела. Смотрите, как компании визуализируют свою работу в Kaiten в нашем блоге в разделе «Кейсы». Вот некоторые наши статьи:

• Как компания по тендерному сопровождению работает в Kaiten. Кейс Unitender
• Как команда Agile-коучей Сбера работает в Kaiten
  

2. Система дочерних карточек. Помогает видеть все этапы и отслеживать работу по каждой задаче или проекту. Кроме того, родительские карточки могут самостоятельно менять статус, когда связанные с ними дочерние карточки будут выполнены.

3. Автоматическое назначение ответственных. Попадая в конкретную колонку, карточка может самостоятельно добавлять ответственного. Кроме того, она оповестит сотрудника о полученной задаче.

4. Назначение сроков выполнения задачи. На подготовку некоторых документов выделяется фиксированное время. В Kaiten можно настроить автоматическое добавление срока выполнения задач.

5. Автоматическое появление карточек. Бывают задачи, которые необходимо делать раз в неделю, месяц и т. п. Например, собирать статистику по охватам. Вы можете настроить автоматическое появление этой задачи на доске. То есть сотрудникам не нужно тратить время на формирование карточек. Система сама будет напоминать о регулярной работе.

Если некоторые задачи содержат в себе чувствительную информацию, например, на доске руководителей есть задачи, связанные с выдачей премий сотрудникам, можно легко ограничить доступ для всех, кто непричастен к оформлению вознаграждения.

Узнать еще больше о возможностях автоматизации в Kaiten вы можете в базе знаний.

Ошибки, которые можно допустить при организации бизнес-процессов

В каждой компании свои бизнес-процессы. То, что не работает у одних, может работать у других. Поэтому в каждом случае нужно изучать компанию и взаимодействие сотрудников, чтобы выстроить оптимальные бизнес-процессы. После можно дорабатывать систему и улучшать коммуникацию.

Но для всех мы можем дать общий совет —  не пытайтесь учесть все ситуации, с которыми могут столкнуться ваши сотрудники при выполнении задач. Во-первых, вы всё равно не сможете учесть все кейсы. Во-вторых, есть риск создать слишком сложную систему, которая будет только усложнять бизнес-процесс. Стремитесь сделать коммуникацию между сотрудниками и отделами максимально простой. Меньше действий и согласований — продуктивнее работа.

Чтобы было проще регламентировать процесс работы, изучайте опыт других компаний. Для этого мы постоянно публикуем кейсы наших клиентов в блоге.